Définissez les besoins de votre entreprise
Avant de commencer à chercher un logiciel de GED, il est important de déterminer les besoins de votre entreprise en matière de gestion de documents. Quels seront pour vous les avantages de la GED ? Établissez une liste des types de documents que vous souhaitez stocker (contrats, factures, devis, etc.), ainsi que des fonctionnalités qui vous semblent essentielles (recherche, indexation, gestion des versions, etc.). Cette liste vous aidera à cibler les logiciels qui répondent à vos besoins.
Certaines organisations souhaitent utiliser une GED à la fois pour la fonction collaborative mais aussi pour la fonction d’archivage. Attention: il n’existe pas de normes officielles pour les logiciels de GED, et il n’y a donc aucune garantie quant au cycle de vie du document, ainsi que peu ou pas de paramétrages possibles pour la durée de conservation suivant des typologies pré-établies.
Simon Chauvel, consultant chez Serda, rappelle que “pour une solution d’archivage performante, une GED seule peut ne pas suffire : une solution respectant la norme NF Z42-020 ou NF Z 42-013 (une solution de coffre-fort numérique ou un système d'archivage électronique) est au contraire à privilégier”.
À consulter : L'annuaire des logiciels de Ged
Choisissez un logiciel de GED facile à utiliser et à installer
Lorsque vous sélectionnez un logiciel de GED, il est important de prendre en compte sa facilité d'utilisation et d'installation. Concrètement, comment fonctionne la ged ? Comment mettre en place une ged ? Les employés doivent être en mesure de s'en servir rapidement pour optimiser l'efficacité au quotidien.
De plus, l'installation doit être simple et rapide pour éviter de perdre du temps. Les délais de mise en œuvre, que vous ayez choisis une solution SaaS ou On-premise, doivent être pris en compte. Un éditeur de GED peut disposer en théorie d’une excellente solution à un coût très concurrentiel “mais ne pas être en mesure de la mettre en place dans les échéances fixées ou selon le paramétrage attendu” prévient Simon Chauvel.
L’ UX de la GED, c’est-à-dire la facilité d’utilisation du logiciel doit être également évaluée. Les utilisateurs souhaitent souvent avoir sur leur écran une ergonomie familière, qui ressemble par exemple à celle de Windows ou Mac. Le moteur de recherche de la GED est une fonction essentielle et doit être simple à utiliser afin de permettre à vos collaborateurs d’effectuer des recherches rapides et efficaces.
Sécurité des documents
La sécurité des documents est primordiale lorsque vous choisissez un logiciel de GED. Assurez-vous que les informations sensibles soient protégées par des mécanismes de cryptage de bout en bout.
De plus, vérifiez que le logiciel est conforme aux normes de sécurité et de protection de la vie privée (RGPD) pour garantir la sécurité de vos données.
Intégration avec les autres outils de votre entreprise
Il est important de choisir un logiciel de GED qui puisse être intégré aux autres outils de votre entreprise. Si vous utilisez déjà des outils tels que Microsoft Office ou Google Workspace, vérifiez si le logiciel de GED peut s'intégrer à ces outils pour optimiser la gestion de vos documents.
Surtout, assurez-vous que le logiciel est compatible avec les systèmes d'exploitations que vous utilisez pour garantir un fonctionnement optimal. Plusieurs critères peuvent être pris en compte :
- Quelles sont les modalités d’imports et de numérisation des documents ? Existe-t-il un module existant associé à la GED pour numériser et uploader vos documents dans la GED directement ?
- Optical Character Recognition : est-ce que le moteur de recherche de la GED couvre non seulement les titres des documents mais aussi leurs contenus lorsque vous faites une recherche par mot-clés ?
- Quelles autres applications métiers (RH, comptabilité, marketing, etc) en interne vont devoir être connectées à votre GED afin de faciliter le versement et le partage des documents ?
- Souhaitez-vous intégrer toutes vos GEDs en une seule ? “De nombreuses entreprises ont, dans la pratique, plusieurs GED, mais n’en voudraient qu’une” souligne Simon Chauvel. Les logiciels de GED n'étant pas encadrés par une norme, il convient de choisir la solution pouvant répondre aux besoins de l'intégralité des services métiers, en adaptant aussi leurs méthodes de travail.
- Avez-vous besoin de générer ou des paquets SEDA (exportation de documents pour les archiver dans un système d’archivage électronique)?
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Évaluez les différentes options pour votre logiciel de Gestion Electronique de Documents
Consultez les avis d'utilisateurs pour obtenir un aperçu des forces et des faiblesses de chaque logiciel. De plus, n'hésitez pas à tester les logiciels pour vous faire une idée de leur fonctionnalité et de leur facilité d'utilisation.
Il peut être utile de demander des démonstrations à différents fournisseurs pour vous aider à faire votre choix. L’éditeur de la GED peut par exemple “vous donner des accès utilisateurs à distance afin que vous puissiez vous familiariser avec l’outil” explique Simon Chauvel.
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Prenez en compte le coût
Le coût est un autre facteur important à considérer lorsque vous choisissez un logiciel de GED. Il faut choisir un logiciel qui répond à vos besoins, mais il est également essentiel de veiller à ce que le coût soit en adéquation avec votre budget.
Faites un tableau d’amortissement et assurez-vous de comprendre les coûts initiaux ainsi que les coûts récurrents associés au logiciel, tels que les frais de renouvellement de licences utilisateurs (SaaS) ou les coûts de maintenance.
- Une GED bon marché peut s’avérer être un mauvais investissement si elle doit être abandonnée au bout de 6 mois, en raison de problèmes d'implémentation et de manque de compétences de l’intégrateur.
- Il faut considérer le coût d’une GED non pas seulement sur un an mais sur 5 ans : certains logiciels de GED sont en effet plus chers à installer mais ont un coût de maintenance plus faible.
Si vous êtes une administration publique, et si le contrat pour une GED dépasse 100 000 euros, alors la procédure d’appel d’offre est obligatoire. Sinon, vous pourrez commander une prestation auprès d’éditeurs agréés par l’UGAP (centrale d’achat).
Dans la pratique, signale Simon Chauvel, “la majorité des éditeurs et intégrateurs sont référencés chez UGAP, mais le passage par la centrale d'achat rend la prestation plus coûteuse pour le client.”.
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Évaluation du support client
Le support client est également un élément clé à considérer lorsque vous choisissez un logiciel de GED. Assurez-vous que le fournisseur propose un support client fiable pour vous aider en cas de problème technique.
Plusieurs critères peuvent vous aider à sélectionner le bon éditeur de GED :
- Est-ce que l’éditeur peut supporter la maintenance d’une GED sur le long-terme ? Il faudra faire attention à la rentabilité du fournisseur, mais aussi au nombre d'employés disponibles au sein du service client.
- Est-ce que l’accompagnement fourni inclut des formations au logiciel de GED pour vos collaborateurs ? Bien souvent, la bonne gestion d’un outil de GED repose sur la formation à son utilisation.
Vérifiez les garanties
Les garanties techniques sont primordiales afin de se prémunir contre toute perte de données, en particulier pour les solutions en SaaS. Simon Chauvel pointe plusieurs questions à se poser avant l’achat d’une GED :
- Est-ce que l’éditeur fournit un backup en multi-site ? C’est important afin de parer aux risques de discontinuité de l’activité. Si certains sites sont affectés par un bug, une attaque informatique ou encore une catastrophe naturelle, les données doivent avoir été stockées et récupérables sur d’autres sites.
- Quelles sont les assurances ou contrats pris par l’éditeur avec l’hébergeur pour assurer au client la récupération des données ou leur compensation financière ?
En conclusion, le choix d'un logiciel de GED peut sembler complexe, mais en définissant vos besoins, en évaluant les différentes options et en prenant en compte les éléments clés tels que la facilité d'utilisation, la sécurité des documents, l'intégration avec d'autres outils, le coût et le support client, vous pourrez faire le bon choix pour votre organisation.
