Québec : où en est la transformation numérique de la gestion de l'information

Le 22/02/2022 Élisabeth Lavigueur

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Le Québec regorge d’entreprises innovantes en IA. Grâce à cette dernière, la gestion de l’information et des documents est toute autre, on est dans l’analyse et la compréhension de la donnée. (Freepik/rawpixel.com)

Nombreux sont les articles qui traitent des changements radicaux opérés dans les entreprises en raison de la pandémie. La transformation numérique au Québec a connu le même essor. Qu’en est-il alors de la transformation numérique relative à la gestion de l'information et des documents ? La gestion documentaire contribue à la transformation numérique des organisations et mise sur l’intelligence artificielle.

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[De notre correspondante à Montréal] À l’École de technologie supérieure (ÉTS), le Bureau de la gestion des documents et archives (BGDA) a entrepris un virage numérique colossal. Passer d’une solution de Ged à une solution de gestion des contenu (ECM) fut un exploit. Leur solution de Ged ne répondait plus aux besoins d’affaires.

La multiplication des applications collaboratives a conduit à la dispersion des documents devenus introuvables, que ce soit dans Teams, Zoom ou OneNote.

Nadine Lemieux, archiviste, conseillère en gestion de l’information à l’ÉTS, en fait le constat douloureux.

« Il fallait trouver une solution beaucoup plus conviviale, évolutive, permettant de prendre en charge les documents dès leur création, de les signer électroniquement et de travailler à distance. La solution retenue fut M-Files, tout en gardant la solution de Ged SyGed pour la gestion des archives ».

Plonger dans le 100% numérique, au cas par cas

Le BGDA est ainsi passé de l’ère du classement des documents à celle de l’utilisation stratégique de l’information. Mais comment opérer ce virage quand la grande majorité des employés travaillent en silos ?

« La transformation numérique s’est faite au cas par cas et sur mesure en organisant des ateliers de migration et de traitement des documents. Une équipe de support procède encore à l’implantation, le BGDA ne veut plus être le premier répondant, on lâche notre bâton de pèlerin », ajoute madame Lemieux. « Le fait de passer du papier au serveur et de développer une classification collaborative au rythme du projet d’implantation fut une vraie révolution, on est dans la donnée », précise-t-elle.

L’expérience de l’utilisateur avant l’outil

« Ce ne sont pas les technologies qui ont été l’enjeu majeur », explique madame Lemieux, mais bien la nouvelle façon de traiter l’information. La transformation numérique implique en effet la remise en cause de la gouvernance de l’information.

« On a tout bouleversé », ajoute Nadine Lemieux. En effet, les grandes approches traditionnelles, telles qu’un plan de communication global ou un plan d'action rigide ont été écartées. « On a aussi évité la migration massive d’un plan de classification et d’un calendrier des délais de conservation. Notre objectif crucial est de rendre l’usager progressivement autonome, tous nos utilisateurs deviennent des experts », souligne Nadine Lemieux. À long terme, nous voulons des « wow partout » dans l’organisme. Déjà, plus de 200 employés utilisent quotidiennement M-Files.

Place à l’IA dans la transformation numérique

Reconnaître automatiquement le sujet d’un document sans le lire, dériver automatiquement un code, permettre un nommage immédiat ou le catégoriser intuitivement, on l’aura compris, l’intelligence artificielle (IA) entre en jeu.

Encore une fois, c’est un grand bouleversement pour l’utilisateur. En effet, la localisation du document électronique ou les codes de classification disparaissent au profit des métadonnées et à l’intégration croissante de différents algorithmes. L’entreprise LexRockAI, spécialisée en gestion de l'information, des documents et des données, utilise l’IA pour mettre en évidence les données textuelles non structurées dans les documents. L’entreprise Constellio utilise aussi une autre approche de l’IA pour éditer, classer et gérer automatiquement les versions des documents ou pour détecter les doublons.

Le Québec regorge d’entreprises innovantes en IA. Grâce à cette dernière, la gestion de l'information et des documents est toute autre, on est dans l’analyse et la compréhension de la donnée. Est-ce l’annonce de la disparition des solutions de Ged traditionnelles au profit de solutions qui vont de plus en plus intégrer l’IA ? L’avenir le dira.

Élisabeth Lavigueur