Les méthodes de travail actuelles amènent les entreprises à échanger de très nombreux documents avec leurs relations professionnelles. Des flux d’information croissants soutenus par la montée en puissance du numérique auxquels il n’est pas toujours évident de faire face. Et pour gérer toutes ces données et ces échanges, quoi de mieux qu’un extranet documentaire ?
Longtemps destinés aux grandes entreprises ayant les moyens, les ressources et les budgets conséquents, les extranets sont aujourd’hui accessibles aux structures de toutes tailles et de tous secteurs. Les PME ont, elles aussi, à présent la possibilité de mettre en place facilement des portails documentaires collaboratifs. Les objectifs restent cependant toujours les mêmes : centraliser les données, faciliter la gestion de projets et sécuriser le partage d’information, aussi bien en interne avec leurs propres collaborateurs, qu’en externe avec leurs partenaires, clients, cabinets de conseils, fournisseurs et autres prestataires de services.
Renforcer la collaboration
La crise sanitaire actuelle impose une nécessité de flexibilité et réactivité accrues de la part des entreprises quant à la gestion de leurs processus métiers clés. En effet, le travail à distance n’est plus seulement une réalité pour une minorité de salariés en mobilité, mais bien pour une très grande partie des collaborateurs, qui se retrouvent à devoir opérer depuis leur domicile du jour au lendemain. Pour favoriser la collaboration et ainsi maintenir la productivité, il est nécessaire de mettre en place une solution facilitant l’accès immédiat à l’information, que vos équipes se trouvent au bureau ou à la maison.
L’extranet documentaire apparaît comme la réponse la plus adaptée à ce contexte. Il constitue un espace de travail digital idéal pour centraliser les données et échanger sur des projets avec l’ensemble de sa sphère professionnelle de manière confidentielle grâce à des fonctionnalités diverses et plus ou moins avancées selon les besoins : stockage sécurisé, partage, modification et consultation de documents, traçabilité des mises à jour, affectation de tâches… L’éventail de possibilités est large.
Simplifier le partage
La communication par email a ses limites. Tout d’abord, les comptes de messagerie électronique imposent des limites de taille des fichiers adressés en pièce jointe ; ce qui empêche tout simplement le partage de documents dont le poids excède généralement 10 MB. De plus, la recherche d'informations pertinentes dans les courriers électroniques peut s’avérer longue et fastidieuse.
Là encore, l’extranet a tout son intérêt. Il permet de stocker, rechercher et partager rapidement et simplement toutes les informations relatives à un projet, et ce, qu’elles que soient leur taille et leur format d’origine. Il offre également un moyen inégalé de réaliser un transfert transparent et sécurisé de documents par simple glisser/déposer.
Limiter les déperditions d’information
Les documents étant en constantes évolution et révision, les acteurs d’un même projet doivent pouvoir bénéficier du même niveau d’information et se tenir facilement au courant des dernières mises à jour. Recourir aux courriels électroniques et aux conversations téléphoniques pour collaborer sur du contenu est inefficace, puisqu’ils « éparpillent » l’information au lieu de la centraliser.
Un extranet collaboratif permet à ses utilisateurs de bénéficier d’un espace commun et agile favorisant l’interactivité et le partage de données et d’idées via, par exemple, un fil de discussion. Il est ainsi plus simple de retrouver des échanges et d’assurer une meilleure traçabilité. Une telle organisation contribue à réduire drastiquement les erreurs et oublis de communication car les messages sont diffusés à tous les membres de l'équipe simultanément.
Renforcer la sécurité et la confidentialité
Ces dernières années, nous avons assisté à une prolifération de la cybercriminalité et de l'espionnage industriel. Informations sensibles ou non, il est impératif de protéger vos données et leurs échanges. De ce fait, privilégier l’hébergement de sa solution sur un Datacenter Souverain certifié ISO 27001 est une étape essentielle pour se prémunir des risques de piratage. Le coupler à des fonctionnalités de chiffrement des données stockées (AES 256 bits) et en transit (protocole https), d’authentification forte (2FA) et de gestion des permissions assure une sécurité renforcée et davantage de sérénité.
De plus, fournir à ses collaborateurs une solution de partage de documents agrée par l’entreprise permet à la fois aux dirigeants de renforcer leur contrôle sur l’échange de données tout en garantissant une confidentialité maximale aux utilisateurs, et ce particulièrement pour des projets sensibles (ex : opérations de fusions acquisitions, sujets sociaux et RH, développement stratégiques, R&D…). Mais attention, elle se doit d’être conviviale et simple d’utilisation pour que les collaborateurs l’adoptent et délaissent définitivement les plateformes applicatives non autorisées et peu sécurisées, pour ainsi réduire les risques liés au Shadow IT.
Booster son image de marque
Dans un environnement économique de plus en plus concurrentiel, créer une relation digitale avec son écosystème (principalement avec ses clients) est un facteur de différenciation et de fidélisation de taille et peut donner à votre entreprise un avantage compétitif certain.
L’idéal est de choisir une solution extranet avec une interface Web personnalisable avec les couleurs, logos, et images propres à la charte graphique de l’entreprise. Cet espace de collaboration peut être perçu comme un service complémentaire moderne et à réelle valeur ajoutée pour vos clients. Leur offrir la possibilité d’accéder aux documents de la relation commerciale, de télécharger leurs factures, bons de livraison, … ou bien encore de vous communiquer l’existence d’un litige et de suivre la prise en charge et la résolution de ce dernier en temps réel contribue à améliorer leur satisfaction. Véritable point de différentiation avec vos concurrents, un Extranet renforcera la fidélisation vos clients.
De même, cela pourra décharger vos équipes de certaines tâches chronophages. L’extranet doit être vu par vos collaborateurs comme un véritable outil à s’approprier pour améliorer leur environnement de travail et ainsi accélérer - ou du moins faciliter - la réalisation de leurs missions quotidiennes.
Conclusion
Le contexte sanitaire actuel et la vague de transformation digitale en cours accélèrent l'adoption de nouvelles technologies et avec elles, la nécessité de repenser les modalités de collaboration au sein et en dehors de l’organisation.
Devant la difficulté de maintenir des rendez-vous physiques avec ses partenaires et clients, et avec des collaborateurs « hybrides » parfois à domicile ou au bureau, l’Extranet en mode Cloud Computing s’impose comme une plateforme indispensable dans notre vie professionnelle afin de gagner non seulement en productivité et sécurité, mais aussi pour identifier de nouvelles sources d’économies financières.
- Pour en savoir plus sur la solution d’extranet documentaire Open Bee : https://www.openbee.com/plateforme-sphere/
- Pour nous contacter : info@openbee.com
