Numérisation mutualisée des actes d'état civil pour le département de l'Oise

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Sommaire du dossier :

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• Numérisation mutualisée des actes d'état civil pour le département de l'Oise

Le projet de numérisation en bref

• Nombre de documents : 691 630 documents
• Types de documents : actes d’état civil
• Durée du projet : de 2017 à fin 2019
• Budget : 0,40 euro HT par acte
• Nombre de personnes dédiées : 1 formateur et 1 intervenant sur site

En 2017, les quatre procureurs de la République du département de l’Oise, dans les Hauts-de-France, ont reçu une étonnante mais nécessaire demande : celle d’autoriser la sortie des registres d’état civil de 254 mairies.

Cette requête émane de l’Association pour le développement et l’innovation numérique des collectivités (Adico), un opérateur public de services numériques qui pilote un projet d’une rare envergure : la numérisation mutualisée de plusieurs centaines de milliers d’actes d’état civil dans le département.

Lire aussi : Le Quai d'Orsay expérimente la dématérialisation de l'état-civil

Comedec : permettre l’échange dématérialisé de données d’état civil

Pour comprendre l’origine de ce projet, il faut se rappeler l’échéance du 1er novembre 2018. À cette date, toutes les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité devaient être raccordées à la plateforme de Communication électronique des données de l’état civil (Comedec) créée par le ministère de la Justice et l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) pour lutter contre la fraude documentaire, tout en simplifiant la vie des usagers.

Son objectif : permettre l’échange dématérialisé de données d’état civil (actes de naissance, mariage, décès) entre, d’une part, les mairies et les services centraux de l’état civil et, d’autre part, les administrations et les notaires.

Dans le cadre de ce dispositif, la numérisation et l’indexation des actes offre aux collectivités de nombreux avantages : en premier lieu un gain de temps considérable (en cas de demande via Comedec, il suffit de vérifier et de valider le document pour qu’il soit automatiquement transmis à la plateforme) et une réduction des erreurs (quand les agents recopient les actes dans Comedec).

Pour se lancer dans une telle démarche, un service informatique mutualisé comme Adico prend tout son sens.

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Numérisation mutualisée sur le territoire

Ce projet associatif créé en 1990 et qui intervient auprès de 1 900 collectivités de l’Oise et de quelques départements voisins contacte alors ses adhérents pour leur proposer de se raccorder à un groupement de commandes avec cinq autres structures comparables (comme des fédérations Déclic ou le Sictiam de Nice).

254 collectivités répondent présentes.

« Nous avions une exigence », se rappelle Emmanuel Vivé, directeur général de l’Adico ; « que les registres restent dans l’Oise et donc que la numérisation se déroule sur le territoire, dans des salles mises à disposition par des mairies ».

Le choix du prestataire se porte rapidement sur Numerize, entreprise spécialisée dans la numérisation de documents papier fondée en 2008 et basée en Alsace (Grand Est).

0,40 euro par acte numérisé

« Nous voulions un tarif clair qui inclut les déplacements », précise Emmanuel Vivé ; « à l’époque, les prix du marché s’élevaient à environ 1,20 euro par acte. Numerize s’est adapté à notre organisation sur le territoire tout en nous proposant une prestation de qualité, sans interruption de service — si une mairie était sollicitée pour un acte —, et à un tarif de 0,40 euro ».

Le marché est attribué en janvier 2017 et le projet démarre dès le mois suivant sur le terrain. Si la numérisation est réalisée dans l’Oise, c’est chez Numerize que sont ensuite effectués le nettoyage, le découpage (pour obtenir un acte par page incluant les Post-its de fin de registre) et l’indexation.

« Nous avons reçu les premiers fichiers sur des serveurs de téléchargement en mai-juin 2017 », explique Emmanuel Vivé ; « notre formateur se rendait ensuite en mairie pour intégrer les fichiers dans le logiciel d’état civil et former la collectivité à l’usage ».

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691 630 actes numérisés et indexés

Le projet, qui comptabilise 691 630 actes numérisés et indexés, est un succès.

« Les communes sont très satisfaites », se réjouit Emmanuel Vivé ; « elles apprécient le gain de temps que la numérisation leur offre et les économies de reliure réalisées en manipulant moins les registres anciens ».

D’autres projets de numérisation sont aujourd’hui à l’étude, comme celle des registres de délibération, des bulletins de paie ou encore des dossiers d’urbanisme. « La question du versement dans des logiciels dédiés se pose », reconnaît Emmanuel Vivé ; « et cela demande réflexion ».