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Le dernier Rapport sur la Gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, mené par Serda Conseil, témoigne de la progression des projets de mise en place de systèmes d’archivage électronique (SAE). L’étude nous apprend que 59 % des organisations sont engagées dans une telle démarche, contre 51 % en 2022.
"Depuis plusieurs années, nous constatons qu’il y a de plus en plus d’intérêt pour les SAE, surtout dans le secteur public", confirme Marine Césaire, consultante fonctionnelle chez l’entreprise de services numériques indépendante Coexya. Pour Yann Pires, responsable commercial numérique chez Novarchive, "la volonté de digitaliser les processus des entreprises participe à la croissance du marché des SAE.
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De plus, l’archivage électronique se démocratise progressivement." Une tendance boostée par des démarches RSE et des politiques "zéro papier", mais surtout par la réglementation. "Cependant, certains non-initiés ont une vision erronée de l’archivage. Pour eux, cela consiste à conserver ses documents sur un serveur", reprend Yann Pires. "Il y a toujours un travail d’évangélisation à mener sur la vraie nature et les bienfaits de l’archivage électronique."
Si les réglementations font avancer les pratiques, notamment dans le secteur public ou dans des domaines très réglementés, comme ceux de la banque, de l’assurance ou encore celui de l’industrie pharmaceutique, la typologie des entreprises qui se tournent vers ces outils évolue aussi.
"Les SAE étaient souvent le privilège des grandes entreprises", explique Renaud Bac, directeur général de Doxio. "Aujourd’hui, nous observons que de toutes petites structures commencent à s’équiper ou se mutualisent autour d’une solution."
Un constat partagé par Manon Wenz-Guglielmi, consultante fonctionnelle chez Coexya. "La mutualisation des plateformes fait également partie des axes d’évolution que nous avons constatés depuis quelque temps chez nos clients pour optimiser les coûts ou gérer des volumes importants".
Démocratisation, souveraineté et connectivité
Avec la montée en puissance de la digitalisation des processus, le profil des utilisateurs de SAE se diversifie au sein des entreprises. "L’archiviste n’est plus le seul à manipuler cet outil", confirme Marine Césaire. "Il y a désormais une vraie organisation autour du SAE, dans laquelle les différents métiers sont impliqués. Qui plus est, nous ne pourrions aujourd’hui plus travailler sur ce genre de projet sans impliquer la DSI, qui a aussi son rôle à jouer."
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La souveraineté numérique constitue également un enjeu essentiel. Surtout au regard de la montée en puissance des outils disponibles en mode Saas. "L’utilité d’un SAE, c’est de pouvoir garantir, sur de très longues périodes, la pérennité et l’inviolabilité des documents qui ont force de loi auprès de la justice", rappelle Renaud Bac.
D’ici le premier semestre 2024, Doxio devrait d’ailleurs bénéficier de la certification SecNumCloud, délivrée par l’Anssi. "Dans un contexte où le piratage et la fuite de données sont des risques majeurs pour les entreprises, il semble très important de pouvoir garantir un écosystème que nous maîtrisons de A à Z."
En ce qui concerne la technologie, l’éditeur Novarchive estime qu’elle évolue en même temps que les avancées informatiques et réglementaires. "Et il y a pas mal de rapprochements entre des éditeurs de création ou de gestion documentaire et des prestataires d’archivage électronique", indique Yann Pires.
Les connexions entre les différentes applications métiers et l’automatisation deviennent de plus en plus indispensables. "Les entreprises veulent bénéficier d’une solution simple et connectable avec leur système d’information", complète Renaud Bac.
Pour Coexya, l’archivage des données est une forme logique d’évolution. "Nous allons voir de plus en plus de projets axés sur les données, qui seront à la fois plus complexes au niveau du traitement et de la technique", conclut Manon Wenz-Guglielmi. "De quoi donner du grain à moudre aux acteurs du secteur !"
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