Comment l’on-boarding RH facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs

Parce que les RH visent aujourd’hui le sans papier et que les collaborateurs sont de plus en plus adeptes des procédures digitales, bon nombre de PME et d’ETI se tournent désormais vers des plateformes SaaS permettant de dématérialiser et d’automatiser les échanges entre ces nouveaux entrants et le service RH. L’objectif étant de gagner du temps dans le processus d’intégration, de traiter plus rapidement les dossiers, de centraliser les pièces nécessaires à la constitution du contrat de travail et à l’enregistrement du collaborateur au sein des effectifs de l’entreprise, et ce, tout en faisant d’importantes économies

Une plateforme pour tout centraliser

S’il est déjà utilisé notamment dans le secteur immobilier (pour la location, les contrats de réservation, …), dans la relation client (pour la gestion des réclamations et la contractualisation en ligne) ainsi que les secteurs Banques et Assurances (entrée en relation), le Case management répond aussi à ce type de besoin et permet de proposer au nouveau collaborateur un « portail RH », espace convivial aux couleurs de l’entreprise, au sein duquel il va pouvoir retrouver une base de connaissances, compléter des formulaires et signer tout type de documents. Il pourra également déposer un certain nombre de pièces permettant d’activer la constitution de sa promesse d’embauche, son contrat de travail ou encore ses avenants, avec la mise en place d’un circuit de validation prédéfini permettant à toutes les parties impliquées (RH, manager, salarié, IT) d’effectuer des ajouts, des modifications (en fonction des rôles affectés à chacun), de suivre l’état d’avancement du dossier et d’automatiser les relances, au cas où le dossier ne serait pas complet.  

Une automatisation salutaire

Cette plateforme de Case management, qui constitue une première étape de l’intégration du nouveau salarié dans l’entreprise (collecte de documents, promesse/proposition, contrat signé), est interopérable avec les outils déjà en place, la GED notamment.

Elle vient par ailleurs en complément - et non en remplacement - du SIRH et apporte un maximum de fluidité aux échanges d’informations.

Elle dispose de fonctionnalités permettant d’identifier les documents reçus (pièce d’identité, justificatif de domicile, RIB, etc.), de vérifier leur conformité, de les analyser en repérant les informations importantes (Nom/Prénom, Date de naissance, Adresse, etc.), de créer automatiquement le contrat de travail et d’indexer le tout.

Une optimisation de la relation “entreprise/salarié”

Il est aussi possible d’ajouter des micro-services, comme la signature électronique, afin de pouvoir valider le contrat de travail à distance et d’enclencher automatiquement son archivage électronique (dans un coffre-fort numérique salarié, par exemple) ou son versement dans la GED. La plateforme de Case management « On boarding RH » permet également d’instruire la relation et d’améliorer la communication avec les nouveaux collaborateurs, en leur adressant d’autres documents tout au long de leur carrière dans l’entreprise, notamment tout avenant au contrat de travail.

Des avantages significatifs liés au Case management :

• une meilleure fluidité dans les échanges via l’interface web,
• la traçabilité des informations,
• une haute disponibilité 24/7,
• l’accès sécurisé en mobilité,
• l’accélération des processus en interne,
• la réduction du risque d’erreur de saisie et de non-conformité des pièces,
• un meilleur suivi de l’avancement et de la complétude des dossiers grâce à des notifications et des alertes automatiques sur l’arrivée ou l’absence de certaines pièces demandées, les délais dépassés ou en voie de l’être, etc.

In fine, la satisfaction est double, à la fois du côté des gestionnaires RH qui peuvent gérer plus efficacement le processus d’onboarding et l’ensemble des documents associés, ainsi que du côté des nouveaux collaborateurs dont l’intégration est facilitée.

Les procédures administratives sont réalisées avant l’arrivée du nouveau collaborateur, lequel à son arrivée est déjà intégré dans le SIRH. Un plus pour la marque employeur !

Jean-Marc Darbord
Consultant Expert
NUMEN Solutions
contact.numensolutions@numen.fr

Ingénieur ENSTA ParisTech, Jean-Marc DARBORD apporte son expertise dans le développement des offres Logiciels & Services, alignées sur les nouveaux usages et les nouvelles technologies. Transformation digitale, dématérialisation, cloud, API et expérience client sur mobile, nombreux sont les axes d’optimisation des services aux entreprises et administrations.