CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°383
Au sommaire :
- Dossier - Transformation digitale : les méthodes et outils pour réussir sa gestion de projet
- Digitalisation : les 7 étapes clés pour établir solidement son projet
- Gestion de projet : quelle méthode choisir ?
- Plan de communication : diffuser l'information à chaque étape du projet
- Caroline Trilles : "les grandes organisations ont mis l'IA à l'agenda"
- Mener des projets de transformation digitale dans le monde associatif
- Jérémie Coste : "nous entrons dans l'ère des projets de post-transformation digitale"
- Mélanie Conte : dynamiser la transformation digitale grâce au conseil
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La conception d’un plan de communication doit être avant tout alignée sur les objectifs du projet. Il est primordial pour les organisations d’identifier leurs publics cibles, de déterminer les messages clés à transmettre à chaque étape et d’établir des indicateurs de performance (KPI) pour évaluer l’efficacité de cette communication. Les indicateurs de performance peuvent inclure, par exemple, le nombre de vues sur une vidéo d’information.
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Une communication claire et captivante
Au début du projet, une communication claire et captivante est importante pour susciter l’intérêt et l’engagement des parties prenantes. Il est conseillé de recourir à des canaux, tels que les réunions de lancement et les présentations pour informer de manière exhaustive sur les objectifs, les avantages et les grandes lignes du projet.
À mesure que le projet avance, il convient de maintenir l’attention et l’enthousiasme en utilisant des techniques de communication promotionnelle. La création de newsletters régulières, la rédaction d’articles publiés sur les intranets, ou même la diffusion de vidéos pour mettre en valeur les jalons atteints, les succès et les avantages tangibles du projet sont vivement encouragées. Pour ce faire, il ne faut pas oublier d’harmoniser l’identité visuelle et auditive de cette communication en créant un kit, avec notamment des vidéos ou encore des goodies.
Lorsque des changements significatifs sont introduits, comme l’implémentation de nouvelles technologies ou de processus, une communication dédiée à l’accompagnement au changement est nécessaire. En la matière, l’organisation de sessions de formation et d’ateliers interactifs, ainsi que la création de supports visuels pour expliquer les changements, répondre aux questions et faciliter une transition en douceur sont conseillées.
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Choisir les canaux de communication
Le choix des canaux de communication est essentiel. Les réunions régulières, les courriers électroniques, les présentations visuelles, les plateformes de collaboration en ligne, et les réseaux sociaux internes peuvent tous jouer un rôle dans la transmission de l’information. Ces différents canaux doivent être adaptés à la nature de l’information et aux préférences des parties prenantes pour garantir une réception optimale. Par exemple, il convient de choisir un espace sur l’intranet si c’est la norme, d’opter pour des e-mails informatifs en cascade, et de ne pas hésiter à innover tout en privilégiant ce qui fonctionne déjà.
La mise en place d’indicateurs de performance permet d’évaluer l’impact du plan de communication. Surveiller l’engagement des parties prenantes est essentiel, tout comme la compréhension des messages clés et l’efficacité des canaux utilisés. Par exemple, il est possible d’interroger ses collègues sur leur connaissance des objectifs du projet lors des pauses déjeuner tout en suivant les taux de clics ou le nombre de vues des différents supports diffusés.
À retenir
En adoptant une approche agile et en adaptant constamment vos messages et canaux aux besoins changeants du projet, vous maximisez vos chances de succès. Un plan de communication bien orchestré crée une culture de transparence, aligne les équipes sur les objectifs du projet, et contribue significativement à la réussite globale.
L'autrice, Anne-Solène Daniel, est consultante et formatrice chez Serda Conseil
