Ged pour PME et professions libérales

La généralisation des échanges dématérialisés oblige de plus en plus de PME, de services d'entreprise ou de professions libérales à s'équiper de systèmes de Ged. Une opération qui s’appuie sur des solutions à leur échelle.

Un système de gestion électronique de documents (Ged) peut ne toucher qu'un département ou qu'un service d'une organisation où l’on souhaite numériser des documents papier, les intégrer et les gérer dans le système d’information, en respectant les processus métier. C’est l'inverse d'un projet de gestion de contenu (ECM) qui impacte l'ensemble des process d'une entreprise.

La mise en place d'une solution de Ged correspond souvent à un petit projet, ne nécessitant qu'un budget limité. Un nombre sans cesse croissant de PME et de professions libérales telles qu'experts-comptables, notaires, médecins ou avocats franchissent le pas et l’adoptent.

offre ciblée PME ou non

Côté éditeurs de solutions de Ged, une majorité - M-Files, SagemCom, Maarch - proposent des offres extensibles, adaptables aussi bien aux petites structures qu'aux grands comptes et à leurs importants besoins. Ce sont alors le paramétrage de la solution, le déploiement de modules et les modes de tarification qui font la différence. A l’opposé, d’autres éditeurs ciblent précisément les PME, tels l'allemand Docuware ou Novaxel avec se « Ged intuitive ».

Les modes de tarification sont divers : par forfait, au projet, à la licence... Certains éditeurs, Maarch par exemple, vont jusqu'à ne facturer qu'une maintenance annuelle et un hébergement en Saas.

Le marché de la Ged est largement propriétaire. Seul Maarch est totalement libre. Novaxel et Cotranet intégrent des briques open source.

Pour les fonctionnalités, certaines se sont uniformisées et ne permettent pas de réellement distinguer deux solutions entre elles. Par exemple, les logiciels de Ged sont évidemment tous interfacés avec un scanner, la différence se jouant sur les partenariats constructeurs, limitatifs pour certains (Novadys avec Ricoh, Azur Technology avec Kodak et Canon), d'autres (Maarch avec Fujistsu) se contentant de recommander un constructeur. L’interfaçage s’opère via l'usage de pilotes (Isis et Twain essentiellement), voire d'un simple scan to FTP. Le cas de Docushare est à part, solution et scanner étant de marque Xerox.

Éditique et recherche peu développées

Gestion des versions et des modèles de documents, ainsi que conversion de formats (PDF surtout, mais aussi HTML) sont largement prises en charges, exception faite de quelques rares éditeurs. La modification en ligne des documents, déployée dans la majorité des solutions, adopte également l'apparence d'une fonctionnalité standard.

En revanche, à l'exception de Cotranet qui propose l'intégration des métadonnées dans des templates de documents, ainsi que SagemCom avec la connexion à un fax, les fonctionnalités éditiques sont plutôt rares pour ces outils. Les problématiques métier auxquelles ils répondent semble résider davantage dans l'acquisition et le classement que dans la diffusion.

Recherche plein texte et avancée sont disponibles dans toutes les solutions, Aidel étant le seul éditeur à proposer une recherche sémantique. La recherche apparaît donc comme le parent pauvre fonctionnel de ces systèmes de Ged. Ce phénomène s'explique largement par une masse documentaire moindre que chez les grands comptes ou autres clients. En outre, arborescence documentaire et plan de classement - fonctionnalités standard de tous les logiciels comparés - rendent ce besoin moins prégnant.

Toutes les solutions, exceptée celle d’Aidel, proposent ou vont proposer dans leur nouvelle version des fonctionnalités de coffre-fort électronique, essentiellement par partenariat. Horodatage et certificat électronique, encore peu répandus, se développent. CDC Fast, Dictao et Chambersign constituent les partenaires les plus courants.

Seule une minorité de solutions proposent la connexion à une gestion de contenu web (CMS), pourtant peu coûteuse et techniquement peu complexe à mettre en place. Mais PME, juristes et petites collectivités n'ont pas toujours (encore ?) pris place sur la Toile. Enfin, des fonctionnalités collaboratives - essentiellement forum, wiki et commentaires - sont disponibles dans la moitié des solutions comparées. Cotranet est celle qui en offre le plus large éventail, avec notamment un module de réseau social d’entreprise (RSE), un annuaire et des sondages.

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