Digital Workplace : une application pour assurer une gouvernance décentralisée des communautés à large échelle

Après plus d’un an et demi de travail, Jamespot, éditeur français de Digital Workplace, vient tout juste de dévoiler une application inédite : Animation Grand Réseau. Ayant mobilisé une dizaine de professionnels de secteurs différents, la création de ce nouvel outil est la réponse à une problématique anticipée depuis longtemps, arrivée à maturation aujourd’hui : le dépassement de réseaux à des tailles critiques.

« Cette application vient d’un vrai besoin structurel quand on commence à avoir de grands volumes d’utilisateurs. Comme dans une collectivité, gérer une centaine ou quelques milliers de personnes est assez simple, mais quand on a plus de 10 000, voire 100 000 personnes, cela devient plus compliqué. D’où la nécessité de s’appuyer sur des collaborateurs qui vont faire, de manière autonome, ce qui était auparavant dévolu à l’administration de la plateforme et aux animateurs de communautés. C’est là le principe de l’application : pouvoir accueillir les utilisateurs, modérer les contenus publiés, animer les communautés et les structurer entre elles », indique Alain Garnier, président de Jamespot.

Entre simplicité d’utilisation et richesse de fonctionnalités

Non invasive afin de ne pas perturber les utilisateurs de solution de Jamespot, la nouvelle application Animation Grand Réseau a fait l’objet d’un important travail autour de l’expérience utilisateur (UX). Le but : proposer une gestion dynamique via un outil intégrant la nouvelle charte graphique de l’éditeur. Couplée à la V2 de la Digital Workplace Smart Place, l’application permet à chacun d’accéder à sa page d’accueil habituelle puis, en fonction des communautés auxquelles il est intégré, de visiter d’autres pages d’accueil secondaires.

Particulièrement structurante, Animation Grand Réseau est dotée de toutes les fonctionnalités visant à assurer l’animation des communautés :

• Droits simplifiés d’administration : possibilité de gérer les utilisateurs au niveau de leurs communautés (envois d’invitations, déplacement des utilisateurs au sein des groupes, etc.) ;
• Gestion du contenu : les administrateurs de communautés ont de la visibilité sur les contenus qui les concernent et peuvent publier pour tous au niveau d’un réseau (à l’échelle locale notamment) ;
• Lien avec l’intranet : déploiement d’une gouvernance par communauté (intranet national puis intranets départementaux, par exemple) et possibilité de déléguer les droits de construction d’intranet aux utilisateurs faisant partie de la communauté.

Construisant automatiquement l’organisation décentralisée d’un client, l’application s’impose ainsi comme l’outil idéal pour les structures présentant une masse d’utilisateurs importante et un certain niveau de décentralisation des animateurs locaux potentiels. 

Des utilisateurs déjà convaincus

Preuve de son utilité : Animation Grand Réseau a déjà séduit deux acteurs majeurs, totalisant plus de 120 000 utilisateurs. Parfaite illustration de l’intérêt de l’application de Jamespot, la Cnam (Caisse nationale de l’assurance maladie) se déploie sur l’ensemble du territoire à travers ses CPAM (Caisses primaires d’assurance maladie). Ces dernières représentent une communauté à part entière, gérées à l’échelle locale. Grâce à l’application de Jamespot, chacune peut adopter une logique hiérarchique et structurelle (similaire à de nombreuses autres organisations) afin de déterminer ce que les utilisateurs d’une CPAM donnée peuvent voir ou non et les contenus auxquels ils ont accès.

De son côté, Bpifrance, banque publique d’investissement, a préféré opter pour une segmentation par type de clients. Ces derniers sont classés dans différentes catégories correspondant à des typologies d’entreprise. Grâce à Animation Grand Réseau, l’organisme financier peut attribuer différents administrateurs en fonction des typologies de ses clients pour une gestion optimale des communautés mises en place. Le tout en restant sur Microsoft Office 365, dont Bpifrance était déjà équipé, et avec qui Jamespot dispose d’un connecteur pour synchroniser les documents et les utilisateurs. Office 365 peut dès lors être pleinement utilisé pour ce qu’il est, c’est-à-dire un système de bureautique géré par le DSI.

Une application qui ouvre la voie à d’autres développements

Avec son application inédite, Jamespot offre la possibilité aux organisations de grande taille de disposer de tous les bienfaits de la Digital Workplace et de l’Intranet, mêlant des notions de gestion des communautés et de structuration hiérarchique. L’éditeur français confirme ainsi sa position d’entreprise innovante, dont les solutions s’adaptent pleinement au digital, au travail hybride et aux gestes collectifs. 

« Nous travaillons sur tous ces aspects car nous considérons que les outils existants sont trop centrés sur la productivité individuelle. Au contraire, il faut davantage muscler le collectif plutôt que se concentrer uniquement sur soi-même. Dans ce sens, nous proposerons de nouvelles applications dès septembre 2021 afin de renforcer la dimension collaborative, qui apporte plus de valeur à nos clients. C’est ce qu’ils attendent aujourd’hui, à l’ère du travail hybride et digital, pour structurer le travail que l’on fait en commun », projette déjà Alain Garnier. Autant dire que la rentrée promet d’être particulièrement riche en nouveautés du côté de Jamespot !