Les avantages de la mutualisation de la fonction “archives”

Pourquoi mutualiser cette fonction “archives” ?

Mathieu De Bruyne : Pour faire en sorte que chaque service producteur d’archives physiques ou électroniques, qui jusqu’à présent faisait appel à des ressources contractuelles ou temporaires, chacun dans son coin, sans forcément échanger sur les bonnes pratiques et sans avoir toujours les bons profils, confie la gestion des archives à un opérateur unique qui interviendra pour plusieurs structures.

Et ce, sur quel périmètre ? Et pour quels documents ?

La gestion du cycle de vie complet des archives est concerné, depuis la création du document, jusqu’à son versement au sein d’un système d’archivage définitif ou sa destruction. Les fonctions d’audit ou encore de formation peuvent également être mutualisées. Dans la pratique, nous constatons que tout type de documents (financiers, techniques, RH, etc.) peut être concerné quel que soit son cycle de vie (archives courantes, intermédiaires ou définitives).

Quels avantages présentent cette mutualisation ?

Plutôt que de faire appel à des ressources multiples, il est évident que le fait de recourir à un opérateur unique permet de structurer et de pérenniser la démarche, d’autant qu’il connaît le contexte d’intervention. Ce qui permet de gagner en productivité et en professionnalisme, et de mutualiser aussi les budgets. Les organisations qui n’ont pas besoin d’un archiviste à plein temps s’y retrouveront forcément, puisque les missions sont exécutées sans perdre le fil. Cela permet, par exemple, d’assainir les situations très difficiles, notamment pour des services qui possèdent des arriérés d’archives très importants, dont ils ne maîtrisent pas le contenu, ni les durées d’élimination, qui arrivent à une saturation totale des locaux et qui ne savent pas comment résoudre le problème. Certaines possèdent, en effet, jusqu’à 1klm linéaire d’archives en déshérence avec des enjeux juridiques importants et n’ont pas le budget pour tout gérer en un an. Il est cependant possible de phaser les opérations et d’effectuer la mission sur plusieurs années.

Qui a initié cette démarche ?

Les archives départementales, en lien avec les services de l’Etat en région qui sont, in fine, les bénéficiaires. Le concept a été bien accueilli, puisque les marchés en Hauts-de-France et Occitanie ont été reconduits. C’est une expérience qui fonctionne. Dans les Hauts-de-France par exemple, chaque année, les services définissent avec les Archives Départementales une liste des prestations à réaliser dans l’année et c’est cette liste qui est envoyée au prestataire. Les prestations sont ensuite réalisées sur devis.

Sur un autre plan, certaines intercommunalités réalisent de plus en plus de missions dévolues antérieurement aux communes. Ainsi, des fonctions archives ont été créés comme pivots pour aider chaque commune à faire face à leurs problématiques archives. Certaines communautés de communes vont même jusqu’à internaliser cette mutualisation de la fonction archives en recrutant un archiviste spécifiquement dédié.

Quid des archives numériques ?

Il existe des initiatives publiques, comme en Bretagne, par exemple. Un SAE mutualisé a été déployé au niveau régional par Mégalis Bretagne et permet l’archivage intermédiaire des marchés publics dématérialisés (via la salle régionale des marchés), des actes télétransmis en Préfecture (via le tiers de télétransmission Mégalis) et des flux comptables télétransmis en Trésorerie (via le tiers de télétransmission Mégalis). Chaque collectivité peut ainsi disposer de son propre espace d'archivage auquel elle est seule à avoir accès, en plus des services des Archives Départementales de son territoire.

Au niveau privé, nous voyons apparaître de plus en plus de besoins liés au traitement de « vrac électronique ». Les prestataires peuvent apporter des solutions pour gérer et valoriser ces documents non hiérarchisés, permettant ainsi d’augmenter l’efficacité de la gestion des données.

La question du volume se pose-t-elle également ?

Oui, bien entendu. Car au contraire de l’archiviste seul, le prestataire externe peut gérer de gros volumes et possède la souplesse et la scalabilité nécessaires pour répondre à des besoins urgents. En termes de volume de travail et de compétences, il s’avère bien plus efficace.

Il s’agit donc de bien plus qu’une simple tendance...

La mutualisation de la fonction “archives” constitue une véritable opportunité pour permettre aux collectivités de travailler plus efficacement, plus sereinement et de faire des économies.

Mathieu De Bruyne
Responsable Pôle Archives Conseil chez Pro Archives Systemes
Pro Archives Systemes
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