À quoi faut-il faire attention dans un projet de digitalisation des flux comptables ?
Charline Le Marchand : Il ne faut pas se concentrer sur un petit bout du processus, tel que l’extraction automatique des données sur les factures. Le gain de temps réside surtout dans le processus de validation et des relances automatisées. Ne se concentrer que sur la facture peut aussi apporter des blocages plus tard si la solution n’est pas adaptée pour gérer les pièces justificatives car c’est le traitement de l’ensemble de la chaîne qui va vraiment apporter des bénéfices et une structure à l’organisation.
Quels conseils pourriez-vous donner aux entreprises qui veulent aller vers la digitalisation mais hésitent encore ?
C. L. M. : Commencer petit mais avec une vue d’ensemble. Concentrez-vous sur un projet précis : par exemple, le traitement de la facture fournisseur, en gardant à l’esprit la digitalisation de l’ensemble des flux annexes, et pas seulement comptables. Il faut que la solution soit évolutive, puisse gérer la compta, les achats, mais aussi les autres documents stratégiques de votre structure sur lesquels il peut y avoir un gain important de temps, de sécurité, de conformité, de collaboration ou gain financier : la RH, la production, la documentation technique, le juridique, etc.
Comment Therefore accompagne-t-elle les organisations se lançant dans la facture électronique ?
C. L. M. : Nous proposons un logiciel qui permet aux organisations de digitaliser le traitement des factures fournisseurs ou clients : traitement automatique de bout en bout, extraction des données des factures, workflow de validation, apposition de certificat, export de données comptable, archivage pour garantir l’intégrité des documents et envoi ou mise à disposition sur un portail, etc. On ne va pas se limiter au traitement de la facture seule, mais bien prendre en compte le processus achat dans son ensemble. On va pouvoir gérer l’ensemble des documents qui se rattachent à la facture : les justificatifs, bons de commande, de réception ou de livraison, demandes de devis ou d’achat, etc. Cela génère un gain de temps et d’efficacité significatifs, et de la sérénité en cas d’audit ou de contrôle fiscal. On va non seulement archiver ces documents, mais aussi apporter d’autres solutions d’automatisation, via des formulaires de demande de devis ou demandes d’achats en ligne, par exemple.
Comment vous distinguez-vous des autres solutions du marché ?
C. L. M. : Notre solution Therefore est très puissante mais aussi très simple à configurer, la majorité de nos clients sont donc autonomes pour faire évoluer leur utilisation. On les accompagne sur un premier projet et souvent ils nous racontent la mise en place d’autres besoins remontés par les utilisateurs. La facilité de mise en œuvre de notre workflow et l’ergonomie de notre accès web sont aussi très appréciés mais je pense que notre module de eform est le plus différentiateur, il offre d’innombrables possibilités, totalement intégré, et en bonus il ne coûte rien de plus et est illimité !
Avez-vous des projets concrets à nous partager ?
C. L. M. : Nous avons notamment le Groupe Roederer, courtier généraliste en assurances, qui utilise Therefore pour gérer l’archivage et le traitement de l’ensemble des flux documentaires de sa branche Assurances de Personnes. Roederer a déployé l’automatisation du traitement des factures fournisseurs en 2 semaines lors du premier confinement. Il y a également l’entreprise Brangeon, équipée de Therefore depuis 2015 pour la gestion de ses factures clients et fournisseurs et d’autres documents d’entreprise. La facture électronique client a ainsi permis d’économiser sur 1 an, plus de 800 k€ simplement en timbre et mise sous pli et, à minima, 1 semaine de temps de recouvrement. Quant à la facture fournisseur, la mise en place de Therefore a permis à la Direction financière de gagner en efficacité sur le traitement dans tout le service, et n’avoir aucun impact sur les opérations au moment des confinements. Notre client précise que les « utilisateurs ne reviendraient pour rien au monde en arrière » !
Contact
THEREFORE
Charline Le Marchand
Business Development Manager
tél : +33 629457648
e-mail: charline.lemarchand@therefore.net
