Flex office : la recette de Danone pour transformer ses bureaux

Sommaire du dossier : 

• Espace de travail innovant : bienvenue dans l'ère du paperless et du flex office
• Digital workplace : comment instaurer le paperless en 4 étapes
• Flex office : la recette de Danone pour transformer ses bureaux
• Génération Y : déclarée apte pour le flex office

Danone a entièrement transformé son siège social parisien et imposé le flex office à ses équipes. Au programme, une nouvelle distribution des lieux et des équipes, moins de bureaux et plus de salles de réunion, le tout en encourageant le nomadisme. Désormais, c'est à chaque besoin son espace ! Presque un an après, le projet New Work est un succès.

Chez Danone, on ne compte désormais plus que trois bureaux pour quatre salariés en moyenne. Et la majorité d'entre eux n'est pas attitrée. N'allez pourtant pas croire que ses équipes soient malmenées ou qu'elles doivent supporter de lourdes restrictions budgétaires ! Au contraire, le leader mondial de l'alimentation, qui est d'ailleurs l'une des premières entreprises du Cac40 à avoir installé des open spaces dans ses locaux il y a une dizaine d'années, a entièrement reconfiguré les 10 000 m² de son siège social situé boulevard Haussmann, à Paris, afin de favoriser la transversalité et la collaboration entre ses salariés. Mieux, le bien-être au travail, qui est aussi reconnu comme un levier de productivité, a été l'un des points centraux du projet New Work. Conduit par les ressources humaines du groupe, ce projet a également mobilisé la communication interne, les moyens généraux et la direction informatique, ainsi que plusieurs centaines de collaborateurs, associés très en amont et à chaque phase du projet. 

40 % de bureaux inoccupés

New Work a été lancé tout début 2015 avec un appel d'offres et le choix de l'agence d'architecture Archimage (quel joli nom !). "Nous leur avons fait confiance car ce sont eux qui avaient le mieux compris nos attentes, se souvient Emilie Blouin, la chef de projet New Work ; nous souhaitions un changement radical qui corresponde à la culture de l'entreprise tout en répondant à nos différentes problématiques". D'abord, les enquêtes menées par Danone avaient révélé une très mauvaise occupation des mètres carrés de son siège suite à une évolution, d'années en années, des usages de ses 650 salariés. De plus en plus nomades, les équipes n'occupaient en moyenne que 60 % des bureaux mis à leur disposition tout en manquant cruellement d'espaces de réunion. "Nous observions d'un côté beaucoup trop de postes vacants à la journée, se souvient Emilie Blouin, de l'autre, il y avait une vraie crispation autour de la non disponibilité régulière des salles pour se réunir". Dès avril 2015, des groupes de travail ont été menés afin de recueillir les besoins transversaux et spécifiques des salariés et ainsi déterminer la conception des nouveaux espaces. "Que les salariés soient acteurs du projet constitue l'un des facteurs clés de son succès, ajoute la chef de projet ; car nous avons pu trouver ensemble des solutions pérennes et satisfaisantes pour tous". 

La distribution des six étages du siège a été entièrement repensée en dédiant chacun d'entre eux à l'une des quatre fonctions corporate présentes (finance, RH, secrétariat général et équipes stratégiques) et à deux de ses activités (eau et produits laitiers). "Alors que les équipes étaient autrefois éparpillées, chacune d'entre elles a désormais son propre étage, poursuit Emilie Blouin ; ce qui est beaucoup plus pratique pour collaborer". Chaque plateau est ensuite divisé en différents "villages", qui correspondent à des sous-équipes d'une quinzaine de collaborateurs. "C'est ce qui a aidé le changement, explique Emilie Blouin, car les collaborateurs n'étaient pas isolés dans cette nouvelle organisation. Ils sont toujours pleinement intégrés dans leur équipe". Et les travaux, qui ont été conduits sur 6 mois entre octobre 2015 et avril 2016, se sont déroulés sans que l'activité de Danone soit ralentie. En effet, le bâtiment a été transformé tout en étant occupé : "Un groupe de salariés partait chaque mois dans une zone tampon le temps que sa plateforme soit rénovée, précise Emilie Blouin. 

Changer d'espace tout au long de la journée

L'immeuble dont dispose Danone a la particularité d'être organisé en "L" et de disposer de deux ailes distinctes. Si les bureaux ont été aménagés sur un côté de chaque plateau, l'autre branche du "L" a été dédiée à des espaces de réunion et de convivialité, de tailles différentes, disponibles selon les besoins. "L'idée est de changer d'espace tout au long de la journée afin d'être toujours au meilleur endroit possible pour travailler, explique Emilie Blouin, à chaque activité correspond un espace". Les salariés peuvent donc travailler dans l'open space, s'isoler pour passer un coup de fil dans une alcôve acoustique, organiser une réunion en petit groupe ou avec une grande assemblée, prendre une pause dans un espace convivial ou se concentrer sur un rapport dans l'une des deux salles silencieuses dédiées (et très appréciées !). Chaque membre de l'équipe ayant une armoire à son nom, il peut y laisser son ordinateur, ses fichiers papier et ses effets personnels dès qu'il s'absente. 

Du côté des outils, ce projet n'aurait pas été possible sans les investissements techniques préalablement opérés, qui devaient rendre ce nomadisme plus efficace : "Le fait que tous les salariés disposent d'un ordinateur portable ou qu'un réseau social d'entreprise (RSE) ait été déployé étaient des conditions préalables au projet New Work", précise Emilie Blouin. Danone est en effet l'une des premières entreprises à avoir adopté Workplace, la version professionnelle de Facebook. 

95 % des salariés satisfaits

L'enquête menée en septembre par l'équipe RH auprès des salariés est sans appel : ils sont 95 % à se dire satisfaits de la nouvelle organisation. Ils reconnaissent à 86 % qu'elle favorise la transversalité et le bien-être au travail. Un point reste néanmoins à surveiller : le partage des bureaux. "Libérer une place quand on part en réunion n'est pas encore intégré par toutes les équipes, admet la chef de projet ; mais nous avons des salariés ambassadeurs qui jouent un rôle actif en faisant le lien entre les équipes RH et les salariés". "Il est normal que le changement ne se fasse pas au même rythme pour tout le monde et nous faisons en sorte de les y accompagner au maximum", ajoute-t-elle. Fort de cette expérience réussie, le groupe d'attaque désormais à la transformation des sièges de certaines de ses filiales, en France et à l'étranger. "J'accompagne par téléphone beaucoup d'équipes qui souhaitent profiter de notre temps d'avance, conclut Emilie Blouin ; cela me permet de voir à quel point ce que l'on a fait inspire les autres !".