Immobilier : des dossiers 100% dématérialisés pour en finir avec la paperasse inutile

Internet est, en effet, devenu incontournable dans le processus de location ou d’achat immobilier. Ce n’est qu’après avoir trouvé le bien qui leur convient, que les français se rendent en agence. Et c’est là que les choses se compliquent. Car d’un côté, l’agent immobilier va devoir passer du temps à collecter, voire réclamer, des pièces qu’il devra photocopier ou imprimer pour compléter au plus vite le contrat de location ou de vente ; et de l’autre, le futur locataire/acquéreur va devoir fournir un  ensemble de justificatifs et se déplacer en agence plusieurs fois jusqu’à la signature finale et la remise des clés.

Une plateforme de contractualisation en ligne ne permettrait-elle pas de rendre les choses plus simples et surtout plus rapides ?

Des coûts réduits et un ROI significatif

Assurément oui. D’autant que d’ici peu les ventes et les locations immobilières se feront largement en ligne, en photographiant les pièces justificatives nécessaires à la constitution du contrat avec son terminal mobile. Nous sommes désormais dans l’ère du digital. Et les professionnels du secteur de l’immobilier commencent à cerner les bénéfices qu’ils peuvent en tirer. Cela leur permettrait notamment d’être plus réactifs, d’accélérer la contractualisation et de limiter les tâches à faible valeur ajoutée effectuées en agence (demandes, relances, réception et contrôle des pièces, classement, rédaction/saisie du bail, etc.). Le retour sur investissement pour l’agent immobilier est assuré.

Nous savons d’ailleurs qu’aujourd’hui un bail papier coûte aux alentours des 80 euros, alors qu’avec une procédure intégralement électronique, le coût n’est plus que de 10 euros.

Une plateforme électronique permettrait également d’éliminer les erreurs de saisie et de dégager du temps “commercial” pour l’agent, tout en améliorant l’image de marque et la satisfaction client.

La contractualisation à distance

Pour le locataire, cette contractualisation digitale a aussi des avantages indéniables, car il est dès lors possible de tout faire à distance et en dehors des heures de bureau. Ce qui peut s’avérer très pratique pour les étudiants notamment et ceux qui se portent caution pour eux.

Plus besoin de se déplacer à l’autre bout de la France pour visiter les lieux, compléter le dossier et le signer.

Tout peut se faire en ligne, depuis le transfert des documents d’identité des garants, jusqu’au versement du dépôt de garantie par virement SEPA, en passant par la signature électronique du bail. Les pièces nécessaires sont agrégées sur la plateforme, contrôlées et vérifiées. Une fois cela fait, le dossier est complet et conforme, le bail peut être rempli automatiquement avec les données extraites. Un circuit de validation est mis en place avec des alertes pour toutes les parties impliquées (dès qu’une pièce est manquante, dès que le dossier est complet et disponible pour signature, etc.).

En finir avec la paperasse

Le but n’est pas de supprimer les relations humaines dans ce type de transaction et faire que les agences immobilières soient totalement désertées, mais d’accélérer la procédure et de ne réserver les échanges vocaux et les déplacements que pour les choses importantes nécessitant une action humaine  (conseils, réclamations, explications sur certaines clauses du contrat, etc.).

Faciliter l’achat sur plan

Cette plateforme électronique est aussi utilisée dans l’immobilier pour les contrats de vente en VEFA (Vente en Etat de Futur Achèvement). Autrement dit, la vente sur plan. Quand l’acquéreur est d’accord sur le bien et le terrain, il est invité à fournir les documents demandés par le promoteur avant de signer un contrat de réservation. Ces échanges peuvent désormais se faire en ligne. En back-office, le promoteur met également à la disposition de l’acquéreur, tous les documents liés à la parcelle et à la construction, et propose de signer électroniquement le contrat, puis de lui envoyer en lettre recommandée électronique.

Différents services sont aussi disponibles en option dont la mise au coffre (pour l’acquéreur), la signature de l’acte (notaire) et le suivi des processus (promoteur).

D’autres secteurs sont intéressés

Accessible en SaaS, cette plateforme électronique peut être utilisée par les syndics, les agences effectuant de la gestion locative pour gérer les quittances de loyer. Tout est paramétrable. Sa modularité lui permet de s’adapter à tous les besoins de contractualisation et de complétude de dossier.

Notez que Numen organise un webinaire sur ce thème, intitulé " Digitalisation des process immobiliers : quelles solutions?", le mardi 13 juin à 11h. Inscrivez-vous en cliquant ici. 

Frédéric Decoster
Directeur Commercial
Numen Solutions
Easyfolder Case Manager

Depuis plus de 15 ans , Frédéric DECOSTER apporte son expertise dans le partage collaboratif et l’archivage du patrimoine documentaire des entreprises. Actuellement Directeur commercial de Numen solutions, il accompagne l’ensemble des acteurs de l’immobilier dans la transformation digitale de leurs processus et organisation.