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Sommaire du dossier :
- La révolution des Ged collaboratives
- Quand Ged collaborative rime avec agilité
- L'hôpital en mode collaboratif grâce à sa Ged
- Réinventer la collaboration durant le confinement grâce à une Ged
- Multiplier les usages pour amortir sa Ged collaborative
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Lorsqu’un centre hospitalier opte pour la Ged (gestion électronique de documents), il doit le faire en respectant les règles. C’est ce qu’a fait le centre hospitalier Laborit de Poitiers, un établissement public en psychiatrie et santé mentale qui emploie près de 1 500 agents répartis sur plusieurs sites du département de la Vienne.
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Du collaboratif dans un portail documentaire
Naguère, de nombreux process étaient produits au format papier :
« Ce qui voulait dire des problèmes de traçabilité, des soucis liés à la sauvegarde, des difficultés d’accessibilité et une problématique de gestion des versions », explique Julie Lecomte, cheffe de projet dématique et déléguée à la protection des données (DPO) au sein du CH Laborit.
En 2018, l’établissement s’est doté d’une solution Nuxeo Platform qui est insérée dans un portail documentaire. Installée sur ses propres serveurs et développée en open source (comme l’ensemble des installations informatiques de l’hôpital), cette solution sert notamment à gérer la documentation à valeur probante comme les fiches de garde.
Ces documents, entièrement dématérialisés, attestent de la présence d’agents à un moment donné et à une date donnée. Différents métiers peuvent accéder à ce document et l’annoter collectivement : médecins, personnel soignant…
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Politique de droits d’accès
La plateforme Nuxeo Platform peut être utilisée par de nombreux métiers du centre hospitalier, qu’ils appartiennent au corps médical, au personnel soignant ou aux services administratifs. À leur disposition, un corpus documentaire constitué de multiples dossiers : notes de service, protocoles, directives, documents administratifs…
Bien entendu, une politique de droits d’accès a été mise en place et tout le monde ne peut accéder à la totalité des documents ni avec les mêmes droits. Mais un document comme l’emploi du temps est aujourd’hui géré collectivement. Un médecin peut, par exemple, y noter ses astreintes.
Autres documents, les conventions sont aujourd’hui exploitées depuis leur format papier jusqu’à leur gestion quotidienne. Une convention papier est d’abord scannée puis fait l’objet d’un traitement de reconnaissance optique de caractères (OCR) afin de permettre la recherche plein texte.
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Gagner en efficacité dans les traitements documentaires
Le document numérique créé est enrichi de métadonnées et d’actions programmables : dates d’échéance, parties référentes, système de notification, gestion automatique des statuts… Selon le type de convention, plusieurs profils sont invités à intervenir sur ces documents.
« Auparavant, nous perdions beaucoup de temps avec des interventions humaines à faible valeur ajoutée », se souvient Julie Lecomte ; « nous avons gagné en efficacité dans nos traitements documentaires. Que ce soit pour les conventions, les fiches de garde ou autres, les agents restent sur l’interface Nuxeo, ce qui facilite l’accompagnement au changement et l’adoption par les agents. À l’arrivée de tout nouvel outil informatique, un accompagnement au changement est indispensable. Et lorsque cet outil apporte une plus-value aux utilisateurs, l’adoption se passe très bien ».
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Évolution nécessaire de la plateforme
Même si la plateforme donne entière satisfaction, son évolution apparaît cependant nécessaire. Il arrive en effet que des services du centre hospitalier Laborit expriment de nouveaux besoins. Des applications peuvent être déployées en quelques jours « même lorsque le développement n’est pas notre cœur de métier ».
Pour la seule année 2019, huit projets de gestion de contenu ont été lancés au sein du centre hospitalier Laborit de Poitiers.
