La révolution des Ged collaboratives

À la Ged (gestion électronique de documents), les documents, et aux métiers, le collaboratif ? Un peu comme s’il y avait un partage entre back office et front office… Cependant, on demande souvent bien plus à une Ged que de s’en tenir à l’acquisition, au classement et l’exploitation des documents numériques, via des workflows. Inversement, on ne peut figurer un travail collaboratif se passant totalement d’un appui sur des documents. Dès lors, entre Ged et collaboration, à chacun de placer le curseur selon ses usages et ses besoins. Du côté des éditeurs, des fonctionnalités collaboratives sont ajoutées aux solutions. Et l’on peut découvrir sur le terrain les avantages que les professionnels peuvent en obtenir.

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Sommaire du dossier :

• La révolution des Ged collaboratives
• Quand Ged collaborative rime avec agilité
• L'hôpital en mode collaboratif grâce à sa Ged
• Réinventer la collaboration durant le confinement grâce à une Ged
• Multiplier les usages pour amortir sa Ged collaborative

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La révolution Ged collaborative est-elle en marche ? Oui, si l’on en croit l’enquête réalisée par Archimag et l’éditeur Jalios (enquête réalisée en ligne entre le 21 janvier et le 5 mars 2019 auprès de 234 répondants). Pour la première fois, le nombre de collaborateurs qui échangent entre eux avec un même outil dépasse la barre des 50 % pour atteindre 55 %, soit une hausse de 7 points par rapport à 2018.

Et les entreprises qui se dotent de logiciels de Ged collaborative attendent beaucoup de ces équipements : 58 % des collaborateurs et des managers recherchent davantage d’efficacité dans leur travail, 31 % veulent gagner du temps et 21 % expriment le souhait de changer leur système ancien et vieillissant.

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Le travail collaboratif touche toutes les fonctions de l'entreprise

Ces résultats ne sont pas surprenants car ils s’inscrivent dans un mouvement imparable entamé il y a plusieurs années déjà : le travail collaboratif affecte quasiment toutes les fonctions de l’entreprise. Un même document doit pouvoir être atteint par les différentes fonctions de l’organisation : les ressources humaines, la direction financière, le service commercial, l’unité dédiée à la recherche et développement…

Le cloisonnement des actifs documentaires n’est plus à l’ordre du jour. Mieux : les fameux silos d’information fermés sur eux-mêmes sont aujourd’hui considérés comme une plaie pour la bonne marche des entreprises et des administrations.

Et mieux vaut posséder une Ged collaborative si l’on ne veut pas voir les salariés utiliser des applications tierces (comme une messagerie personnelle ou Dropbox par exemple) qui présentent de sérieux risques en termes de protection du patrimoine informationnel de l’entreprise.

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Créer des espaces collaboratifs

Résultat : les éditeurs de logiciels métier se sont mis à la page en intégrant de plus en plus de fonctions collaboratives au cœur de leurs solutions. Pour les outils dédiés spécifiquement à la gestion électronique de documents, cette collaboration est déclinée en plusieurs volets :

• créer des espaces collaboratifs afin de partager des documents au sein de ces espaces ;
• donner la possibilité aux utilisateurs de laisser un commentaire ou une appréciation sur la valeur d’un document ;
• recommander la lecture d’un document ;
• gérer les tâches relatives à un document.

« Une Ged collaborative doit permettre à tout un chacun de partager des documents de toute nature (facture, courrier, commande, procédure…) et de toute origine (email, papier, ERP…) sans effort et en toute sécurité, de les distribuer, les annoter, les versionner, et d’alerter sur leur disponibilité », explique Olivier Rajzman, directeur commercial DocuWare France et Bénélux ; « cela doit pouvoir être réalisé sur le document lui-même ou au sein d’un workflow ».

L’éditeur constate une demande récurrente de la part des entreprises :

« Cette demande est d’ailleurs encore plus forte depuis l’arrivée de la Covid-19, au sein d’un marché de la Ged en pleine effervescence. Bien que les entreprises nous consultent d’abord sur la dématérialisation de leurs processus métier dans les services achat, comptabilité, RH et ventes, la Ged collaborative est un sous-jacent majeur à tous ces processus, et finalement la pierre angulaire de la dématérialisation ».

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La Ged collaborative pour susciter l’innovation

Les principales solutions du marché misent également sur de puissantes fonctionnalités de recherche. L’éditeur Alfresco (récemment racheté par Hyland) propose des suggestions de recherche et des filtres simples afin de retrouver rapidement le contenu pertinent.

Des « dossiers intelligents » sont également embarqués à bord de la Ged pour faciliter le regroupement et l’accès aux fichiers en fonction de leur nature plutôt que de leur emplacement.

Du côté d’Ant’inno, on souligne que la Ged collaborative répond à de nouveaux modes de travail : « Le fonctionnement en “mode projet” est de plus en plus courant et nécessite une mise en place simple et rapide d’espaces de travail collaboratifs tout en se dotant de la capacité à capitaliser et exploiter de manière pérenne la production documentaire du projet ».

Cette tendance serait même particulièrement à l’œuvre pour aider les organisations à innover :

« Les équipes d’innovation et de recherche et développement ont elles aussi de plus en plus besoin de ce type d’outil. Il est en effet reconnu que c’est du partage et de la confrontation d’idées et d’informations que naissent les innovations, que ce soit en termes de services ou de produits. La capitalisation des documents produits par ces équipes est ici aussi une source de création de valeur pour l’organisation ».

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« L’effet Covid est passé par là… »

Quant à l’avenir des Ged collaboratives, il se joue à plusieurs niveaux. L’éditeur Kofax a décidé d’intégrer des fonctionnalités de capture cognitive destinées à faciliter la classification et l’extraction de données issues de documents financiers, de contrats, de formulaires ou autres documents riches en information. « Les documents complexes non structurés peuvent être classés selon leur contenu et non seulement selon leur format », explique l’éditeur.

Chez DocuWare, on constate que « les clients souhaitent désormais partager cette information documentaire via un portail ou une digital workplace avec leurs clients, fournisseurs ou partenaires, et y accéder en situation de mobilité. Il s’agit clairement de pouvoir élargir à son écosystème professionnel entier et non plus aux employés seuls, l’accès à certains documents, alors que le télétravail et les situations de mobilité explosent. De nouveau, l’effet Covid est passé par là ».

La crise sanitaire et ses conséquences sur l’organisation des entreprises ont en effet probablement joué un rôle d’accélérateur pour les solutions collaboratives. Le télétravail oblige les collaborateurs dispersés en plusieurs points à échanger des documents de tous types. Et, si possible, dans un logiciel offrant toutes les fonctionnalités nécessaires à la collaboration : gestion des versions, ajout d’annotations, etc. Le tout dans une interface intuitive et sécurisée.

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Ged documentaire, Ged bureautique, et les autres…

Si les logiciels dédiés à la gestion électronique de documents sont désormais répandus dans les organisations, cette famille de logiciels peut être divisée en plusieurs sous-catégories. La Ged documentaire permet de produire, organiser, diffuser et gérer des documents électroniques au sein d’une organisation.

Ses fonctionnalités d’indexation et son moteur de recherche (multicritère) donnent aux utilisateurs la possibilité d’exploiter au mieux leur patrimoine documentaire. La Ged bureautique a plutôt vocation à traiter les documents dans leur format d’origine et depuis n’importe quel poste de travail.

La Ged administrative, quant à elle, couvre un périmètre plus large puisqu’elle consiste à numériser des documents papier (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis…) puis à les classer et à les conserver sur un support numérique. Ces documents peuvent ensuite être diffusés via un réseau interne à l’organisation.