Des solutions autour de la gestion du courrier : pour quel besoin ?

Le traitement du courrier est au cœur de l’activité des entreprises, qu’il s’agisse de courriers échangés avec les interlocuteurs externes (fournisseurs, clients, assurés …) ou de courriers modélisant les processus internes. 

Le service courrier réceptionnant le courrier entrant papier d’une entreprise constitue un point névralgique pour bon nombre d’organisations tout secteur d’activité confondu, et doit lui aussi répondre aux défis de la dématérialisation. Aujourd’hui le courrier est de tous formats, le mail, les formulaires en ligne sont devenus monnaie courante. Ces nouveaux canaux de réception multiplient les outils de gestion de ces courriers entrants.

En parallèle, toutes les entreprises font encore circuler du document papier / électronique en interne : des documents à valider ou à signer, des documents RH (notes de frais, arrêts maladie, conclusions d’entretien, etc.), des comptes-rendus de réunion, etc. Ces allers-retours papier se révèlent aussi coûteux que chronophages.

Les mêmes problématiques sont partagées par l’ensemble des entreprises autour de ces sujets : perte de document, délai de traitement trop long, incertitudes quant à la distribution aux bons interlocuteurs, insatisfaction client / utilisateurs, multiplication des outils ou encore effet tunnel dans le traitement de l’information. 

Face à ce constat, des solutions dédiées à la gestion électronique du courrier (GEC) apparaissent et se multiplient sur le marché. Elles permettent de fluidifier le traitement des trois secteurs traditionnels de la correspondance : le courrier entrant, le courrier sortant et le courrier interne

La genèse des solutions chez Arondor

Fort de ses 18 ans d’expérience dans le domaine de la gestion électronique de document (GED), Arondor a réalisé différents projets en lien avec la GEC. « Nous nous sommes aperçus que tous les clients rencontraient la même problématique, à savoir pouvoir suivre leur courrier, le partager facilement, avoir une vue d’ensemble de tous ses éléments constitutifs et pouvoir réunir tous les courriers des différents canaux (courrier entrants papier, flux mail, formulaire en ligne, etc.) », explique Solène Bohéas, Solution Owner de la solution courrier chez Arondor.

Les entreprises veulent, en effet, appliquer un traitement uniforme à tous les courriers, éviter les pertes de document, piloter et accélérer le temps de traitement. C’est donc naturellement qu’Arondor a établi des besoins transverses en capitalisant sur ses différentes expériences afin de les mettre en œuvre au travers de ses solutions.

De la GED Flower aux solutions courrier made in Arondor

La solution d’Arondor autour du Courrier est basée sur un socle applicatif unique et dont la société est propriétaire : Flower, l’outil de GED Arondor offre les briques suivantes et assure ainsi toute la gestion du courrier des entreprises :

- un module de courrier entrant et sortant : Flower GEC

- un module de courrier interne : E-Enveloppe 

II s’agit d’une offre SaaS modulaire qui ne nécessite aucune installation ni intégration. Son adaptation au contexte client nécessite seulement quelques journées d’accompagnement et de formation. Arondor offre ainsi un service à la carte adapté aux besoins et à la taille de ses clients.

Cette solution a été pensée pour tous les cœurs de métier alliant les fonctionnalités clés de la gestion de courrier tout en respectant l’organisation des clients et en facilitant sa prise en main. 

Flower GEC : la gestion des échanges avec l’extérieur

Il s’agit du module permettant de gérer le courrier entrant multi-canal (papier, email, fax, dépôt portail) et le courrier sortant associé en réponse. Les courriers sont distribués dynamiquement en fonction de leur typologie par bannette collective modélisant l’organisation du client. 

Le processus de traitement est simple et efficace et permet de répondre aux besoins suivants :

• Réaffectation de courrier entre services

• Demande de validation interne

• Mise en attente du courrier

• Traçabilité depuis l’arrivée du courrier jusqu’à son traitement

Ces possibilités permettent d’améliorer l’efficacité et la qualité de service, d’optimiser le processus de gestion (distribution de courrier, traçabilité, pilotage des délais et des priorités, notifications, etc.), mais aussi de garantir la sécurité des documents, et ce, pour in fine, optimiser les échanges avec l’extérieur. 

Ce module répond également aux contraintes de l’archivage et permet de conserver un lien entre le papier et le courrier numérisé.

E-Enveloppe : la modélisation simplifiée des flux internes

Ce module permet de gérer l’ensemble des traitements internes tout en collant parfaitement avec les processus spécifiques du client. Il offre la possibilité de digitaliser l’enveloppe interne et la suppression de la circulation physique des documents. 

E-Enveloppe facilite la collaboration, l'échange, le partage et la coopération au sein d’un service et entre les services. Elle constitue un cadre simple de modélisation de processus . Trop d’organisations ont encore tendance à mettre en place des circuits complexes, alors qu’elles pourraient gagner du temps en misant sur des choses simples. “Nous leur proposons donc d’abord de grimper les pentes du Puy-de-Dôme, avant d’escalader l’Everest”, reprend Mario Mina, Directeur du Pôle Solutions. Chaque service métier est en mesure de créer son propre processus en quelques clics via une interface simple et épurée.

Les engagements d’Arondor : simplicité et autonomie

La solution courrier Arondor offre des gains importants dans le délai de traitement, dans le circuit de distribution du courrier dématérialisé et dans la traçabilité, mais est aussi un "bonus" documentaire avec des fonctions d'indexation, de classement avec une vue à 360 °, de traçabilité et d'archivage.

« Notre fer de lance est de rendre nos clients entièrement autonomes dans l’adaptation de nos solutions à leurs contraintes en leur offrant des outils d’administration efficaces et une démarche simple », ajoute Mario Mina.  

Pour en savoir plus :  http://flowerdocs.com/solutions/