Documentaliste pour le site industriel de la Chevrolière, près de Nantes (l’usine a été inaugurée en 1990), Nolwenn Appéré gère l’ensemble de la documentation papier et numérique (acquisition, abonnement, etc.) pour les services R&D du groupe et propose également des services de veille et de recherche bibliographique.
Pour mener à bien ses missions, Nolwenn Appéré jongle au quotidien avec plusieurs outils. Auparavant deux logiciels étaient utilisés conjointement pour la gestion documentaire. Mais, parce que ces outils étaient devenus obsolètes et ne correspondaient plus aux besoins et pratiques des usagers, Armor s’est tourné vers d’autres cieux.
Recherche, personnalisation et interfaçage
« La recherche à la Google, tout le monde fonctionne de cette manière-là aujourd’hui », assure la documentaliste. Le groupe s’est donc mis en quête de nouveaux outils et a opté pour Digimind pour la veille, avec en parallèle, Syracuse, pour la gestion documentaire. « Nous avons tout particulièrement apprécié le moteur de recherche, simple, rapide et performant de la plateforme Archimed, ajoute Mme Appéré. Nous avons également beaucoup aimé les possibilités de personnalisation des interfaces qui s’avèrent très poussées ».
La plateforme documentaire a donc été adaptée à la charte graphique de l’entreprise et permet même désormais l’accès à des bases de données externes. C’est d’ailleurs là l’un de ses gros points forts. « Cela permet de ne pas quitter le portail pour effectuer ses recherches », précise la documentaliste.
Vers une éditorialisation de l’information
Syracuse est utilisée exclusivement en interne pour le personnel des équipes de R&D, ce qui représente une centaine de personnes. « J’injecte dans Syracuse les flux d’informations issus de la veille que nous réalisons, continue Nolwenn Appéré qui avoue ne pas encore utiliser la fonction “newsletter”. En revanche, la plateforme me permet de diffuser facilement des flux RSS et des flux de news, indique-t-elle. Bien entendu, j’aimerais pouvoir éditorialiser et valoriser davantage notre vivier d’informations, mais je manque de temps pour exploiter pleinement toutes les possibilités de la plateforme. Je fais cependant régulièrement des mises à jour sur les thèmes d’actualités qui intéressent la R&D ».
L’importance de définir les priorités
Si lors de la phase de lancement du projet, toutes les parties prenantes fourmillent d’idées et affichent une motivation inébranlable, force est de constater qu’une fois la solution en production, il est impératif de prioriser les actions.
Au sein du groupe Armor, la priorité résidait dans la centralisation de la documentation au sein d’une seule plateforme et dans un accès facilité à cette information. « Qu’il s’agisse de l’accès aux bases de données externes, aux actualités, aux informations issues de la veille et aux données bibliographiques, l’important pour nous était que le personnel de la R&D puisse trouver facilement des informations pertinentes » précise Nolwenn Appéré.
Utiliser Syracuse devient un réflexe
Globalement, les usagers sont très satisfaits de ce nouvel outil. Rapidement, ils ont pris le réflexe d’utiliser la plateforme pour accéder à ce vivier documentaire. Ils ont même été surpris de découvrir la possibilité d’accéder à des ressources externes et à des actualités directement depuis Syracuse.
Une question de dosage
Syracuse est un outil qui permet de faire beaucoup de choses avec énormément de fonctions très poussées. Tout est d’ailleurs paramétrable. « Et même si en soi, le back-office de la plateforme est simple d’utilisation, nous pourrions passer des heures à la paramétrer afin de pouvoir exploiter toutes ses fonctionnalités, concède la documentaliste. D’autant que j’ai toujours une petite crainte sur le fait de proposer beaucoup d’informations aux usagers. J’ai peur de les noyer ».
« Syracuse n’a pas modifié mon rôle »
Enfin, quand on demande à Nolwenn Appéré si Syracuse a changé son rôle dans l’entreprise, elle répond que non. « Je reste la référente en matière de recherche et de sélection d’informations, précise-t-elle. Si la R&D a aujourd’hui le réflexe d’aller chercher sur Syracuse, dès qu’une recherche complexe se présente, elle se tourne vers moi. Syracuse est un facilitateur et permet de valoriser l’information, mais n’a pas modifié mon rôle vis-à-vis des collaborateurs ».
Pour en savoir plus, consultez notre livre blanc consacré à la gestion des connaissances
Alfeo
marketing@alfeosoft.com
www.alfeosoft.com
