Gestion documentaire : Infrabel prend le train de Syracuse

« La première étape a été de rassembler et de structurer toute l’information produite par le service communication », se souvient Marie- Laurence Pottiez, responsable du centre de documentation d’Infrabel. Au départ, elle et son équipe étaient en charge de la gestion de la documen­tation officielle de l’entreprise, puis progressivement, leur champ d’action s’est étendu.

Non seulement ils assument les missions ordinairement attribuées à un centre de documentation classique (gestion d’abonnements, recherche d’informations, achat et prêt interentreprises de livres, gestion de la revue de presse…), mais ils se voient également confier des missions plus particulières. « Nous faisons par exemple de la veille médiatique, nous développons du reporting et des alertes en termes de réputa­tion de l’entreprise. Et depuis quelques mois, nous sommes responsables du projet “Open data” d’Infra­bel », explique Marie-Laurence Pottiez.

Une volonté de centralisation

Face à une telle multiplication de ses activités, la responsable du centre de documentation a res­senti dès 2015 le besoin de se doter d’un outil qui puisse centraliser en un point unique l’accès aux documents. Marie-Laurence Pottiez souhaitait éga­lement disposer d’un espace où communiquer sur l’ensemble des produits fournis et des services ren­dus. « Avant, nous avions une base de données et un outil de recherche. Mais ce que nous voulions vraiment, c’était un portail documentaire », insiste la documentaliste belge.

Le choix d'une solution évolutive

En 2015, le centre de documentation a choisi de se doter de Syracuse, une solution logicielle conçue par la société Archimed. Infrabel étant une entreprise publique, elle avait au préalable mis en concurrence plusieurs sociétés. Si Marie-Laurence Pottiez et ses collègues n’ont pas eu l’opportunité de tester en amont différents logiciels, ils avaient en revanche clairement identifié leurs besoins. « La priorité, c’était d’opter pour une solution qui ait un moteur de recherche hyper performant », explique-t-elle.

Et, deuxième critère d’importance, c’était que l’ou­til puisse évoluer et suivre les développements technologiques. « Nous ne voulions pas d’une tech­nologie figée dans le temps. L’objectif de notre service informatique était de ne plus faire de dé­veloppements à la carte, mais d’avoir une solution standard. C’était important en termes de gestion de la maintenance technologique ». Enfin, dernier fac­teur déterminant, la capacité de l’outil à prendre en charge tous les formats de document. « La vraie spé­cificité de notre projet, c’est que nous produisons et gérons des documents de nature très variée : de la vidéo, des photos, des documents PDF ou encore des PowerPoint ».

Multilinguisme

Faire le choix de Syracuse était un pari, souligne Marie-Laurence Pottiez. « La crainte que nous avions par rapport à la solution proposée par Archimed, c’était la question du multilinguisme. Nous sommes belges et une entreprise fédérale comme la nôtre se doit de travailler dans un bilinguisme français/néer­landais complet », rappelle-t-elle.

Lorsqu’Infrabel a acheté la solution, le codage du multilinguisme n’était pas encore terminé. Il s’est fait progressivement au cours de l’année et demie qu’a duré le déploiement du logiciel. Actuellement, tous les champs du portail et du back-office sont traduits dans les deux langues.

Migration et formation

Entre fin 2015 et 2017, le centre de documentation et les équipes d’Archimed ont travaillé en bonne intel­ligence pour procéder à la migration des données, terminer le codage du logiciel, effectuer tous les tests de rigueur et former le personnel susceptible de manipuler la solution. Un processus dont la longueur s’explique par la nécessité de migrer l’ensemble des documents puis de créer, une à une, toutes les pages du portail documentaire en deux langues.

Une communication plus ciblée

Désormais, le centre de documentation est capable de créer des pages de contenu en lien avec les grandes thématiques mises en avant par l’entreprise, qui seront ensuite poussées vers un public cible. « Nous pouvons déposer dans l’outil des newsletters envoyées via des liens à un public bien spécifique. Cela nous permet de ne pas surcharger les boîtes mails avec des documents lourds », explique Marie-Laurence Pottiez.

Une diffusion optimale de l'information

Le centre de documentation utilise également Syracuse pour diffuser de l’information via le réseau social de l’entreprise. Les usagers de l’intranet peuvent consul­ter des documents grâce à l’incrustation d’un player ou d’un encart de lecture. « L’avantage, c’est que c’est totalement transparent pour l’utilisateur. Ce que nous voulions avant tout, c’était un portail intégré qui soit simple à utiliser ».

Une solution adaptée à la mobilité

Autre point fort de l’outil édité par Archimed : la possibilité de consulter les données et documents hors du réseau de l’entreprise. « Notre solution est complètement adaptée à la lecture sur mobile. L’entreprise évolue, la mobilité devient de plus en plus nécessaire, et Syracuse nous permet de coller à cette transformation du travail », pointe Marie- Laurence Pottiez.

De nouvelles perspectives

Et lorsqu’il s’agit d’évoquer les perspectives d’évolu­tion de l’outil, Marie-Laurence Pottiez s’anime. Elle et son équipe ont à coeur de lancer l’année prochaine un nouveau projet : celui de proposer aux ingé­nieurs et techniciens d’Infrabel la recherche et la consultation d’ebooks via Syracuse.

Cela implique­rait de travailler en collaboration avec un fournisseur de livres électroniques, et le management d’Infrabel semble partant. « Non seulement nous pousserions de l’information hyper-spécialisée vers tous nos tech­niciens et ingénieurs - chose que nous ne faisons pas pour le moment -, mais en plus, cette informa­tion serait uniquement numérique. Nous n’aurions donc plus à conserver toutes les collections papier », pointe-t-elle. 

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