Document numérique légal : en faire l’égal de l’original papier

Gains de temps, d’efficacité, de fiabilité, de traçabilité. Tout contribue à faire du numérique LE support d’excellence de l’archivage légal, à condition d’assurer un contrôle certifié des traitements comme de la conservation des documents. Tel est le cas avec Certified Suite by Tessi, une solution complète présentée par Éric Descours, expert normes et solutions chez Tessi.

Dans nos sociétés digitalisées, il est devenu essentiel de garantir qu’un document numérique est authentique, à jour et sans altération des informations contenues, quelle que soit sa nature (pièce d’identité, dossier médical, attestation, contrat, facture, diplôme).

« Dès son lancement en 2016, notre suite de dématérialisation et d’archivage électronique à valeur probatoire Certified Suite by Tessi a reçu la certification NF461 de l’AFNOR, précise Éric Descours. Depuis, chaque année, cet organisme indépendant a audité et renouvelé cette certification. Cela signifie que notre suite et nos centres de traitement et d’hébergement de données respectent toutes les exigences de numérisation et de conservation des documents, tout au long de leur cycle de vie, comme exigé par les normes AFNOR NF Z42-013 et ISO 14641 ».

Confiance et sécurité maximale sur toute la chaîne

Certified Suite by Tessi assure d’abord la collecte des documents, d’origine digitale (courriels, éditique, images) ou papier. Une empreinte unique et un horodatage numérique sont alors associés à chaque document pour attester son authenticité et son antériorité : c’est « l’acte de naissance » de sa traçabilité. « L’horodatage qualifié eIDAS est assuré par Certigna, notre filiale Prestataire de Service de Confiance Qualifié qui dispose du même niveau de qualification eIDAS que CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts », souligne l’expert normes et solutions.

Les documents sont ensuite analysés, indexés et complétés par des métadonnées – par exemple sur la nature du document ou les index métiers associés. Enfin, les fichiers sont archivés en respectant le référentiel de management de la qualité ISO 9001 et le référentiel de management de la sécurité ISO 27001. Tessi dispose à ce titre d’un cloud privé composé de quatre centres d’hébergement de données en France et deux en Espagne. Chaque site dispose d’équipements redondés et est alimenté par deux circuits d’énergie distincts. Tous les documents sont systématiquement répliqués en miroir dans deux des centres. « Nos serveurs physiques sont protégés dans des espaces fermés et sécurisés, nos serveurs virtuels compartimentés par clients et par catégories d’utilisateurs. Tout cela contribue à l’obtention de la certification de la marque NF461 et de la notation TIER III de l’Uptime Institute, nécessaire à l’hébergement d’applications sensibles », poursuit Éric Descours.

Une suite qui répond à toutes les exigences réglementaires

Le cadre réglementaire européen et français permet de conférer aux copies numériques fiables la même force probante que celles des originaux papier. Certified Suite by Tessi est conforme à l’ensemble des lois et règlements édictés en la matière.

Elle intègre ainsi le règlement européen eIDAS, qui définit un socle commun pour des interactions électroniques sécurisées (identification électronique, signature électronique, cachet électronique, horodatage ou lettre recommandée électronique) entre citoyens, entreprises et autorités publiques. Certified Suite by Tessi est également conforme au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD).

« En France, nous intégrons au fur et à mesure l’évolution des codes publics qui garantissent la valeur légale des documents numérisés, explique Éric Descours. Par exemple, l’article 1379 du Code civil définit depuis 2016 les conditions de création et de conservation de copies numériques conformes et équivalentes aux originaux papier ». Certified Suite by Tessi se plie également aux exigences du Code de santé publique (certification Hébergeur de Données de Santé HDS), garantissant que seules les personnes autorisées et habilitées au secret médical ont le droit de traiter les données de santé.

Il en va de même pour l’archivage des données publiques, conforme aux règles du Code du patrimoine définies par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF). « Le Code général des impôts impose quant à lui que les factures papier soient numérisées en couleurs, au format PDF/A-3, avec une empreinte et un horodatage numériques, puis archivées dans un système d’archivage électronique à valeur probatoire. Là encore, notre suite répond à toutes ces exigences ».

Pourquoi s’embarrasser d’originaux papiers ?

Certified Suite by Tessi répond à plusieurs enjeux d’entreprise. Lors du déménagement ou de la création de locaux, l’offre d’archivage légal permet de libérer de l’espace en supprimant des tonnes de papier et des dizaines de mètres linéaires d’archives obligatoires, remplacées par des copies numériques fiables. Pour découvrir les avantages de l’archivage numérique en cas de déménagement, retrouvez le témoignage de la Caisse d’Epagne Rhône Alpes ici.

Certified Suite by Tessi sert aussi à fiabiliser et accélérer des processus « gourmands » en papier, comme les demandes de crédit ou des traitements de sinistres. « Dans la banque et l’assurance, la moitié de ces pièces est encore fournie par les clients sous forme analogique. Avec Certified Suite by Tessi, on crée un processus fiable et rapide, entièrement numérique, sans risquer de perdre ou d’altérer les éléments des dossiers ».

Dans les secteurs « sensibles » (médical, défense, industrie, transports, finance et audit), les responsables de service et des ressources humaines utilisent Certified Suite by Tessi pour s’assurer que les personnes disposent bien des habilitations, titres, certifications ou diplômes à jour pour exercer leurs fonctions. En conjuguant indexation et valeur probatoire, la suite logicielle garantit un accès instantané à ces informations indispensables.

Des déploiements rapides, en moins de six mois 

Un processus réussi d’archivage numérique légal implique de fixer en amont les aspects juridiques, normatifs et réglementaires. « Pour cela, nous organisons des ateliers avec nos clients, en réunissant les équipes fonctionnelles et juridiques respectives. Nous déterminons ainsi le cadre contractuel et les procédures de traitement adaptés ». Une fois celles-ci actées, intervient la phase de paramétrage et de personnalisation de la chaîne de dématérialisation et d’archivage électronique.

Dès le premier jour de mise en production, le client bénéficie de la valeur probante pour tous ses documents archivés, grâce à la certification NF461 de Tessi. « Celle-ci agit comme un accélérateur et un gage de confiance essentiel. Elle incite nos clients à nous confier l’ensemble de leur processus de numérisation et d’archivage légal, pour une conformité simplifiée, plutôt que de composer entre différents prestataires », conclut Éric Descours.

Pour en savoir plus, les équipes Serda Archimag ont le plaisir de vous inviter à une webinaire exceptionnelle : "Journée confiance numérique", jeudi 10 juin de 09h30 à 17h00.
Pour vous inscrire à ce webinaire gratuit, rendez-vous ici.