Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management

Les vracs numériques se cachent partout ! Notamment sur les disques réseau partagé où les salariés éprouvent des difficultés récurrentes à trouver la bonne version du bon document. Au rythme actuel de croissance des volumes d'information, toutes les organisations sont désormais confrontées à un problème de dispersion de fichiers numériques. "Ce déluge informationnel provoque de multiples désordres : perte de temps, risque de perte de fichiers, redondance, conservation d'information inutile ou obsolète" constate Noureddine Lamriri (Everteam).

Selon une étude du cabinet AIIM, les procédures d'élimination sont encore faites manuellement dans 24 % des entreprises ; seulement 17 % d'entre elles ont mis en place un processus d'élimination totalement automatisé.

Fluidifier les procédures d'élimination

Par chance, des outils permettent aujourd'hui de fluidifier et d'automatiser les procédures d'élimination. Ces outils procèdent dans un premier temps à une analyse d'un serveur via un connecteur. Dans un deuxième temps, ils produisent un graphique des fichiers détectés (format, poids, date de création...). Des actions peuvent ensuite être  lancées sur des lots déterminés selon des règles que l'utilisateur peut ajuster à la volée. 

Et pour gagner en efficacité, certains outils sont même en mesure de détecter les entités nommées (noms de personne ou noms d'entreprise) afin de leur assigner une action précise : archivage, destruction...