Avec GoFAST, la région Occitanie centralise et sécurise ses documents de travail

La région Occitanie-Pyrénées-Méditerranée, qui réunit 13 départements sur 72 724 km2, est la région de France investissant le plus pour la vie et l’avenir de ses habitants. Le budget 2019 est, en effet, marqué par l’affirmation des politiques régionales pour la mobilité et le développement durable, l’égalité des chances, l’accès à la formation et l’emploi, le développement économique source de valeur et de progrès social.

Une nouvelle idée de la gestion documentaire

Á l’occasion de la fusion des anciennes régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées, la nouvelle Région Occitanie a donc repensé son système d’information, et plus particulièrement sa gestion documentaire. Elle était à la recherche d’une plateforme permettant d’unifier les “entrepôts documentaires” des deux anciennes régions désormais fusionnées (les SI de Toulouse et de Montpellier) pour centraliser le patrimoine informationnel. Elle souhaitait également remplacer les serveurs de fichiers en migrant progressivement les documents vers une GED collaborative afin de maîtriser les accès aux documents et leur cycle de vie. 

Une alternative à Office 365

Cette nouvelle solution devait aussi faciliter le travail transversal et collaboratif pour gagner en efficacité, et surtout constituer une alternative convaincante à SharePoint/Office365, ainsi qu’à la Ged existante, basée sur Alfresco et utilisée par l’un des sièges. Elle devait également permettre de mieux maîtriser à la fois le budget IT et le SI avec un hébergement OnPremise. 

Vers une solution open source et souveraine

Derniers pré-requis : cette solution devait pouvoir être déployée auprès de l’ensemble des agents de la Région (près de 3 000 utilisateurs) et de ses partenaires (plus de 1 000 utilisateurs externes à ce jours). La région souhaitait enfin privilégier pour une solution Open Source et souveraine (Cf. Cloud Act USA), lui permettant de gagner du temps en matière de gestion documentaire (recherche, partage, suivi de l’activité, etc.), et ce, tout en réduisant le nombres d’erreurs (versions, doublons, fichiers écrasés ou supprimés, etc.). Elle a finalement opté pour la plateforme de Ged collaborative GoFAST. 

Une gestion transversale des documents

Le déploiement de GoFAST a permis de répondre aux principales problématiques métiers. Grâce, notamment, à la création d’espaces collaboratifs pour une gestion transversale des documents entre les directions, les services, les équipes projets, les sites distants (notamment entre Montpellier et Toulouse) et les partenaires externes de la région. La solution garantit par ailleurs une gestion fine des droits d’accès aux contenus, pouvant être dédiée aux responsables métiers (RGPD).

Les effets bénéfiques de GoFAST

De nombreux autres effets positifs ont été constatés dont : 

• le développement du travail collaboratif et la coédition des fichiers Office avec la suite bureautique Open Source OnlyOffice intégrée,
• la possibilité de centraliser et de sécuriser les échanges pour réduire les emails et ne plus envoyer de pièces-jointes,
• un accès sécurisé aux documents et à toutes les fonctionnalités via un simple navigateur Web (mobilité, télétravail, etc.),
• la mise en place d'une base de connaissances partagée entre tous les agents,
• des notifications "synthèse d’activité" sur les contenus et les échanges associés qui permettent, contrairement au serveur de fichiers, de suivre l’activité de son service et des projets transversaux.

Une solution de proximité

En optant pour la GED collaborative GoFAST, la région Occitanie a aussi évité le déploiement de certaines solutions dites "GAFAM", se protégeant ainsi du Cloud Act, des politiques tarifaires opaques des grands éditeurs (ex : SharePoint/Office365) et une réversibilité plus transparente. “Le fait de travailler avec un éditeur souverain procure d’importants avantages tout au long du projet : proximité, meilleure compréhension des problématiques métiers, cohérence avec les discours politiques pour la promotion des startups et PME françaises plutôt que des GAFAM, et la maîtrise de ses données”, indique Christopher Potter, Président-Fondateur de CEO-Vision. 

Déploiement et conduite du changement

Ce projet a par ailleurs impliqué un déploiement progressif et nécessité l’allocation d’importantes ressources pour la gestion du changement. Après la mise en lecture seule d’une partie du serveur de fichiers partagé au cours de l’été, la fin de l’année verra la migration de pans entiers serveur de fichiers partagé vers GoFAST. Á terme, GoFAST remplacera tous les serveurs de fichiers.