La numérisation présente de nombreux avantages pour toutes les organisations, les deux principaux étant :
- la possibilité d’accéder à l’information 24/7 grâce à un système permettant de centraliser les documents, de les indexer, de les classer, de les structurer et de facilement les retrouver.
- la sécurisation du fonds documentaire. La numérisation permet de mettre certains documents et contenus sensibles à l’abri des pertes et des dommages physiques (humidité, inondation, incendie, etc.). Numériser, c’est aussi et surtout anticiper les risques.
Les atouts de la copie fidèle
La numérisation “fidèle” ajoute à cela un autre avantage majeur : elle reproduit à l’identique, sur le fond et la forme, le document original papier et permet de transférer sa valeur légale à une copie électronique. Ce processus comprend les 12 étapes de la NF 544, toutes tracées, et aboutit à la production d’un fichier PDF ou PDF/A (PDF Archivage) permettant de préserver l’intégrité du document sur le long terme. Chaque document possède ainsi son empreinte numérique, vérifiable par le client. Ensuite, ce fichier doit être injecté dans un SAE
certifié NF 461, car lui seul permet de maintenir cette valeur légale dans le temps, dans un environnement dédié et sécurisé. En cas de litige ou de contrôle, les organisations peuvent
dès lors opposer cette copie numérique, sans avoir à produire l’original papier.
Des priorités à définir
Reste que tous les documents n’ont pas vocation à être numérisés en mode copie fidèle. Si cela ne présente pas d’intérêt majeur pour les documents comptables par exemple, pour
certains documents sensibles comme les autorisations de mise sur le marché des laboratoires pharmaceutiques, des contrats ou des baux immobiliers, en revanche, cette opération fait sens. RÉCUP’AIR par exemple, réseau de santé multidisciplinaire en Ile-de-France, qui propose un programme de réadaptation respiratoire aux porteurs d’une maladie respiratoire chronique, s’est tourné vers Novarchive pour numériser plus de 10 ans de dossiers patients contenant des données sensibles. RECUP’AIR ayant fait le choix de détruire les dossiers papiers, ils ont opté pour une numérisation fidèle afin de garantir la fiabilité et la sécurisation de leurs dossiers. Plus de 4 000 dossiers ont ainsi été dématérialisés et injectés dans le SAE Novarchive certifié NF-461. Et tous les ans, les dossiers de l’année écoulée sont numérisés chez Novarchive.
Deux certifications indispensables
Pour garantir la transformation digitale des documents clés de l'entreprise, deux certifications Afnor sont nécessaires :
- la NF 544
Elle garantit que le processus de numérisation des documents respecte les exigences de la norme NF Z42-026. Ce qui fait du document électronique une copie “fidèle” de l’original papier. Elle permet également de valider la qualité des prestations dans un processus d’amélioration continue. Notez que cette certification porte sur un site de numérisation dans son ensemble et non sur une simple “chaîne de numérisation” qui pourrait être installée chez un client par exemple pour une reprise d’archives internalisées.
- la NF 461
Car pour devenir “fiable”, la copie “fidèle” doit être versée dans un SAE certifié NF 461. Dès lors, le document archivé a, en cas de litige ou de contrôle, la même valeur probante que le document original papier. Ce dernier peut dès lors être détruit, à condition toutefois d’évaluer les risques au préalable. Certaines organisations préfèrent la “double sécurité”, à savoir une copie fiable archivée dans le SAE et le document papier. A chacun sa stratégie. Cette double certification est un gage de qualité et de traçabilité et doit guider les organisations dans le choix du prestataire.
