Le marché du records management est en plein essor et les solutions permettant aux organisations de justifier de leur activité dans un contexte d’archivage, de traçabilité, d’intégrité et de préservation de la valeur probante variées. Voici quelques conseils pour choisir l’outil convenant le mieux à votre entreprise.
Certes, la mise en place d’un projet de records management (RM) relève d’une décision stratégique et d’une démarche méthodique portée par le management. Des outils spécialisés ont néanmoins été développés ces dernières années par la plupart des éditeurs de solutions de gestion de l’information afin de répondre aux besoins toujours plus importants des organisations en matière de protection, de conformité aux exigences, de respect des réglementations et des normes que le foisonnement exponentiel d’informations fragilise.
Les politiques de conservation des documents touchant l’ensemble des activités d’une entreprise, le RM vient généralement s’inscrire en continuité d’un projet de Ged. Une telle stratégie représente un budget conséquent pouvant facilement dépasser les centaines de milliers d’euros. Cette dépense doit néanmoins être comparée aux coûts financiers pour faute de preuve dans le cas d’audit, de contrôle ou de contentieux que peut rencontrer une organisation et que le RM vise justement à prévenir.
Les points clés
En matière de solution, les critères de choix peuvent varier d’une organisation à l’autre, c’est pourquoi il est important de s’assurer que le prestataire retenu soit bien en phase avec les exigences exprimées, ainsi qu’avec la maturité et la vision qu’a cette organisation dans ce domaine. D’une façon générale, être attentif à certains points clés est essentiel avant de faire son choix parmi les offres de RM existantes. Par exemple, la faculté de gérer de manière unique le cycle de vie des données, quel que soit leur type, est tout d’abord primordiale. Tout comme la
gestion des plans de classement, la gestion configurable des durées de conservation et du sort final, le cadre normatif respecté, la granularité de la sécurité et la gestion des accès. « Si l’organisation est complexe avec des représentations à l’étranger, alors des réglementations locales ainsi que des contraintes de conservation différentes doivent être prises en compte et gérées par des représentants locaux, précise Bertrand Blasquez, spécialiste technique de la solution IBM Entreprise Records ; l’outil doit alors offrir la possibilité de créer des plans de classement ou des rétentions variés et adaptés à ces réglementations locales ».
Recherche et accès aux données
De plus, une attention particulière doit être portée aux fonctionnalités de recherche et d’accès à ces données. Ce que confirme Gaëlle Desmarais, responsable marketing chez HPE : « Les possibilités offertes par la solution en matière de recherche ne doivent pas être négligées, explique-t-elle ; car rien ne sert en effet de contrôler et d’archiver ses données si les performances, pertinences et moyens de recherche ne sont pas à la hauteur ».
L’accompagnement des utilisateurs finaux est également primordial. S’il faut évidemment être attentif à la convivialité et à la simplicité d’utilisation de l’interface, s’assurer que le fournisseur est spécialisé en gestion documentaire et possède des ressources expertes est conseillé. En effet, selon Michel Roberge, président de Gestar, ces conditions sont essentielles pour garantir « la meilleure intégration possible de la solution, tant pour la formation que pour l’accompagnement initial et le soutien des utilisateurs des documents ». Il est donc vivement conseillé de ne pas imposer de RM à des utilisateurs qui n’en ont jamais fait ou n’y ont pas été sensibilisés. « Par exemple, un utilisateur de Sharepoint auquel on impose des règles de RM sera soit réfractaire à ces règles, soit se détournera de Sharepoint, confirme Gaëlle Desmarais ; ainsi l’intégration des règles de RM dans Sharepoint doit être la plus transparente possible pour eux ».
Concertation
Notez enfin qu’une concertation entre les différents départements de l’organisation doit être établie pour que le projet de RM soit correctement abordé. « Chacun de leurs représentants détient une compétence, confirme Bertrand Blasquez ; car si l’archiviste est garant de la bonne conservation des archives et doit pouvoir configurer comme il l’entend les règles de gestion, l’IT détient la maîtrise des sources d’information ainsi que les systèmes d’information eux-mêmes et sur lesquels la solution sera implémentée. De leur côté, les utilisateurs métier connaissent la nature des documents des index métier permettant de retrouver à terme ces documents archivés. Les juristes, eux, connaissent les lois (et donc les durées de conservation) et sont à même de récupérer les différents documents lors d’un audit ou d’un contentieux ».
L’ensemble du personnel d’une organisation étant donc visé par la gestion documentaire, une solution présentant un coût par poste-utilisateur ne devrait pas être retenue.
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