CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374
Au sommaire :
- Dossier : La numérisation au service de la conformité et de l'innovation
- Numérisation : réglementation et norme pour des données conformes
- Préparer son projet de dématérialisation : les 8 clés de la réussite
- Numérisation et IA : vers un numérique responsable
- Outils de numérisation et conformité réglementaire
- Les pratiques de numérisation, des chiffres et des actes
Dans la sphère de la copie fidèle, la préservation sans altération des documents s’impose comme une exigence cruciale. De la sécurité à la traçabilité, la norme NF Z 42-026 encadre rigoureusement chaque étape pour assurer une reproduction fiable et irréprochable des informations, attestant ainsi de l’authenticité et de la pérennité des données (voir page 15).
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Voici 10 règles d’or à respecter pour garantir l’intégrité et la fidélité des contenus pour une transition numérique parfaitement maîtrisée.
1. Gestion de la qualité et de la sécurité
L’opérateur doit documenter et assurer la qualité du service de numérisation, indiquant toute certification Iso (Iso 9001 ou Iso/IEC 27001) et disposant d’une politique de sécurité robuste.
2. Sécurités physique et numérique
Les locaux utilisés pour la numérisation doivent disposer de mesures de contrôle d’accès, de détection d’intrusion et d’incendie, avec des systèmes maintenus et une documentation précise sur le système utilisé.
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3. Documentation et conservation
La conservation des versions antérieures du dossier de description du système doit être maintenue pendant au moins 5 ans, et les traces de contrôles doivent être conservées pendant un minimum de 2 ans.
4. Continuité et planification
L’opérateur doit définir la durée maximale d’indisponibilité des chaînes de numérisation, garantissant une continuité d’activité conforme à la convention.
5. Gestion des délais
L’opérateur doit s’engager sur les délais de numérisation et de livraison, avec une notification obligatoire en cas de non-respect des plannings prévisionnels.
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6. Qualification et tests
La convention de numérisation doit documenter l’utilisation de cibles de contrôle définies, la réalisation de tests réguliers sur les équipements et l’évaluation annuelle du matériel.
7. Contrôle et traçabilité
L’opérateur doit produire des attestations détaillant la traçabilité de la production, avec des contrôles rigoureux sur la similitude des lots de qualification et la préservation des documents originaux.
8. Paramétrage et métadonnées
Des métadonnées spécifiques doivent être associées à chaque copie numérique et un traitement détaillé des images numériques doit être réalisé après la numérisation. La confidentialité des données doit être prise en charge.
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9. Livrables numériques
Respect des normes pour le nommage et le format des livrables, contrôle qualitatif et quantitatif, moyens de correction des anomalies, traçabilité et transfert sécurisé des livrables.
10. Dossier de preuve
Utilisation de moyens cryptographiques pour garantir l’intégrité des copies, propositions de moyens techniques pour tracer les opérations de numérisation, et rédaction d’une attestation de numérisation détaillant tous les éléments de traçabilité.
Ces règles inaliénables de la copie fidèle bâtissent les piliers d’une confiance inébranlable, érigeant ainsi un socle sûr et fiable pour la gestion documentaire dans le monde numérique en constante évolution.
