Facturation électronique : tout vient à point à qui n’attend pas

Des obligations réglementaires qui chamboulent les processus de facturation

Ce cadre juridique induit des changements majeurs pour toutes les entreprises : la facturation électronique modifie en effet les processus internes (avec les obligations de « e-reporting » et de « e-invoicing »), transforme les relations avec les fournisseurs (avec les  nouvelles plateformes de dématérialisation), les clients et l’administration fiscale. 

Concrètement, les factures émises par une entreprise à destination de ses clients seront transmises à une plateforme de prestation de services de facturation électronique (privée ou publique), qui se chargera de les envoyer à la plateforme publique et, le cas échéant, à l’entreprise destinataire. La facturation électronique nécessite donc des solutions technologiques adaptées, notamment pour garantir la sécurité, la valeur probatoire, l’archivage et la traçabilité…

Dématérialisation de factures : les avantages par l’exemple

C’est, ensuite, au-delà des obligations réglementaires, un principe de réalité et de pragmatisme des entreprises. Comment ignorer, dans un contexte de transformation digitale qui, elle aussi, devient incontournable, tous les bénéfices de la dématérialisation par rapport à une gestion manuelle des factures, confirmés par plusieurs études ? 

Ces atouts sont multiples et connus depuis longtemps : réduction des coûts directs et indirects, simplification des processus de bout en bout, sécurisation des données, élimination des tâches chronophages, richesse fonctionnelle des solutions, traitement collaboratif des factures, traçabilité, conformité réglementaire, accès facilité aux factures et aux documents associés, simplification du stockage, éco-responsabilité... 

(Cliquez sur l'infographie : Comment se préparer à la facture dématérialisée pour l'agrandir

Une création de valeur pour tous les métiers

La liste est longue et de plus en plus d’entreprises ont bien compris la valeur créée par la dématérialisation des factures (clients et fournisseurs). D’autant que l’impact de la facturation électronique se manifeste à plusieurs niveaux.

Pour les collaborateurs, qui deviennent plus productifs avec des tâches enrichies par la disparition de celles qui sont chronophages et sans réelle valeur ajoutée. Au niveau de l’organisation, l’impact de la facturation électronique se concrétise par une meilleure fluidité des processus, des gains d’efficacité et en sécurité/traçabilité/archivage. On observe un effet d’entraînement de la dématérialisation : dès lors qu’un processus se trouve dématérialisé, les autres suivent, du fait de leur imbrication et leurs interdépendances dans une organisation.

Les pratiques managériales deviennent davantage collaboratives, avec des prises de décision davantage basées sur les données (grâce aux tableaux de bord proposés par les solutions de dématérialisation...). La facturation électronique bouleverse également le système d’information des entreprises.

Ne serait-ce que pour se conformer à la législation : les entreprises doivent implémenter de nouvelles solutions technologiques ou des évolutions de l’existant, afin de respecter les contraintes imposées par la réforme (émission de factures nativement électroniques, transmission des factures à l’administration fiscale, capacité à recevoir des factures nativement électroniques, transmission des données de paiement de la facture à l’administration fiscale...).

Enfin, la facturation électronique redéfinit (et améliore) les relations entre une entreprise, ses clients, ses fournisseurs et l’administration fiscale.

Pourquoi attendre pour s’équiper d’une solution de dématérialisation de factures ?

Malgré tous les atouts de la facturation électronique, la majorité des entreprises n’est toujours pas équipée. Seulement une sur deux a déjà franchi l’étape de la facturation électronique (clients ou fournisseurs), selon le baromètre 2022 de la facturation électronique publié par Best Practices. Mais pas toujours pour l’ensemble du périmètre de la facturation client : une entreprise sur cinq traite plus de 75 % de ses factures clients sous forme électronique et trois sur dix se contentent de moins de 10 % des volumes de factures.

Pire, selon une étude d’OpinionWay, 29 % des entreprises françaises n’avaient pas encore entamé, fin 2022¹, de démarches pour se conformer à l’obligation de facturation électronique à venir, alors que les échéances se rapprochent et que la plupart des cabinets d’expertise-comptable sont équipés et prêts pour gérer cette révolution ! Plus de la moitié des entreprises estiment que le coût de la mise en conformité est très élevé et que l’effort est trop complexe.

Le problème est qu’il est de moins en moins pertinent d’attendre pour s’équiper d’une solution de dématérialisation de factures. À mesure que l’échéance de l’obligation de facturation électronique se rapproche, que les exigences de transformation digitale se font plus pressantes et que les injonctions à améliorer l’efficacité opérationnelle, les entreprises retardataires en subiront de plus en plus les conséquences... Par rapport à celles qui auront suivi le principe, avisé, que « tout vient à point à qui n’attend pas... » !

¹Les entreprises et la généralisation de la facturation électronique, opinionWay, décembre 2022.

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