Records management : le comparatif 2020 des prestataires

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Une trentaine de critères dédiés au records management

Notre dernier comparatif consacré aux solutions de records management (RM) remonte à plus de quatre ans et demi. Au mois de février 2016, Archimag constatait que ce marché était alors « en plein essor » avec plus d’une quinzaine d’acteurs. Le millésime 2020 se situe dans les mêmes valeurs avec une douzaine de répondants (l’éditeur Alfresco a été racheté par Hyland au mois de septembre 2020).

Nous avons retenu une trentaine de critères auxquels les éditeurs ont répondu avec plus ou moins de précision.

Premier constat : ces solutions sont en mesure de supporter les deux principaux systèmes d’exploitation que l’on rencontre dans le monde professionnel (Windows et Linux). Plus rares, certaines sont compatibles avec Mac OS.

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Licence et connecteurs

Très importante, la question de la licence fait apparaître un modèle dominant : le mode Saas est proposé par quasiment tous les éditeurs. Le schéma on premise (sur site) est également commercialisé ainsi que le tiers-hébergeur, mais de façon plus marginale. En revanche, le modèle open source est encore peu présent parmi les solutions RM.

Bonne nouvelle pour les connecteurs, ces « passerelles » renvoient vers d’innombrables services : Salesforce, SAP, Outlook, MS Office, S3, Azure, SharePoint Online, AD, SAML SSO, SAP, Cegid, HL7, SilaExpert… Entre autres ! Qu’il s’agisse de solutions bureautiques, documentaires ou de services infonuagiques, les besoins des organisations semblent a priori bien couverts par cette large panoplie de connecteurs.

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Localisation des serveurs

À l’heure des risques liés à la cybersurveillance, la localisation des serveurs représente un enjeu non négligeable. Les éditeurs communiquent volontiers sur la sanctuarisation de leurs installations sur le sol français.

Certains d’entre eux disposent même de serveurs situés dans plusieurs villes : Strasbourg, Roubaix… D’autres élargissent leur sanctuarisation à l’échelle européenne. D’autres encore laissent à leurs clients le choix de la localisation. Beaucoup d’éditeurs ont passé des partenariats avec des acteurs du cloud parmi les plus en vue du marché (OVH, AWS, Azure…).

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Durées de conservation et sort final

Du côté du cœur de métier de ces solutions de records management, les principales fonctionnalités sont au rendez-vous. Qu’il s’agisse de la gestion des habilitations selon les profils ou de la traçabilité des actions, ces logiciels répondent présent.

Sans surprise, la gestion des durées de conservation et du sort final est proposée par tous les éditeurs ainsi que l’export des métadonnées. Nous leur avons d’ailleurs demandé de préciser les conditions de cet export de métadonnées : export attaché à un document, export attaché à une sélection de documents, export attaché à un dossier.

De même, ces solutions bénéficient d’une fonctionnalité de certification électronique soit en standard, soit, le plus souvent, par le biais d’un partenariat avec un éditeur spécialisé.

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Cadre normatif

Il nous a semblé intéressant de renseigner le cadre normatif de ces solutions. Notamment l’Iso 15489 qui reste la norme technique de référence du records management.

Éditée originellement au tout début des années 2000, elle a fait l’objet d’une révision en 2016. Cette norme internationale décrit les exigences fonctionnelles et techniques pour l’organisation et la gestion des documents d’archive. La majorité des solutions présentées dans le tableau ci-contre disent le respecter, mais la question doit être abordée de près avec l’éditeur.

Les références clients montrent une grande souplesse d’utilisation de ces solutions. On y trouve en effet des entreprises privées évoluant dans le secteur bancaire ou la grande distribution ainsi que des organisations publiques.

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Coût des solutions de records management

Quant au coût d’acquisition d’une solution, il est au bas mot de plusieurs milliers d’euros. Les réponses des éditeurs montrent une assez grande variété de tarifications qu’il convient de prendre pour ce qu’elles sont : un prix de négociation. Certains d’entre eux préfèrent ne communiquer aucun prix et invitent leurs futurs clients à se rapprocher de leur service commercial.

Dans tous les cas, il faut bien avoir à l’esprit que ce coût n’est pas grand-chose à côté d’un audit ou d’un contentieux que peut rencontrer toute organisation.

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