Cela dit, les algorithmes d’intelligence artificielle ne datent pas d’hier, il n’est pas inutile de le rappeler. En 1956 déjà un projet d’automatisation de processus voyait le jour et, depuis, l’intégration de capacités dites “intelligentes” au sein de progiciels et de solutions grand public n’a cessé d’augmenter.
Dans le domaine spécifique de la gestion de documents, de leur reconnaissance à leur usage, de leur sécurisation à leur cryptage ou encore de leur partage à leur stockage, l’IA a déjà permis d’accélérer et fluidifier de nombreux processus. Mais pour que les possibilités quasi infinies portées par cette technologie disruptive puissent atteindre leur plein potentiel, il faudra que les entreprises - mais aussi les éditeurs et intégrateurs de solutions - maîtrisent parfaitement tous les aspects stratégiques attachés aux données, les fameuses “data”.
La donnée au cœur des algorithmes
L’intelligence artificielle dans ses formes les plus avancées devra en effet pouvoir s’appuyer sur de la donnée qualifiée aux capacités d’exploitation étendues. Car c’est exclusivement de cette donnée, en masse, provenant de sources hétérogènes et parfois décentralisées, sous des formats qui peuvent varier, que se nourrit l’IA.
Transformer un document en métadonnées notamment grâce aux technologies de reconnaissance (OCR) ou aux solutions de traitement intelligent de documents (IDP) pour ensuite l’intégrer dans des flux de travail et des processus spécifiques aux métiers de la gestion documentaire, de la recherche à l’archivage par exemple permettra de gagner du temps et d’aider grandement à la prise de décision.
Il s’agit là d’un élément fondamental pour les entreprises et les institutions de demain. Car si la fonction première de l’IA générative consistait jusqu’il y a peu à diminuer drastiquement la quantité de tâches manuelles, répétitives et chronophages associées à la gestion de documents, à termes on s’attend à ce qu’elle agisse comme véritable assistant des collaborateurs, apportant de la valeur ajoutée à chaque fonction métier et à chaque processus.
Une pression constante sur les organisations privées et publiques
Alors que les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, les règlements, les contrats de travail, les fiches de paie, les convocations, avis d’impôts, actes officiels... se présentent de plus en plus sous forme numérique, les organisations et institutions qui ont pris du retard dans l’adaptation de leurs systèmes d’information doivent rapidement s’organiser pour mieux gérer leurs documents électroniques.
Il est en effet inimaginable aujourd’hui que les collaborateurs d’entreprises privées - ingénieurs, financiers, commerciaux, marketeurs, juristes... – perdent un temps précieux à chercher une information, à en vérifier la fiabilité en recoupant un grand nombre de sources parfois contradictoires, alors que l’IA permet déjà de faire un tri et d’offrir, à la demande, une information consolidée.
Comme, il est impensable au sein d’institutions publiques - services de santé, d’enseignement, administration fiscale... - que des systèmes hérités et inadaptés soient encore au cœur des services proposés à des citoyens de plus en plus exigeants, habitués à titre individuel à jongler avec les nombreuses applications agiles et interactives installées sur leur smartphone.
Au-delà du progiciel, la nécessité d’être accompagné
L’impact des processus d’entreprise dopés par les technologies de rupture que sont l’automatisation, l’apprentissage machine ou l’IA générative est tel que le déploiement d’un progiciel de GED ne suffit plus. D'autant que la GED traditionnelle a elle aussi fortement évolué, se déclinant désormais sous forme de solution d’ECM (Entreprise Content Management) ou encore de CSP (Content Services Platform), une sorte de variation SaaS de la GED.
La refonte en profondeur de l’organisation dans son ensemble, doit dès lors être considérée par les organisations à qui il est fortement conseillé de se faire accompagner par un acteur neutre et reconnu, expert métier et technologique maîtrisant parfaitement les enjeux de la gestion documentaire.
Chaque projet de dématérialisation étant unique, il nécessite une analyse critique, spécifique permettant de définir des priorités et de les intégrer au cahier des charges : intégration avec le SI existant, interopérabilité avec des ressources tierces, ROI, taux d'adoption des collaborateurs, bénéfices pour chaque service et pour l’organisation dans son ensemble...
Le consultant étudiera ainsi les différents moyens de capturer les documents, de les indexer, de les stocker et de les mettre à disposition au regard des principaux risques en matière de sécurité, de fiabilité - via une numérisation conforme à la norme NF544 notamment - ou de gestion des accès aux documents numériques en fonction des autorisations définies par l’organisation.
Il mettra par ailleurs en évidence les gains apportés par la centralisation des documents, par l’accès via un point d’entrée unique à ces derniers, par la collaboration renforcée induite par le nouveau système, l’accélération des tâches grâce à leur automatisation, une expérience utilisateur améliorée, ou encore un archivage longue durée dans un SAE, système d'archivage électronique.
La gestion documentaire étant protéiforme et en constante évolution, il est important de mener une veille qualifiée dans ce domaine afin d’adapter au mieux ses systèmes et ses usages. Grâce à un accompagnement adéquat, l’entreprise privée ou publique sera guidée dans son choix de la plateforme la mieux adaptée à sa configuration et à ses objectifs. Non seulement pour augmenter sa performance globale, mais aussi pour gérer les contraintes propres aux documents manipulés : leur valeur probatoire, la durée légale de conservation voire le règlement européen sur la signature électronique (eIDAS).
En résumé, l'intégration de l’IA dans la gestion documentaire, de la reconnaissance à l'archivage, présente des avantages considérables, mais requiert une compréhension approfondie des aspects stratégiques liés aux données. Si vous souhaitez explorer davantage ces idées, le CXP organise la 17ème édition de son événement phare, le CXP Forum, le 1er février prochain. Cette année, le forum se penchera sur le thème "Les progiciels à l'heure de l'IA".
Par Emmanuel Lartigue, Directeur de mission au sein du Cabinet de Conseil CXP
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