Automatisation du courrier : "les entreprises françaises fonctionnent à deux vitesses"

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Au sommaire

• Dossier : Ged automatisée, quelle valeur ajoutée ?
• Comment automatiser la gestion documentaire
• Ged : automatiser pour performer
• La Ged au cœur des enjeux RH
• Automatisation du courrier : « les entreprises françaises fonctionnent à deux vitesses »
• Comptabilité et ged : faciliter la facture

Quels sont les apports de l’automatisation dans la fonction courrier ?

Ces apports sont très nombreux et de tous ordres : simplification du traitement du courrier, réduction du délai de transmission des courriers dans les différents services, gain d’argent, disparition du courrier interne, plus besoin de stockage physique et un temps de traitement réduit.

Ajoutons l’accélération des délais de réponse, ce qui signifie la fin des pénalités de retard et un traitement plus rapide des demandes clients.

L’automatisation apporte également de la sécurisation : elle suit un process précis et quand elle est associée à une solution de sauvegarde sécurisée, le risque de courrier perdu ou mal adressé est réduit drastiquement.

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Elle génère du confort : la dématérialisation permet de pouvoir traiter les courriers sans être à son bureau, de pouvoir les retrouver aisément, etc. L’automatisation apporte aussi une amélioration du parcours client grâce aux métadonnées, à l’insertion des courriers dans des processus, à la traçabilité, et nécessite moins de ressources pour le traitement.

Enfin, elle améliore l’image de l’entreprise en rehaussant la qualité de service de l’entreprise et une meilleure réactivité.

Où en sont les organisations françaises, entreprises et administrations, dans l’avancée de l’automatisation de la fonction courrier ?

Les entreprises françaises fonctionnent à deux vitesses : d’un côté les organisations qui n’ont rien mis en place ou presque (au mieux elles scannent les courriers) et de l’autre côté les entreprises qui ont intégré l’automatisation du courrier dans leur plan de transformation digitale.

Avec parfois des solutions technologiques très avancées (lecture automatique des courriers manuscrits avec recherche de mots-clés [parfois même avec un traitement sémantique] permettant de pousser automatiquement les courriers dans les

Existe-t-il des solutions pour les petites structures ?

Oui, l’automatisation du courrier peut démarrer avec des solutions accessibles aux PME. Ces solutions permettent à la fois d’accélérer le traitement tout en améliorant sa qualité.

La généralisation du travail à distance a-t-elle un impact sur l’automatisation de la fonction courrier ?

Il n’y a pas de travail à distance sans une transformation digitale et l’automatisation de la fonction courrier. Les récentes périodes de confinement ont réveillé bon nombre d’entreprises sur leur agilité et ont été un catalyseur dans la mise en place de telles solutions.

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Quel accompagnement faut-il prévoir pour les collaborateurs ?

Les collaborateurs doivent être au cœur de ce type de projet. Et d’abord lors du démarrage. Un recensement précis des besoins opérationnels doit être réalisé. Nous voyons encore trop de projets démarrer sans tenir compte de cela.

Les collaborateurs doivent ensuite être impliqués tout au long de la mise en place du projet, pour ne pas manquer d’éléments importants qui mèneraient alors systématiquement à l’échec du projet.

Enfin, il est indispensable de prévoir un accompagnement au changement et de la formation. Même si une automatisation du courrier facilite la vie des collaborateurs, il y aura toujours des habitudes à changer.