Comparatif : quel tiers-archiveur physique ou électronique choisir ?

De plus en plus d'organisations sont amenées à gérer un double flux d'archives papier et électroniques. Une quinzaine de tiers-archiveurs proposent des prestations à choisir en fonction de leurs équipements, de leurs modes de restitution et de leurs certifications. Panorama.

Une quinzaine de tiers-archiveurs ont répondu présent dans notre questionnaire. Sans surprise, on y retrouve les incontournables acteurs du marché présents à la fois sur le papier et sur l'électronique. D'autres ont fait le choix de n'opérer que dans l'une ou l'autre des activités. La première partie du tableau ci-après est consacrée à l'archivage physique. Elle fait apparaître des prestataires de dimension très variable aussi bien en termes de sites de stockage (de 1 à 45 bâtiments) que de kilomètres linéaires. En revanche, tous se signalent par leur capacité à traiter quasiment tous les supports : documents papier, photographies, audio-vidéo, supports de sauvegarde informatique... 

Les entreprises qui ont besoin d'accéder régulièrement à leurs archives prêteront une attention particulière aux modes de restitution ainsi qu'aux délais de communication des documents. Certains tiers-archiveurs proposent à leurs clients la plus large palette possible de modes de restitution : livraison physique, fax, courrier électronique, numérisation à la demande ou, encore mieux, dépôt du document dans une Ged. Pour les livraisons physiques, les délais varient de 2 heures en mode "urgent" jusqu'à J + 1 ou J + 2. Il va de soi que la livraison urgente représente un coût plus élevé qu'une restitution à 24 ou 48 heures. C'est un élément important à aborder avant toute signature de contrat entre un client et un tiers-archiveur. Pour les organisations situées à proximité de leur prestataire, il existe également la possibilité de 

consulter ces documents directement chez le prestataire. Quant à la restitution sous forme numérique, elle est bien évidemment plus fluide et est disponible rapidement, en général autour de trois heures.

Une norme et un agrément balisent l'activité d'archivage physique : la norme Afnor NF Z40-350 et le fameux agrément Siaf délivré par le service Iinterministériel des archives de France au terme d'une évaluation portant aussi bien sur les capacités techniques des sites d'archivage (contrôle de l'air, température et hygrométrie, protection anti-intrusion...) que sur les bilans comptable et financier des tiers-archiveurs. Plus de 70 sites ont déjà reçu cet agrément et la totalité des acteurs figurant dans le tableau ci-après peuvent s'en prévaloir.

Archivage électronique

La deuxième partie de ce questionnaire est dédiée à l'archivage électronique. Une première évidence s'impose : toutes les prestations sont désormais proposées en mode Saas. Et un deuxième phénomène se confirme : le mode licence est en perte de vitesse puisqu'il n'est plus proposé que par moins de la moitié des prestataires. 

La localisation géographique des data centers est également devenue une question récurrente pour les organisations, notamment celles qui évoluent dans des environnements très concurrentiels. La totalité des acteurs du marché disposent de centres de données situés sur le territoire français. Voilà qui rassurera ceux qui ont retenu les leçons de l'affaire Snowden... Certains prestataires proposent même à leurs clients de choisir eux-mêmes leur data center.

Si tous proposent un suivi des versements en temps réel, il n'en vas pas de même pour la possibilité de conversion des formats numériques. En réalité, certains prestataires recommandent surtout d'opter pour une conversion dans un format pérenne de type PDF-A tout en conservant le format originel. 

Du côté des normes (Afnor NF Z 42-013 et Iso 14641), tous les tiers-archiveurs ne sont pas logés à la même enseigne. Seule une partie d'entre deux peut se prévaloir de la certification de l'une ou des deux normes. Quant à l'agrément Siaf pour l'archivage électronique, s'il ne figure pas dans ce tableau, remarquons que plusieurs prestataires sont bel et bien certifiés. 

Signalons enfin qu'au moment de la rédaction de cet article, nous apprenions la fusion de trois tiers-archiveurs (AGO, Archiv System et MVA) dans une nouvelle entité qui apparaît dans ce tableau sous le nom de Pro Archives Systèmes.

Télécharger le fichier comparatif des différents prestataires en cliquant-ici.
(Erratum : une erreur s'est glissée dans le tableau ci-joint -> Pro Archives Systèmes est bel et bien certifié pour la norme NF Z40 - 350)