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Notre tableau comparatif, pages suivantes, en témoigne : le marché du digital asset management (Dam) est riche. Mais malgré les apparences, les éditeurs ont chacun des spécificités propres qu’il convient de prendre en compte pour trouver celui qui correspond à ses besoins et accompagnera son projet sur le long terme. En attendant, voici les critères essentiels qui peuvent orienter le choix d’une solution.
Flexibilité, intégration et collaboration
C’est une évidence, une solution Dam performante doit s’intégrer harmonieusement dans l’écosystème digital existant de l’entreprise. Cela inclut les systèmes tels que les Pim, les ERP, les CMS, les CRM ou les plateformes de e-commerce. Une intégration fluide garantit des workflows optimisés et une meilleure collaboration entre les équipes.
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"La capacité de la solution de Dam à communiquer avec d’autres outils du système d’information est essentielle", explique Guillaume Maubert, gérant d’Alchemy. "Le Dam doit permettre de servir des médias dans tout le système d’information". "Les premiers critères sont la flexibilité, pour adapter la solution aux processus existants, et l’intégration dans d’autres systèmes, comme le Pim ou un ERP", confirme Claudia Pavković, consultante Dam&Pim chez 4AllPortal. "Choisir des systèmes isolés qui ne permettent pas la collaboration serait une erreur". "Une bonne solution de Dam doit fonctionner de manière fluide avec les outils existants en proposant des API pour des intégrations personnalisées si nécessaire", ajoute Marie Lorphelin, marketing manager chez Bynder. "Si la collaboration est essentielle, il convient de privilégier les plateformes dotées d’outils intégrés pour les workflows d’équipes, les validations et les annotations". "Il est en effet important de s’assurer que la solution propose un éventail d’intégration large tout en proposant une vision à long terme, avec par exemple une “roadmap” intégrant fortement l’intelligence artificielle (IA)", ajoute Mathieu Rouart, enterprise account executive chez Coremedia.
La reprise des données constitue un point important : "celle-ci peut devenir contraignante dans certains cas (pas d’historique, médias sur des objets physiques, pas d’indexation existante)", précise Bérenger Bosselut, responsable commercial chez Einden. "Certains clients voient cet historique comme un frein, alors qu’il est tout à fait possible d’intégrer la récupération des données et de gagner ainsi du temps dans l’adoption d’un outil".
Ergonomie et facilité d’utilisation
Justement, pour assurer une adoption rapide et efficace de la plateforme, celle-ci doit être intuitive, avec une interface claire qui facilite la navigation. Les capacités de recherche, comme le taggage automatique, l’indexation avancée et les filtres, sont cruciales pour permettre aux utilisateurs de retrouver rapidement les contenus.
"La facilité d’utilisation doit être prise en compte", confirme Marie Lorphelin de Bynder. "La plateforme doit avoir une interface intuitive, des capacités de recherche puissantes et une navigation simplifiée pour faciliter la localisation des assets". "Choisir un éditeur qui permette de tester la solution dans un contexte réel est un plus", ajoute Philippe Bindels, CSO de Pimalion. "Négliger les besoins spécifiques des utilisateurs finaux serait une erreur !"
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Personnalisation
Concernant les besoins spécifiques, une évaluation approfondie des types d’actifs numériques, des workflows et des rôles des utilisateurs est essentielle. Il convient d’identifier les capacités de personnalisation, les inefficacités et les exigences d’intégration pour s’assurer que le système réponde correctement aux besoins de l’organisation.
"Une solution de Dam doit s’adapter au besoin du client, qui diffère d’un segment de marché à un autre", explique André Capurro, président d’Orkis. "Les attentes ne sont pas les mêmes entre le e-commerce, le brand management ou la gestion patrimoniale". "C’est le métier qui doit imposer la terminologie à l’outil et non l’inverse", confirme Nicolas Levant, chief marketing officer chez Perfect Memory. "La haute configurabilité et l’agilité de la solution sont parmi les critères les plus importants à prendre compte". "Une attention particulière doit être portée au multilinguisme ainsi qu’à la possibilité, voire à la facilité, de personnalisation d’utilisation de la solution", renchérit Regine Guckelsberger, head of sales national chez Picturemaxx. Ornella Caradonna, product and service manager chez MomaSoft ajoute : "la personnalisation est cruciale : un Dam adaptable pourra se configurer selon des flux de travail spécifiques, en offrant des options pour la gestion des droits et la sécurité des données, en particulier pour répondre à la réglementation, comme le RGPD".
Sécurité, conformité et hébergement
En effet, la protection des données est une priorité, de surcroît alors que l’IA s’infiltre toujours plus dans les solutions. Un système de Dam doit garantir la conformité aux réglementations et offrir des options de gestion des droits avancées, avec des permissions ajustables pour chaque utilisateur ou groupe. L’hébergement des données est également un facteur clé : un stockage local, cloud ou hybride doit répondre aux exigences de sécurité et de politique interne.
"Un éditeur qui intègre profondément l’IA générative dans les flux de travail et les outils doit adopter parallèlement une posture éthique et responsable soucieuse de l’intégrité des données personnelles", explique Olivier Grenet, directeur produit chez Wedia. "Comme pour tout projet, la reprise de données et leur sécurisation sont à étudier minutieusement", indique Vincent Prost, fondateur de Skopus. "Il faut veiller à ce que les outils d’aide à l’indexation, voire les outils d’indexation complète basés sur l’IA, ne nuisent pas à la qualité des données. Et côté stockage, il faut faire attention à ce qu’un stockage dans le cloud garantisse une sauvegarde effective des médias". "Lorsqu’on choisit une solution de Dam, il est important de vérifier les aspects de sécurité et de conformité du logiciel, que ce soit sur la partie législations (RGPD), mais aussi sur l’hébergement des données", confirme Mathieu Rouart, enterprise account executive chez Coremedia. "Avoir la possibilité de proposer une alternative on-premise peut être un plus".
Évolutivité et anticipation des besoins futurs
Les équipes, les services, les entreprises évoluent et leurs besoins aussi. Un système de Dam n’est pas une simple solution technique, mais un levier stratégique. Un bon outil doit être capable de gérer des volumes croissants d’assets, de nouveaux formats et de répondre à des évolutions de structuration complexes au niveau international, national ou local.
Il convient d’adopter une vision à long terme : la solution doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux processus spécifiques de l’entreprise et accompagner ses évolutions, qu’il s’agisse de croissance, de nouveaux types de fichiers ou de besoins métiers.
"Choisir une solution non évolutive peut freiner la croissance d’une organisation", confirment Romain Le Groumellec et Kévin Corte, respectivement CEO et CCO de MaPS System. "Il faut prioriser la flexibilité, pour anticiper les évolutions futures, et la scalabilité : une solution inadaptée aux volumes croissants devient vite obsolète". Par ailleurs, une collaboration solide avec un éditeur stable et financièrement solide est également un gage de durabilité : "vérifier la santé financière de l’éditeur est important pour être sûr de disposer d’une solution pérenne", précise Guillaume Jault, responsable commercial groupe d’Agelia. "L’accompagnement qu’il propose ne doit pas non plus être négligé".
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Accompagnement et support client
Au-delà du logiciel, l’accompagnement proposé par le fournisseur de Dam est en effet déterminant pour le succès du projet. Les éditeurs doivent fournir des services de formation, un support réactif et un suivi technique de qualité. "L’accompagnement par le fournisseur est essentiel pour s’assurer que la solution de Dam réponde aux besoins spécifiques de l’organisation", expliquent Isabelle Billerey Rayel, business development director, et Tim D’Elia, product & marketing strategy director chez Dalim Software. "Adopter une vision à long terme est indispensable pour s’assurer que la solution reste pertinente et durable, tout en établissant un partenariat solide avec le fournisseur pour bénéficier de son expertise et de son engagement". Ce que confirme Ludovic Delobel, dirigeant d’Idea7 : "l’accompagnement et l’expertise de l’éditeur sont essentiels à toutes les étapes, que ce soit dans l’analyse, la mise en œuvre, la formation et le suivi technique", explique-t-il.
Les erreurs à éviter lors du choix d’un Dam
- Sous-estimer l’analyse des besoins
Une définition incomplète des besoins peut conduire à se tourner vers une solution inadaptée. Les objectifs, les flux de travail et les rôles des utilisateurs doivent être précisément cartographiés pour éviter des coûts supplémentaires ou des ajustements permanents après l’implémentation. "Ne pas évaluer correctement les besoins concernant l’intégration, les nouveaux contenus ou la croissance serait une grave erreur ", confirme Olivier Fréon, directeur général d’Adiict. "Choisir une solution qui ne serait pas capable de s’intégrer aux flux de travail en serait une autre, naturellement". "Les besoins doivent être définis de manière précise par rapport aux médias cibles", complète Jean-René Thies, gérant de Crossbase. "Sinon, on risque de ne répondre qu’à une partie des exigences et d’avoir des coûts ultérieurs pour des "réparations" permanentes". "Une erreur courante est de se concentrer uniquement sur des fonctionnalités rarement utilisées au cours de l’année, au détriment de l’expérience de recherche, qui doit être centrale", complète Logan Berchier, directeur de compte senior chez Frontify. "Par exemple, si un utilisateur préfère aller sur Google pour rechercher une image plutôt que d’utiliser le Dam, c’est tout le principe même du système qui s’effondre".
- Exagérer la personnalisation
À l’inverse, un excès de personnalisation peut rendre le système rigide et difficile à maintenir. Il convient de privilégier plutôt des solutions modulaires et configurables qui peuvent évoluer sans nécessiter de lourdes modifications. "L’erreur que beaucoup d’entreprises commettent est de disposer d’un très haut degré de personnalisation pour l’environnement de leur système", avertit Andreas Schrader, directeur général et fondateur de vjoon. "C’est, à coup sûr, générateur d’un nombre incalculable de suivis, et donc de coûts". "Mieux vaut ne pas choisir un outil si c’est pour l’adapter totalement aux besoins spécifiques d’un client qui ne souhaite absolument pas faire évoluer sa façon de travailler", confirme Gabriel Godallier, directeur de Propixo. "Cela pourrait provoquer le mécontentement des deux parties, et donc un échec à terme".
- Miser sur le prix au détriment des fonctionnalités
Un système de Dam ne doit pas être choisi uniquement sur la base de son prix initial. Des solutions bon marché peuvent s’avérer rigides ou limitées et générer ensuite des inefficacités coûteuses sur le long terme. Prioriser la valeur ajoutée des fonctionnalités et du support client pour garantir une utilisation optimale est une meilleure option. "Se concentrer uniquement sur le coût serait une erreur", explique Florian Delille, responsable grands comptes - Europe d’Orange Logic. "Privilégier des coûts initiaux inférieurs à des fonctionnalités essentielles, telles que l’intégration, l’expérience utilisateur et l’automatisation, peut réduire l’efficacité globale et le retour sur investissement".
- Ignorer la conduite du changement
L’adoption d’un système de Dam ne se limite pas à son installation. L’accompagnement des utilisateurs est essentiel pour garantir leur engagement et une mauvaise conduite du changement peut entraîner un rejet de l’outil. L’implication de toutes les parties prenantes (marketing, ventes, création, IT, juridique et direction) est cruciale pour garantir que les besoins spécifiques de chaque service soient pris en compte et que la solution choisie soit adoptée de manière transversale. "Ne pas accompagner les équipes dans la gestion du changement et ne pas suivre l’adoption de l’outil via le reporting et l’analytique serait une erreur", confirme Jean-François Lecas, chief experience officer de Scaleflex. "Le meilleur conseil que nous pouvons donner est également de ne pas tout miser sur l’outil", conclut Thomas Larzillière, CEO de Keepeek. "Il faut s’impliquer dans la conduite du changement au sein des équipes, car elle est essentielle pour le succès d’un projet".
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Un choix réfléchi pour un outil stratégique
Le choix d’une solution de Dam ne doit donc pas être fait à la légère. En combinant une analyse approfondie des besoins, à court et à long terme, avec une évaluation rigoureuse des fonctionnalités, des capacités d’intégration et d’évolution des solutions, tout en portant une attention particulière sur l’accompagnement des équipes, les organisations peuvent ainsi maximiser les bénéfices de cet outil clé pour leur transformation digitale. La réussite du projet repose sur une vision claire, une implication collective et une anticipation des besoins à venir.
> Découvrir notre comparatif des solutions de Dam <
Aucune sélection ou restriction n’a été réalisée par Archimag pour préparer ce comparatif. Une cinquantaine de fournisseurs de Dam a été contactée pour le préparer et ceux qui y figurent sont ceux qui ont répondu à notre sollicitation. Notre tableau permet de mettre en lumière les éditeurs les plus réactifs et engagés sur le marché français.
