CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°378
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Que ce soit par des méthodes traditionnelles sur papier ou par le biais de l’archivage électronique, réduire les volumes tout en préservant les documents est devenu un impératif écologique. Découvrez la recette pour une empreinte carbone plus légère et des archives plus vertes !
1. Optimisation des archives pour une gestion efficace
Les archivistes sont confrontés à un défi majeur, au cœur de leur travail : réduire les volumes pour ne conserver que les documents ayant une valeur, ceux qui sont réellement nécessaires. Lors des opérations de tri, l’objectif est de contrôler les volumes, de préserver les documents originaux, d’éliminer les doublons et les versions intermédiaires.
Dans les fonds d’archives, jusqu’à 80 % des volumes totaux peuvent être concernés par ces opérations de tri. Cette surabondance entraîne des coûts de stockage élevés, des perturbations liées aux réponses inadaptées, un impact environnemental accru, ainsi que des coûts opérationnels plus importants.
Lire aussi : La conservation écoresponsable d’archives
2. Le rôle des archivistes pour réduire l’empreinte carbone
Face à l’urgence climatique, les archivistes adoptent des stratégies pour réduire leur empreinte carbone en diminuant les volumes papier grâce au tri et en optimisant l’archivage électronique. Selon le 13e Rapport Serda-Archimag sur la gouvernance de l’information numérique en 2024, 55 % des répondants sont engagés ou prévoient des initiatives d’archivage électronique. Ainsi, une organisation sur deux dispose actuellement d’un système d’archivage électronique ou envisage d’en mettre un en place. Même au sein d’entreprises n’ayant pas ce type de projet, les archivistes ont un rôle important à jouer : préparer l’archivage électronique, améliorer les usages et réduire les volumes des documents d’activités.
Malgré les progrès réalisés, de nombreux défis persistent ou restent insuffisamment adressés, notamment en ce qui concerne les durées de conservation, les règles de destruction et de purge. Les retards dans ces domaines sont préoccupants au regard des obligations réglementaires ainsi que du droit à l’oubli.
Soulignons que des sanctions existent et que la réputation des organisations est de plus en plus exposée. Les délégués à la protection des données travaillent de concert avec les archivistes pour garantir l’application des règles d’élimination.
Lire aussi : Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique
3. Méthodologie pour la réduction des volumes
- Auditer le système existant
>> Identifier les volumes de données existants, leur poids en termes de stockage, ainsi que les formats utilisés et les éventuelles anomalies.
- Identification des volumes : recenser l’ensemble des fichiers et des documents numériques dans le système. Cela inclut la taille des fichiers, leur date de création, et leur dernière modification.
- Formats de fichiers : analyser les formats de fichiers utilisés pour identifier ceux qui sont obsolètes, redondants ou inefficaces en termes de stockage.
- Anomalies : détecter les anomalies telles que les fichiers en double, les versions multiples d’un même document, les formats non pris en charge ou les fichiers corrompus.
- Estimer le temps de reprise des arborescences
>> Estimer le temps requis pour réorganiser et optimiser les structures de dossiers existantes.
- Évaluation des ressources : calculer le nombre d’heures de travail nécessaire en tenant compte des ressources humaines disponibles.
- Complexité des arborescences : évaluer la complexité des arborescences de fichiers existantes en prenant en compte le nombre de niveaux hiérarchiques, la profondeur des dossiers et la dispersion des fichiers.
- Priorisation : classer les arborescences à traiter en fonction de leur importance, de leur taille et de leur impact potentiel sur la réduction des volumes.
- Auditer avec des outils appropriés
>> Utiliser des outils spécialisés pour un audit approfondi, afin de gagner en précision et en efficacité.
- Choix des outils : sélectionner des outils d’audit capables de scanner, d’analyser de grands volumes de données et de détecter des doublons.
- Rapports de données : utiliser ces outils pour générer des statistiques précises sur les volumes, les formats et les anomalies détectées.
- Proposer un accompagnement aux métiers
>> Offrir un accompagnement aux différents services de l’organisation pour les aider à traiter leurs données et à réduire les volumes.
- Formation des équipes : organiser des ateliers pour former les employés aux bonnes pratiques de gestion documentaire, d’archivage électronique, et de réduction de l’empreinte carbone.
- Personnalisation de l’accompagnement : adapter l’accompagnement aux besoins spécifiques de chaque service en fonction de la nature des données qu’ils traitent et de leurs contraintes opérationnelles.
- Évaluer l’empreinte carbone
>> Évaluer l’empreinte carbone initiale liée au stockage numérique afin de mesurer l’impact des actions de réduction.
- Utilisation de référentiels et d’outils spécifiques : pour calculer l’empreinte carbone, utiliser le Référentiel 2024 : les 21 indicateurs clés de la dématérialisation écoresponsable de Serda Conseil, ainsi que l’outil de l’Ademe. Ces ressources fournissent des méthodes standardisées et des indicateurs clés pour une évaluation précise de l’impact environnemental du numérique.
- Structurer l’accompagnement comme un projet
>> Gérer la réduction des volumes comme un projet structuré avec des objectifs clairs, une gouvernance définie et des résultats mesurables.
- Définition des objectifs : fixer des objectifs précis en termes de réduction des volumes de données, d’optimisation des formats de fichiers, et de diminution de l’empreinte carbone.
- Méthodologie et calendrier : élaborer un plan de projet avec des jalons, des échéances et des indicateurs de performance clés.
- Suivi et reporting : mettre en place des rapports réguliers pour suivre l’avancement du projet et ajuster la stratégie en cas de besoin.
- Valoriser les résultats
>> Mettre en avant les résultats obtenus pour démontrer les bénéfices de la démarche, tant pour la réduction des volumes que pour l’empreinte carbone.
- Communication des résultats : préparer des rapports finaux et des présentations sur les gains réalisés (volume réduit, temps économisé et baisse de l’empreinte carbone).
- Calcul des bénéfices : quantifier les bénéfices pour l’organisation (réduction des coûts de stockage, amélioration de l’efficacité opérationnelle, etc.)
- Sensibilisation : organiser des sessions de sensibilisation pour partager les bonnes pratiques et encourager une culture de la gestion responsable des données au sein de l’organisation.
4. Des outils open source pour auditer, traiter et réduire l’empreinte carbone
Des solutions open source sont disponibles pour vous aider à auditer, traiter et réduire l’empreinte carbone de vos données. Octave et la Suite Archifiltre sont deux outils essentiels dans cette démarche :
- Octave, un outil de visualisation et d’audit de données, simplifie l’analyse des volumes, des formats et des anomalies dans vos systèmes de gestion documentaire, vous permettant ainsi d’identifier les priorités à traiter ;
- la Suite Archifiltre facilite le tri, l’échantillonnage et la structuration préalable des données avant leur archivage. Elle élimine les doublons et les versions inutiles, ne conservant que les documents pertinents, ce qui contribue à réduire les volumes à archiver.
En combinant méthodologie structurée, outils spécialisés et engagement, les organisations peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi contribuer significativement à la préservation de l’environnement. La gestion des archives devient ainsi un levier essentiel pour une transition vers des pratiques plus durables et responsables.
