CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°383
Au sommaire :
- Dossier - Transformation digitale : les méthodes et outils pour réussir sa gestion de projet
- Digitalisation : les 7 étapes clés pour établir solidement son projet
- Gestion de projet : quelle méthode choisir ?
- Plan de communication : diffuser l'information à chaque étape du projet
- Caroline Trilles : "les grandes organisations ont mis l'IA à l'agenda"
- Mener des projets de transformation digitale dans le monde associatif
- Jérémie Coste : "nous entrons dans l'ère des projets de post-transformation digitale"
- Mélanie Conte : dynamiser la transformation digitale grâce au conseil
Découvrez Le Brief de l'IT, la newsletter thématique gratuite d'Archimag qui vous informera sur les sujets de la digitalisation, de l'intelligence artificielle, de l'IT, de l'information et des data. Toujours plus en phase avec vos problématiques et vos projets du quotidien, retrouvez cette newsletter toutes les deux semaines.
Quel projet marquant de transformation digitale avez-vous mené et quels étaient les principaux défis rencontrés ?
Actuellement, nous travaillons sur l’intégration de l’IA et des LLM dans nos outils de travail, notamment Microsoft Copilot. Ces technologies, qui avancent très rapidement, concentrent beaucoup de croyances et de réactions parfois viscérales ! Il faut s’en emparer, mais aussi en expliquer les usages concrets et écouter les peurs.
Nous avons identifié plusieurs applications (comme l’assistance à la rédaction et à l’analyse de document ou d’e-mail et l’aide à la création de comptes-rendus de réunion), et, avec un peu d’investissement et de ressources, la possibilité de développer des agents spécialisés avec Microsoft Copilot Studio sur le traitement et la classification d’informations spécifiques, notamment avec Sharepoint Syntex.
Lire aussi : IA et digital workplace : une révolution maîtrisée par les éditeurs
Comment avez-vous embarqué les différentes parties prenantes pour surmonter la résistance au changement ?
C’est un travail de longue haleine. En janvier 2023, nous avons fait le choix de couper les accès à ChatGPT en interne. L’idée ? Convaincre, faire de la pédagogie, apaiser les peurs et encadrer l’utilisation des IA… Il y a une frilosité naturelle et légitime autour de la question de la protection des données et de la place que l’intelligence artificielle va prendre.
Nous avons misé sur la communication. Sensibilisation par e-mail, formalisation des projets, démonstrations… Nous avons fait du lobbying et mis à disposition beaucoup de documentations et de ressources. Dans ce type de transformation, il faut amener du concret, monter différents niveaux d’ambitions ou encore d’investissements.
Lire aussi : Protection des données en entreprise : quelle stratégie à l'ère de l'IA ?
De manière générale, quels outils ou approches privilégiez-vous pour garantir le succès d’un projet ?
Plus que des outils, je m’appuie plutôt sur des méthodes et des démarches inspirées des référentiels de gestion de projet (Prince 2, ITIL…). J’amorce toujours mes projets avec un document d’opportunité pour établir une première estimation des charges et des coûts. Cela permet de montrer aux décideurs la valeur ajoutée et le ROI des solutions qui seront déployées. Le « project charter » permet ensuite de tout cadrer.
Par ailleurs, il faut gérer les équipes, organiser les points de suivi, les comités de pilotage, identifier un sponsor… La communication joue aussi un rôle central. L’important étant de « délivrer » les premiers éléments au plus tôt pour ajuster l’exécution du projet et en garantir le succès.
Quelles tendances ou évolutions voyez-vous émerger ?
Nous commençons à entrer dans l’ère des projets de post-transformation digitale. Ils se mettent en place dans les organisations qui ont déjà effectué les principaux changements vers des workplaces opérationnelles et cohérentes ou qui bénéficient déjà d’une stratégie et de solutions autour de la customer digital experience (plateforme web omnicanale, community management, réseaux sociaux…).
Il faut maintenant pouvoir créer de la valeur avec l’ensemble de ces outils et adapter son business. Et, bien sûr, l’intelligence artificielle est une tendance significative qui s’infiltre à tous les niveaux et dans tous les secteurs.
Ses 3 bonnes pratiques essentielles
- fournir le bon support à ses collaborateurs pour qu’ils réussissent ;
- assurer une bonne visibilité du projet du top management aux collaborateurs ;
- célébrer les succès et reconnaître le bon travail des équipes.
Les 3 erreurs à éviter
- ne pas communiquer suffisamment ;
- ne pas être dans le bon timing pour proposer une innovation (il faut arriver au bon moment : ni trop tôt ni trop tard) ;
- ne pas assumer ses responsabilités lors de difficultés.
