Macif : la convergence des métiers pour la gouvernance de l’information

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°378

Au sommaire : 

- Dossier : bibliothécaires, documentalistes et archivistes : où en est la convergence ?
- Formations en infodoc : entre convergence, polyvalence et hybridation
- L'Humathèque du Campus Condorcet ou l'art de désiloter les métiers
- Aux archives de Grenoble, le métier d’archiviste-bibliothécaire
- Au Mucem, une convergence d'objectifs avant tout
- Macif : la convergence des métiers pour la gouvernance de l’information

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Depuis son arrivée en 2008, Amélie Douillard a parcouru les différentes filiales de la Macif avant de rejoindre la maison mère en 2019, où elle est depuis la responsable du service Gestion d’information et connaissances. Sa mission ? Assurer la gouvernance de l’information pour la mutuelle d’assurance et ses entités affiliées.

Un poste qui s’appuie sur sa formation de documentaliste - Amélie Douillard est titulaire d’une licence professionnelle en gestion des ressources d’information, obtenue à l’Université de Tours en 2005 - mais qui s’étend bien au-delà des missions traditionnelles du domaine.

Lorsqu’Amélie Douillard évoque son métier, elle se décrit volontiers comme la responsable de la documentation plutôt que comme documentaliste. "Ce n’est plus mon rôle au quotidien, même si celui-ci reste lié aux missions d’une documentaliste ou d’une archiviste", explique-t-elle. "En fonction des cas, lorsqu’il faut piloter le cycle de vie d’un document, je me sers de mes expertises en records management, en gestion des connaissances ou en archivistique".

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De la documentation vers une spécialisation en archives

Selon Amélie Douillard, c’est son intégration au sein de l’Espace Gérard Andreck (qui collecte, préserve et valorise les fonds documentaires de la Macif) en 2014 qui a marqué le début de la convergence de ses pratiques professionnelles. Elle y pilote alors la création du centre de ressources et du site web de gestion des archives tout en suivant un DU en archives à l’Université de Poitiers.

"C’est lorsque j’ai dû gérer un fonds d’archives patrimoniales que j’ai ressenti le besoin de me former davantage dans ce domaine", confie-t-elle. "Mes compétences en records management ne suffisaient pas".

En 2021, elle est confrontée à un projet ambitieux : le déménagement du site d’archivage de la Macif, soit 42 kilomètres linéaires d’archives papier. "Grâce à ma nouvelle approche archivistique, nous avons pu envisager un tri dans les archives à l’aide d’un référentiel de durées de conservation", explique-t-elle.

Cette spécialisation la prépare également à relever un nouveau défi au sein de son poste actuel : la mise en place de la gouvernance de l’information pour les près de 11 000 collaborateurs de la Macif.

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Missions variées et compétences croisées

Aujourd’hui, les missions d’Amélie Douillard couvrent un large spectre, du management d’équipe au pilotage de projets stratégiques, comme le déploiement d’une base de connaissances client pour l’ensemble des collaborateurs s’occupant de la relation client. "Ce sont les personnes de mon équipe qui réalisent les missions opérationnelles, comme remplir un bordereau de versement d’archives ou indexer des documents", précise-t-elle. "Mon expérience terrain et ma formation initiale me permettent de mieux comprendre les besoins fonctionnels, que ce soit pour choisir un logiciel d’archives ou pour évaluer les impacts d’un projet sur l’activité".

Une double casquette rare

Pour Amélie Douillard, ce croisement des compétences entre gestion de l’information, archivistique et documentation est une réalité. "Mon profil peut être assez rare", souligne-t-elle. "On trouve moins d’archivistes dans le secteur privé que dans les services publics, c’est pourquoi nous devons être convergents et polyvalents pour être performants".

Cette convergence des pratiques se retrouve également lorsqu’il s’agit de choisir entre une approche archivistique ou documentaire. "Il y a un vrai besoin de partager un vocabulaire commun et de définir clairement nos objectifs pour éviter les malentendus", conclut-elle.