La gestion des processus qualité par M-Files : une solution complète pour les entreprises industrielles

Les entreprises industrielles, qu'elles soient dans l'aéronautique, le nucléaire, la chimie, ou la pharmaceutique, sont confrontées à plusieurs défis en matière de gestion de la qualité dont :


• Le respect des normes et réglementations
  Les standards de qualité, qu’il s’agisse de l’ISO 9001, des Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) ou des réglementations telles que la FDA CFR 21 Part 11 (pour pouvoir commercialiser des produits aux Etats-Unis), imposent des exigences strictes en matière de gestion documentaire, de traçabilité et de gestion des risques.

   
• La centralisation de la documentation
  La multiplication des documents techniques, des procédures, des audits, et des enregistrements rend la gestion documentaire complexe, surtout lorsque ces documents sont éparpillés dans des systèmes différents et lorsque certaines opérations se font encore au format papier.
   
• L’automatisation des processus
  Le suivi manuel des workflows, la validation des documents, et la mise à jour des versions augmentent le risque d'erreurs et d’omissions, tout en étant chronophages.

   
• L’auditabilité et la traçabilité
  Les entreprises doivent être capables de prouver à tout moment la conformité de leurs processus aux autorités de régulation (ou répondre aux audits de leurs partenaires), ce qui implique une gestion rigoureuse des documents et des preuves d’audit.

Comment le module QMS de M-Files répond à ces défis

Le module QMS de M-Files a été spécialement conçu pour répondre à ces exigences, en apportant une solution complète de gestion de la qualité. Il permet : 

• Une gestion centralisée de la documentation
  L’une des principales forces de M-Files réside dans sa capacité à centraliser toute la documentation liée à la qualité dans un seul référentiel sécurisé. Fini les documents dispersés dans différents systèmes ou stockés dans des serveurs de fichiers inaccessibles ! Avec M-Files, toutes les procédures, fiches techniques, certificats de conformité, enregistrements d’audit et rapports qualité sont organisés, versionnés et accessibles depuis une interface unique.
  
  Cette centralisation permet non seulement d’avoir une vue d’ensemble sur l’ensemble des documents critiques, mais aussi de s’assurer qu’ils sont toujours à jour et validés. M-Files offre également une classification intelligente des documents, ce qui facilite leur recherche rapide via des métadonnées et dope la productivité des équipes.
   
• La conformité aux normes (ISO, FDA, BPF, etc.)
  Le module QMS de M-Files permet aux entreprises de structurer et de documenter leurs processus Qualité conformément à ces exigences, tout en assurant la traçabilité nécessaire pour répondre aux audits. M-Files permet de gérer toutes les procédures qualité, les audits internes, les non-conformités et les actions correctives, tout en assurant que chaque document est à jour et validé dans les délais définis. M-Files assure la conformité en garantissant une gestion rigoureuse des versions de documents, des signatures électroniques sécurisées, et en fournissant un journal des événements complet pour prouver la conformité. M-Files aide à structurer la documentation nécessaire pour garantir la qualité des produits et assurer une traçabilité complète des processus de fabrication, y compris les enregistrements de contrôle et de validation.
   
• L’automatisation des processus Qualité et la gestion des workflows
  M-Files simplifie considérablement la gestion des processus qualité en automatisant les circuits de validation des documents et des actions correctives. Ces workflows sont personnalisables et peuvent être configurés pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise, permettant par exemple :
  • L'approbation des procédures qualité : Les documents liés à la qualité passent par un cycle de validation automatique avec des rappels pour s’assurer qu’aucune étape n’est oubliée.
  • La gestion des non-conformités : Le module permet de suivre les non-conformités, de déclencher automatiquement les actions correctives et d’assurer leur résolution dans les délais impartis.
  • Les audits internes : L’outil facilite la planification et le suivi des audits, permettant de documenter chaque étape du processus, d'enregistrer les observations et de générer des rapports automatiques.
     
• Une traçabilité et une auditabilité renforcées
  Dans le secteur industriel, la traçabilité est une obligation incontournable pour garantir la qualité des produits et la sécurité des opérations. Le module QMS de M-Files assure un suivi minutieux de chaque action effectuée sur les documents :
  • Historique des versions : M-Files conserve toutes les versions des documents, avec une piste d’audit complète qui permet de voir qui a modifié quoi et quand.
  • Signatures électroniques : Les signatures électroniques sont traçables et associées à un fichier de preuves, garantissant l’intégrité des documents tout au long de leur cycle de vie.
  • Journal des événements : M-Files enregistre toutes les actions effectuées sur les documents (consultation, modification, validation), ce qui simplifie les audits internes et externes en permettant de démontrer facilement la conformité.
     
• Une amélioration continue et une réduction des coûts
  En facilitant l’automatisation des processus qualité, M-Files permet aux entreprises industrielles d’améliorer en permanence leurs performances, tout en réduisant les coûts liés aux erreurs humaines, aux oublis et aux tâches répétitives. Les industriels peuvent ainsi se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant le temps nécessaire pour gérer les documents et les processus manuels.

Grâce à sa richesse fonctionnelle, à ses capacités de personnalisation et à sa simplicité d’utilisation, le module QMS de M-Files constitue une solution puissante et complète pour répondre aux exigences des industries en matière de gestion de la qualité et de conformité. 

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