CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°383
Au sommaire :
- Dossier - Transformation digitale : les méthodes et outils pour réussir sa gestion de projet
- Digitalisation : les 7 étapes clés pour établir solidement son projet
- Gestion de projet : quelle méthode choisir ?
- Plan de communication : diffuser l'information à chaque étape du projet
- Caroline Trilles : "les grandes organisations ont mis l'IA à l'agenda"
- Mener des projets de transformation digitale dans le monde associatif
- Jérémie Coste : "nous entrons dans l'ère des projets de post-transformation digitale"
- Mélanie Conte : dynamiser la transformation digitale grâce au conseil
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Dépoussiérer la gestion de l’information et accompagner le changement, voilà ce qui a conduit Mélanie Conte, ancienne documentaliste en histoire de l’art, à devenir consultante en transformation digitale. Forte d’une expérience pratique sur les enjeux de conservation, de numérisation et d’accessibilité, elle a choisi en 2022 de mettre son expertise au service de différentes sociétés de conseil, avant de rejoindre Serda Conseil l’an dernier.
Une organisation ou un service qui souhaite mener un projet de transformation numérique, mais qui manque de temps ou de compréhension sur la transversalité de la gestion de l’information et des données peut faire appel à une assistance extérieure afin de bénéficier de solutions stratégiques, organisationnelles et technologiques. Selon Mélanie Conte, accompagner de tels projets est gratifiant dans la mesure où "il permet souvent d’améliorer les conditions de travail de certains métiers".
Idéalement, faire appel à une expertise extérieure se décide le plus tôt possible. C’est-à-dire dès que des points d’amélioration en gestion de l’information sont soulevés et que le manque de compétences en interne pour atteindre les objectifs souhaités est identifié. Mais comment choisir une société de conseil plutôt qu’une autre ? Selon Mélanie Conte, "c’est l’expérience du secteur concerné ou de projets et de problématiques similaires qui doit faire la différence".
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Un modèle de méthodologie
Chez Serda Conseil, chaque projet de digitalisation est mené selon un modèle de méthodologie innovant, ambitieux et efficient baptisé Octo, pour "optimisation des coûts de traitement et d’organisation". Celui-ci, qui se base sur une capitalisation et une mutualisation des ressources existantes pour les mettre au service d’autres entités, est né d’un programme de dématérialisation pour la chaîne de traitement de courriers et de tous types d’échange avec les usagers, les collectivités et autres organismes publics piloté par Serda Conseil pour la région Auvergne-Rhône-Alpes en 2021. Il est aujourd’hui reproductible au sein de toutes les administrations, établissements publics, collectivités ou de toutes les organisations privées qui le souhaitent.
Bien sûr, à chaque projet sa solution, et il est essentiel de comprendre la réalité du terrain et les contraintes sectorielles "afin d’anticiper les “irritants” propres à chacun", précise Mélanie Conte. Anticiper les réticences et incompréhensions est au cœur de son approche afin de simplifier des processus en répondant aux normes et aux réglementations en vigueur, et donc en faisant évoluer des pratiques et des modes opératoires. Pour ce faire, Mélanie Conte mise sur l’acculturation et une communication renforcée : "toutes les parties prenantes doivent connaître les objectifs de la direction ainsi que les impacts et les bénéfices du projet".
Selon Mélanie Conte, cinq points cruciaux doivent être abordés lors d’un projet de transformation digitale :
- le temps : en détaillant les différentes étapes du projet, en anticipant les indisponibilités de certains, le temps d’attente pour un audit, etc. ;
- le budget : défini par le client, son portefeuille doit répondre aux problématiques d’achats ou de mise en place de solutions logicielles interopérables ;
- les acteurs : en précisant leur place et leur entrée dans le projet et en identifiant ses conséquences pour les futurs utilisateurs ;
- la conformité : en respectant les normes et les réglementations ;
- l’analyse d’impact : en accompagnant la conduite du changement et en repérant de nouveaux besoins éventuels.
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Ses 3 bonnes pratiques essentielles
- identifier les bons interlocuteurs au niveau décisionnel et opérationnel ;
- recenser les besoins des utilisateurs ;
- repérer les freins au changement.
Les 3 erreurs à éviter
- imposer des changements sans accompagnement adapté ;
- implanter des outils trop complexes ou coûteux pour la maintenance ;
- choisir des outils verrouillés qui rendent les administrateurs dépendants des éditeurs.
