Les autorités administratives sont en droit d'exiger une participation financière pour la copie d'un document, sous forme papier comme sous forme numérique.
Une commune peut-elle facturer le coût de recherche dans ses archives de documents administratifs communicables au public ? La réponse est sans ambage : oui.
Le ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales rappelle que les autorités administratives sont en droit d'exiger une participation financière de la part du demandeur lorsqu'elles effectuent à son intention la copie d'un document, sous forme papier comme sous forme numérique, conformément à l'article R. 311-11 du code des relations entre le public et l'administration.
Coût du support, coût d'amortissement
En réponse à une question posée par la sénatrice Christine Herzog (Moselle, non inscrite), le ministère explique la portée de cet article : "À l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur".
Le calcul de ces frais repose un certain nombre d'éléments : coût du support fourni au demandeur, coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. "Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget" précise l'article R. 311-11.
Le ministère de la cohésion des territoires explique par ailleurs que "le Gouvernement n'entend pas revenir sur ces dispositions qui garantissent un droit d'accès équilibré aux documents administratifs, tant à destination des particuliers que des professionnels".
