En 15 années d’existence, le service documentation du conseil général de Meurthe-et-Moselle a accompagné l’évolution des besoins de ses usagers. Cela fait près de dix ans qu’il a migré des supports papier vers le format numérique : « Jadis, nous faisions parvenir nos documents par la voie du papier ; nous les avons ensuite expédiés sur les messageries des utilisateurs. Aujourd’hui, nous utilisons une Ged intégrée au sein de notre intranet », explique Hélène Berte la responsable du service documentation. Objectif : que chaque agent situé dans la centaine de structures dispersées dans le département bénéficie des mêmes services que les services localisés à Nancy.
Le service documentation du conseil général de Meurthe-et-Moselle a fait appel à la solution E-Dip de l’éditeur Dip Systèmes. Cette Ged permet de diffuser une multitude de documents produits par les documentalistes : textes législatifs, sommaires et tables des matières des livres reçus, articles de presse, sélection de sites internet… La fonction veille n’a pas été oubliée puisque les quatre documentalistes surveillent de nombreuses sources à l’intention des différents métiers représentés au conseil général : « Nous menons une veille sur tous les domaines dont le conseil est responsable, précise Maud Adam, chargée d’information au sein du service documentation; cette veille porte sur le domaine social, la protection de l’enfance, l’entretien des collèges, les routes départementales… Le défi consiste à remonter de l’information sans tomber dans l’infobésité ! Cette fonction de veille est particulièrement appréciée par les utilisateurs… ».
retourner l'iceberg
L’année 2010 devrait marquer le passage à une Ged autour des photographies des nombreux bâtiments dont le conseil général de Meurtheet- Moselle a la responsabilité. Ce projet documentaire permet également aux professionnels de l’infodoc de donner de la visibilité à leur travail selon Maud Adam : « Nous utilisons les nouvelles technologies pour retourner l’iceberg et montrer tout le travail que nous menons et qui est, habituellement, invisible… »
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