Coffre-fort numérique : définition, actualité et enjeux

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Définition - Un coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé, conçu pour conserver des documents sensibles ou des données personnelles de manière électronique. Un coffre-fort électronique repose sur des technologies avancées de chiffrement qui garantissent la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des informations qu’il contient.

Les utilisateurs peuvent y déposer divers types de fichiers, tels que des factures, des contrats, ou encore des données administratives, tout en bénéficiant d’un accès protégé par authentification. Il permettent donc d’archiver des documents à long terme et de les garder en lieu sûr pour les rendre facilement accessibles en cas de besoin.

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Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique ?

Les coffres-forts numériques répondent à un besoin croissant de sécurisation des informations et des données dans un contexte de digitalisation accrue. Voici quelques cas d’usage concrets :

- Gestion des documents administratifs : tous types de documents et de fichiers électroniques peuvent être conservés dans un coffre-fort numérique : factures, contrats, devis, bons de commande, bulletins de paie, etc., des documents personnels (actes de naissance, livrets de famille, diplômes, relevés de notes, etc.), des données financières (relevés de compte, titres de propriété, actes notariés, etc.) ou encore des données médicales (ordonnances, résultats d'examens médicaux, dossiers médicaux, etc.) si le coffre-fort électronique bénéficie de la certification HDS (hébergeur de données de santé).

- Archivage des documents d’entreprise : les usages d’un coffre-fort numérique ne sont pas limités aux services des ressources humaines (RH) des entreprises. De nombreuses organisations utilisent ces solutions pour stocker leurs contrats commerciaux ou documents légaux, en respectant les normes de conformité. Les fonctionnalités des solutions sont nombreuses : capacité native, stockage possible de tous les types de documents, intégration à l’environnement existant, interopérabilité avec des services tiers, fonctions de partage, gestion automatique des documents (lecture, indexation, récupération des données, destruction, etc.), accessibilité, etc.

- Transmission sécurisée : certains coffres-forts électroniques permettent de partager des fichiers sensibles en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.

Les principaux avantages d’un coffre-fort numérique

L’utilisation d’un coffre-fort numérique offre de nombreux bénéfices :

• Sécurité renforcée : Grâce à des technologies de chiffrement, vos données sont protégées contre les cyberattaques et les fuites d’informations. Les coffres-forts numériques sont conçus pour offrir une sécurité maximale et protéger les données stockées contre les attaques et actes malveillants. Ils bénéficient de mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, l'authentification forte et des pare-feu pour protéger les données contre les menaces (phishing, malwares, ransomwares, etc.).
• Conformité réglementaire : Ces solutions permettent de respecter les exigences du RGPD et des réglementations sectorielles, comme celles relatives à l’archivage électronique. La norme NF 42-025 définit et valide le respect du processus proposé par un coffre-fort numérique en matière de gestion des bulletins de paie ; la certification AFNOR NF 203 vérifie la conformité d'un coffre-fort numérique à la norme NFZ 42-020.
• Gain de temps : En centralisant les documents dans un espace convivial, unique et organisé, les utilisateurs accèdent rapidement aux fichiers dont ils ont besoin.
• Traçabilité : Les solutions de coffre-fort numérique fournissent des journaux d’audit, permettant de suivre les accès et les modifications effectuées.

Les outils et acteurs clés du secteur

De nombreux fournisseurs proposent des solutions de coffre-fort numérique, adaptées aux besoins des particuliers et des entreprises : Docaposte, Digiposte, Coffreo, Xelians Coffre-fort numérique, eDocPerso, MyPeopleDoc, MonCoffre, Cecurity.com, Pagga Bulletins de paie, Haikey, etc. D’autres acteurs internationaux comme Microsoft ou IBM proposent également des solutions évoluées pour les grandes organisations.
Du côté des initiatives publiques, la France encourage l’utilisation des coffres-forts numériques dans le cadre de la transformation digitale, notamment via des dispositifs comme l’identité numérique sécurisée.
Pour faire votre choix parmi les différentes solutions disponibles, découvrez le comparatif de coffres-forts numériques d’Archimag. 
Pour découvrir les principaux acteurs du secteur, consultez notre annuaire des fournisseurs.

Ressources et formations pour aller plus loin

Pour approfondir vos connaissances sur les coffres-forts numériques, plusieurs ressources sont disponibles :
Formations spécialisées : Le site Serda Formation propose des programmes dédiés à la gestion documentaire.

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