L'EDI ou comment dématérialiser et automatiser l’échange de vos documents commerciaux

Avec le passage progressif à la facture électronique, l’EDI (Échange de données informatisé) a aujourd’hui le vent en poupe. Cette méthode de transmission est en effet privilégiée par les organisations traitant de gros volumes de factures. Comment fonctionne l’EDI ? Quels bénéfices en tirent-elles ? Cette méthode peut-elle être utilisée pour transmettre d’autres documents que la facture ? On vous dit tout.

L’EDI est un échange d’ordinateur à ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard. Il entend ainsi remplacer les envois par courrier, fax ou mail qui nécessitent un traitement humain en bout de chaîne, source potentielle d’erreurs et d’allongement du temps de traitement. Avec l’EDI, les factures sont, en effet, transmises directement vers le logiciel métier sur l’ordinateur du destinataire (par exemple, le système de gestion ou comptabilité) et le traitement commence instantanément. L’EDI permet par ailleurs de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.

Un langage commun

Comme les documents transmis en EDI sont traités par des ordinateurs et non par des humains, un format standard est nécessaire pour que l’ordinateur soit capable de les lire et de les comprendre. Ce format standard permet de définir le type et la forme d’information exigés (par exemple, nombre entier, décimal, jj/mm/aa, etc.). Sans format standard, chaque organisation enverrait des documents en utilisant son propre format que le système informatique du destinataire ne pourrait pas comprendre. Sans compter que plusieurs normes EDI sont actuellement en vigueur (Ansi, Edifact, Tradacoms, Swift, VDA ou encore RosettaNet) avec, pour chacune d’elles, des versions différentes.

Des « traducteurs » pour faire le lien

Lorsque deux organisations décident d’échanger des documents en EDI, elles doivent donc d’abord s’entendre sur la norme (et la version de celle-ci) utilisée. Elles ont généralement recours à un « traducteur » EDI (avec l’aide d’un logiciel interne ou d’un fournisseur de services d’applications) permettant d’adapter le format d’EDI, afin que les données puissent être interprétées par leurs applications internes et le traitement lancé automatiquement.

3 formes d'EDI 

Une fois que les organisations se sont accordées pour s'échanger les documents commerciaux en EDI, plusieurs solutions sont envisageables :

• l’EDI interne : l’organisation doit s’équiper des logiciels et des compétences nécessaires ;
• l’EDI externe : l’organisation confie à un prestataire externe le traitement et <puce>la gestion de ses échanges informatiques ;
• le webEDI : l’organisation souscrit à une application en ligne moyennant un abonnement mensuel ; cette solution permet la saisie unitaire d’opérations et le transfert de tout type de fichiers (SEPA, virement international, de trésorerie, prélèvement, etc.) ; les ordres envoyés via webEDI peuvent être validés directement en ligne à l’aide d’un certificat électronique.

l'EDI, pour quels types de documents ?

Les documents échangés le plus souvent via l’EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition. Toutefois, il existe de nombreux autres types de document tels que les connaissements maritimes, les documents douaniers, les documents de stock et les documents de statut d’expédition.

De nombreux secteurs d’activités utilisent l’EDI, notamment la grande distribution, la logistique, l’industrie, l’administration fiscale (pour la TVA par exemple) ou encore la finance. Cette utilisation importante ne doit rien au hasard. Car l'EDI apporte des avantages importants dans le fonctionnement interne de l'organisation : la suppression des ressaisies, la réduction des coûts papier (impression, courriers, fax, mise sous pli, etc.), la fiabilisation des données, l’automatisation des processus, des gains de productivité et une meilleure traçabilité des échanges (commande, bon de livraison, facture, etc.).

À retenir

L'EDI permet de dématérialiser les échanges de documents papier soit entre les applications d'une entreprise, soit entre les partenaires commerciaux au travers de messages structurés. Une facture ou une commande adressée par fax, courrier ou email doit être saisie manuellement dans l’outil de gestion à la fois du client et du fournisseur. En EDI, elle est enregistrée automatiquement. La mise en correspondance avec les informations nécessaires à l’expédition ou à la facturation est ainsi automatisée.