Gouvernance de l'information : "La norme Iso aura vocation à être transversale”

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Sommaire du dossier :

• Gouvernance de l’information : quelles tendances ? quels métiers ?
• Gouvernance de l'information : "La norme Iso aura vocation à être transversale
• Le métier de records manager : missions, compétences, formation et salaire
• Le métier de chief data officer (CDO) : missions, compétences, formation et salaire
• Le métier de responsable de la transformation digitale : missions, compétences, formation et salaire
• Le métier de responsable sécurité des systèmes d’information (RSSI) : missions, compétences, formation et salaire
• Le métier de délégué à la protection des données (DPO) : missions, compétences, formation et salaire
• Le métier de document controller : missions, compétences, formation et salaire

Comment le groupe de travail Iso sur la gouvernance de l’information (GI) s’est-il créé ?

Le groupe de travail Iso sur la GI a été créé en décembre 2017, tout d’abord sous forme temporaire. En mai 2019, lors de la réunion plénière du TC46 (comité technique de l’Iso consacré à l’information et à la documentation), à Ottawa (Canada), il est devenu un groupe de travail officiel rattaché à ce comité technique.

L’objectif était alors de confirmer l’intérêt de la gouvernance de l’information pour les organisations et le monde de l’information et de la documentation. C’est ce que nous avons fait en identifiant notamment des initiatives sur ce sujet dans de nombreux pays.

Cela nous a amenés à rédiger formellement une « proposition de projet ». Si la France était seule au début, aujourd’hui, nous sommes treize pays à travailler ensemble.

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Quelles ont été les étapes suivantes ?

Un peu plus d’un an plus tard, en août 2020, la « proposition de projet » a passé successivement l’étape de « working draft » (WD) et de « community draft » (CD). Ceci a donné lieu à un vote — 27 pays pour et seulement 3 votes contre, sur 43 votants, ce qui est plutôt un bon score — et des commentaires.

Nous les avons analysés pour aboutir, début mars 2021, à un « draft international standard » (DIS). Celui-ci doit donner lieu à un nouveau vote sur le texte afin d’affirmer la pertinence de ce nouveau standard international. Ainsi la norme devrait être publiée en début d’année 2022 (« final draft international standard », FDIS).

Sur le fond, quelles difficultés avez-vous rencontrées ?

Quel que soit le pays, la GI est un sujet qui suscite l’intérêt, mais est également un vecteur de polémique. Les progrès sur le texte doivent donc s’opérer avec prudence en veillant à défendre l’intérêt collectif et à mobiliser nos efforts pour arriver à des consensus.

Rien n’aurait pu être possible sans la volonté de collaborer d’experts de nombreux pays (Luxembourg, Australie, Italie, Indonésie, Chine, France…).

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Comment le texte de la norme se présentera-t-il ?

Nous avons voulu que le texte soit court et aisé à appréhender. Il exposera le concept et les grands principes de la GI. Sa vocation est d’être transversal et de s’adresser aussi bien aux managers de l’information qu’aux chefs d’entreprise ou aux responsables des données.

Il affirmera en particulier que « l’information de l’entreprise est un capital pour l’entreprise », à gérer dans sa globalité, ou encore que la GI doit être un appui à la culture de l’organisation, dans ses dimensions sociales et écologiques.

Par la suite, d’autres textes suivront, notamment pour poser un cadre méthodologique, car, quasi systématiquement, gouverner l’information revient à déployer un cadre méthodologique et organisationnel au sein des organisations.

Comment se situera cette norme par rapport à celles du records management (Iso 15489), des systèmes de gestion des documents d’activité (Iso 30300), de l’archivage électronique (Iso 14641) ?

Elle en sera complémentaire en permettant de sensibiliser une plus large population d’acteurs sur l’importance des pratiques et savoir-faire en gestion de l’information.

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À votre avis, quelles évolutions ont rendu cette norme nécessaire aujourd’hui, dans les années 2020 ?

Nos observations initiales ont toutes convergé pour souligner le risque lié à l’information. Par exemple, persister à dire « je garde l’information au cas où » est dangereux, passer d’un système de gestion électronique de documents (Ged) à un autre sans se poser plus de questions est dangereux. Il est nécessaire de pousser les différents acteurs à s’interroger sur l’information, sur la minimisation des risques, la maximisation des performances, l’impact social, environnemental, etc.

En outre, la technologie rend aujourd’hui possible la GI. Auparavant, nous étions cantonnés à des bases de données avec un important travail de saisie. Désormais, le cloud, le big data, l’intelligence artificielle permettent un nouveau niveau de management. Un seul exemple : vous voulez mettre en place une classification automatique, avec des règles de rétention associées ? Une solution comme Office 365 de Microsoft peut le proposer nativement ! Ce n’est plus un travail d’archiviste, c’est une fonctionnalité à la portée de chacun. On est là dans une logique de « records continuum ».

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Quel avenir voyez-vous pour la norme sur la GI ?

Je pense qu’on est au début d’une nouvelle ère de l’information. On peut dresser les constats suivants. Faire l’inventaire des vracs numériques en place serait très long, les organisations y renoncent. La notion de fichier va progressivement disparaître : on parle de plus en plus de données, le fichier devient un ensemble de données.

Les systèmes vont embarquer la sécurisation. Toutes les informations et les données vont progressivement être hébergées dans le cloud. Ged et archivage vont fusionner pour soutenir de nouveaux usages… La norme sur la gouvernance de l’information est là pour accompagner ces évolutions.