Le métier de documentaliste a évolué. Véritable architecte de l’information, il est désormais le garant de la classification et de l’accès aux documents et publications de l’organisation. Sandrine Rollin, documentaliste de formation, est aujourd’hui chef de projet web et Gestion des connaissances au sein de l’APCA (Assemblée Permanente des Chambres d’Agriculture). Utilisatrice de la plateforme documentaire PMB, elle nous explique les choix stratégiques de son établissement.
La structuration de l’information est aujourd’hui d’autant plus cruciale pour l’APCA, qu’elle propose depuis peu à ses salariés de déposer eux-mêmes leurs publications (synthèses, comptes-rendus, rapports, études, présentations, etc.) dans la base documentaire PMB. Les documentalistes se positionnent désormais comme les garants de la qualification des documents et de leur enrichissement avec des métadonnées. “L’important est de s’assurer que l’on retrouve bien les bons documents et que ceux-ci soient accessibles aux personnes concernées” explique Sandrine Rollin. Avec ce projet, l’APCA souhaite avant tout pouvoir capitaliser sur les documents produits par ses salariés.
Des outils pour faciliter la publication et alerter la communauté de leur disponibilité
En se connectant à la base PMB, les salariés accèdent donc à différents formulaires de contribution, selon la finalité de leurs documents. Il leur suffit ensuite d’aller chercher le document en question sur leur ordinateur et de remplir certains champs (titre, auteur, résumé) pour que celui-ci soit ajouté à la base documentaire. Ces mêmes contributeurs peuvent également aller sur l’intranet commun à toutes les Chambres d’Agriculture pour publier une actualité et ainsi informer la communauté de la présence dans la base d’un nouveau document.
“C’est une démarche personnelle du contributeur, précise Sandrine Rollin. De notre côté, nous utilisons les fonctionnalités de PMB, notamment les alertes mail, pour pousser les nouveautés auprès de certains publics”.
Les formulaires de PMB pré-mâchent donc le travail des documentalistes, qui reprennent malgré tout chaque contribution pour s’assurer de leur bonne qualification. “Nous sommes en train de constituer un groupe de travail qui sera chargé de veiller à la qualité des données” ajoute la chef de projet.
La nécessaire capitalisation des connaissances
Si les salariés de l’APCA avaient déjà l’habitude de déposer des documents dans une GED Alfresco, ceux des Chambres d’Agriculture, en revanche, n’étaient pas rodés à l’exercice. Sandrine Rollin et son équipe les ont donc accompagnés dans ce changement, en leur démontrant tout l’intérêt de capitaliser et de valoriser ces différentes publications.
“Nous leur avons surtout expliqué que c’était simple et nécessaire” continue la responsable. Les premières contributions sont là et le mouvement amorcé s’avère déjà très positif.
Structuration, archivage et interopérabilité
Cette ouverture à la contribution de la base PMB a jeté les bases de trois chantiers qui devraient mobiliser les administrateurs de l’outil tout au long de cette année :
- la structuration de l’information. Les salariés ne sont pas des documentalistes et ne savent pas forcément repérer les informations permettant d’identifier clairement les documents. L’ambition est donc de veiller à ce que les contributeurs entrent des métadonnées pertinentes afin que les documents puissent être retrouvés facilement.
- la mise en place d’un système d’archivage pour ne conserver dans la base que les documents essentiels.
- la volonté de rendre la base documentaire interopérable avec les bases de données d’autres organismes. Ceci permettrait aux Chambres d’Agriculture de ne déposer leurs documents qu’une seule fois et dans une seule base, mais de les rendre visibles et disponibles dans plusieurs bases de données thématiques.
Propos recueillis par Eric Le Ven
