Pourquoi vous ne pouvez plus vous passer d’un système d’archivage électronique

Si les organisations ont aujourd’hui une forte capacité à créer, stocker et transmettre des informations, elles affichent, en revanche, une faible capacité à les rechercher et retrouver de manière efficace. Nous assistons donc à une complexification de la gestion de l’information. Ce qui génère des coûts importants et nourrit l’incapacité des organisations à fournir la bonne information au bon moment, à la bonne personne. JDoc, la solution de GED développée par EnerJ, apporte une réponse efficace à ce problème. Avec JDoc, les utilisateurs peuvent, en effet,
accéder rapidement, de manière sécurisée et contrôlée à l’information, initier et gérer des workflows, et ainsi simplifier les processus de partage.

De nouveaux enjeux de conformité

Reste qu’aujourd’hui les organisations font face à de nouveaux enjeux en matière de sécurité, de conformité et de lutte contre la fraude. À plus forte raison avec le passage obligé à la facture électronique à partir de juillet 2024. Les entreprises seront d’ailleurs tenues par l’administration fiscale de conserver ces factures électroniques pendant 6 ans. Mais pour tenir lieu de preuve, cet archivage « légal » doit satisfaire à un certain nombre d’exigences. Stocker de manière passive documents et factures, même sur un support dédié, ne suffit pas. Il faut être capable d’assurer leur intégrité durant toute la durée de conservation et d’en permettre la production en cas de besoin.

Apporter une valeur légale

Voilà pourquoi l’archivage électronique selon les normes en vigueur s’avère crucial. L’archivage apporte, en effet, une valeur probatoire aux documents en garantissant dans le temps leur
authenticité, leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité. L’archivage électronique permet par ailleurs aux organisations de gagner sur les coûts d’impression, d’archivage, de stockage et de consultation des documents pendant plusieurs années. D’autant qu’il peut être appliqué pour n’importe quel type de document.

Des documents consultables à tout moment

EnerJ s’inscrit dans cette démarche en tant que tiers archiveur et dans le respect de la norme NF Z42 013 et du modèle fonctionnel OAIS (Open Archival Information System), normalisé par la norme ISO 14721 : 2003. Avec JSdc, EnerJ propose, en effet, un service assurant l’archivage à valeur probatoire de l’ensemble des documents numériques d’une organisation. Sa force réside dans le fait d’assumer la préservation de tout type de documents (facture client, facture fournisseur, DDT, livre comptable...) et la gestion des données qu’ils contiennent, tout en facilitant leur accès durant la durée légale de conservation. Ainsi, l’utilisateur de JSdc peut à tout moment télécharger les documents qu’il souhaite consulter. Il peut demander au système la génération du Pack de Distribution (PdD) qui contient tous les documents et métadonnées utiles à la consultation ou au contrôle de l’état de la conservation.

Un service Cloud souverain, complet et sécurisé

Avec JSdc, EnerJ offre une conservation numérique complète et sécurisée, afin de soulager le client de toutes les activités opérationnelles liées à la manipulation et aux contraintes légales de conservation des archives. De cette manière, l’organisation maintient également une visibilité et une traçabilité optimales sur toutes les phases liées au traitement des documents. Et ce, avec un service Cloud hébergé en France et la possibilité de profiter de conseils juridiques concernant les durées de conservation.