ECM : entre uniformisation et adaptation

La spécialisation des outils d'ECM selon un périmètre fonctionnel précis est de moins en moins avérée. Les solutions ne s'en différencient pas moins par les technologies employées, les modalités d'intégration et d'implémentation, ainsi que par des spécificités fonctionnelles persistantes ou au contraire récemment implémentées.

Servant la plupart du temps à mettre en place un portail web, les outils de gestion de contenu peuvent répondre à de multiples besoins par le truchement de multiples fonctionnalités. Ces besoins vont du portail institutionnel à l'intranet collaboratif, en passant par le portail documentaire ou site web d'une médiathèque, connecté à son catalogue. Reposant sur le paradigme d'un point d'entrée unique et de l'accès à un ensemble d'applications fonctionnelles, la solution d'Enterprise Content Management (ECM) présente traditionnellement une spécialisation selon le degré d'élaboration et le niveau de développement de certaines fonctionnalités.

Un site institutionnel requiert des fonctions de recherche performantes, une fine gestion des droits ainsi qu'un moteur de worflow perfectionné. L'importance du workflow est tout aussi avérée dans le cas d'un intranet, et s'accompagne évidemment de fonctionnalités collaboratives, le plus souvent forum, wikis, blogs, mais aussi messagerie instantannée et versionning. Pour un portail à vocation documentaire, des fonctionnalités de gestion des abonnements, des acquisitions et des prêts s'avèrent indispensables, tandis que sont souhaitables celles de gestion d'un thésaurus et de conception de dossiers documentaires.

coller au processus métier 

Cette vision initiale, toujours vraie, s'atténue, la comparaison des solutions du marché démontrant une tendance avérée à la généralisation des fonctionnalités évoquées ci-dessus, ne permettant plus de distinguer aussi clairement différents périmètres fonctionnels. Dans le même temps, les logiciels d'ECM tendent à coller le plus finement possible au processus métier, nouveau leitmotiv de la gestion de contenu d'entreprise. Un aspect « sur mesure » qui explique en partie ce mouvement de déspécialisation.

Conséquence de l'adaptation croissante au processus métier, les modalités d'intégration de l'outil prennent davantage d'importance, sous deux formes : soit les éditeurs sont leurs propres intégrateurs, il s'agit essentiellement d'acteurs issus du monde de l'infodoc (Aidel, PMB, JLB...), soit ils passent par des partenaires intégrateurs, souvent d'importantes SSII du marché (OpenWide, CleverAge, Atos, SQLI ou encore Capgemini).

Si quasiment toutes les solutions sont en mode full web, peu – PMB et Nuxeo - sont 100% open source. En regardant un peu plus sous le capot, on constate que les solutions d'ECM ne se distribuent pas équitablement selon les deux grandes familles de langages de programmation, le PHP étant bien moins utilisé que le Java. C+ et C++ sont également représentés, notamment par Azur Technology et Perceptive Software. Le standard Content Management Interoperability Services (CMIS) s'impose progressivement.

recherche à facettes

Un des facteurs les plus discriminants réside dans la recherche. Elle permet de distinguer deux grandes familles : les logiciels où elle n'est que plein texte, voire sur index et multicritère (Azur Technology, GB Concept, JLB, Siatel) et ceux qui intègrent d'autres technologies, notamment la recherche sémantique (Perceptive Software, OpenText, Nuxeo, Ever Team). À noter que la recherche à facettes, répondant à un vrai besoin dans un contexte d'infobésité, se développe. Certains, tel Armadillo, proposent également une recherche par cartographie.

GB Concept et PMB, deux solutions à forte coloration infodoc, font figure d'exception en ne proposant, ni en module complémentaire, ni en consultation (ni a fortiori en administration), de comptabilité nomade, navigation sur un smartphone par exemple. Les fonctionnalités d'archivage électronique ne se sont pas encore généralisées. Azur Technology, Ever Team, OpenText et Tessi, seuls les importants éditeurs généralistes proposent ainsi des fonctionnalités de coffre-fort électronique.

Dernier élément pouvant influer notablement sur un choix, rares sont les solutions d'ECM ne bénéficiant pas de club utilisateur. Issue culturellement du monde de l'infodoc, cette dimension humaine se révèle majeure dans un monde de la gestion de contenu où les échanges de bonnes pratiques ont fait preuve de leur efficacité.

Panorama des Solution d'ECM