Gouvernance de l’information : un fragile équilibre

• Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques
• Gouvernance de l’information : un fragile équilibre
• Records management : comment construire une politique de gouvernance de l’information ?
• Une records manager chez EDF : "pour la donnée, la question archivistique se repose"

Notre enquête annuelle 2017 met en évidence la marche en avant que connaissent depuis maintenant 4 ans les projets de mise en œuvre de gouvernance de l’information numérique.

Le seuil des 75 % est enfin atteint avec 9 points de progression en un an. La démarche globale a séduit 20 % des organisations contre 15 % l’année dernière et au final doublé en 5 ans, ce qui montre une démarche d’entreprise volontariste pour équiper tous les métiers et toutes leurs structures.

>Lire aussi : Gouvernance de l’information numérique : où en sont les organisations privées et publiques en 2019 ?

Deux enjeux fondamentaux

La difficulté majeure réside maintenant dans le maintien d’un équilibre nécessaire à la marche d’une bonne gouvernance, entre deux enjeux fondamentaux.

1. L’enjeu majeur reste celui porté par les utilisateurs, c’est celui d’organiser l’accès et le partage de l’information et des connaissances ; il consolide sa première place loin devant les deux suivants. Il progresse même de 2 points par rapport à l’année dernière. Il est l’enjeu nº 1 à égale proportion, que l’on soit dans le secteur public, le secteur privé ou le monde associatif.
2. Le second enjeu a également progressé de 4 points cette année ; il s’agit de celui qui met en évidence le besoin de sécurité en matière d’information ; cette progression est en cohérence avec les démarches actuelles poursuivies par de nombreuses directions de systèmes d’information qui structurent leur référentiel face aux risques et renforcent le dispositif de protection de leurs systèmes et de leurs données (sécurisation des échanges, protection des données à caractère personnel ou sensible…).

>Lire aussi : Bureautique : comment éviter de se noyer sous les documents ?

Sécurité de l’information et attentes des utilisateurs

Ce résultat 2017 consolide le fait que la gouvernance a une double vocation, celle d’apporter une réponse d’entreprise à la sécurité de l’information et celle de servir les attentes des utilisateurs et qui relève surtout d’une forme de recherche d’efficacité au quotidien.

Il est toutefois à noter que chaque secteur a sa particularité. Dans tous les cas, le haut du podium est occupé par l’accès et le partage de l’information, en revanche la pérennité connaît une position variable (en 2e ou en 3e place) et selon les secteurs ; les règles dans le secteur public reculent à la 3e place après l’organisation de la pérennité de l’information, alors que la maîtrise des risques prend place en 2e position dans le secteur privé, et la valorisation du capital immatériel est un enjeu majeur pour le domaine associatif, plus fort que celui de la sécurité de l’information.

Enfin, les aspects budgétaires sont repoussés en fin de priorité, mais restent présents toutefois dans les réponses. « Maîtrise des coûts documentaires » a tout de même reculé de 3 points entre 2016 et 2017, comme cela ne se posait plus comme un enjeu, mais comme un moyen intégré.

>Lire aussi : 7 conseils pour vos projets d’ECM

Ère des digital workers

Cette cohérence avec les priorités ordonnancées selon les réponses faites dessine progressivement, mais sûrement un environnement de travail « tout numérique ». La question du support papier, de son usage, de son classement, de son archivage, de sa dématérialisation n’est plus à l’ordre du jour. L’utilisateur plébiscite un poste tout numérique, un environnement de travail à la fois sécurisé, intégré et mobile… L’ère des digital workers a sonné et cela se voit jusque dans les résultats de l’enquête.

Priorité à l’accès

Si la notion de simplifier l’accès aux gisements d’information reste la priorité, elle progresse encore en un an de plus de 10 points. Par ailleurs, les écarts se resserrent sur les autres priorités et l’accès en situation de mobilité est en très large augmentation, il a non seulement pris la deuxième place, mais il a triplé en un an. C’est en cohérence avec le développement du télétravail, des tiers lieux, des mobilités en interne des organisations… Ce qui rejoint une priorité toute nouvelle identifiée et pas des moindres : le « paperless ». 

« Limiter ou supprimer les volumes papier aux postes de travail » fait son entrée dans ce palmarès et se positionne tout de suite fortement. Ce marqueur apparaît dans d’autres réponses également en forte augmentation. Ainsi la progression de la migration du papier vers l’électronique continue et gagne même tous les secteurs et tous les métiers : que l’on soit comptable, agent commercial, gestionnaire de carrière ou en charge des marchés publics, toutes les fonctions d’une organisation sont non seulement impactées, mais rendues actrices pour intégrer des chaînes de dématérialisation à leurs processus de travail.

>Lire aussi : Records management : comment construire une politique de gouvernance de l’information ?

Organisation à mettre en oeuvre et défis complexes

À travers les résultats du classement des défis relevés par les répondants de l'enquête, on voit que l’organisation à mettre en œuvre et les défis à relever restent complexes. C’est en réalité tout un schéma directeur qui est attendu pour répondre positivement à cette problématique.

Trois blocs de réponses se dessinent, le premier relève d’un sujet plus orienté bonnes pratiques et qui correspond souvent aux règles qu’attendent les utilisateurs pour d’autant mieux maîtriser leur environnement de travail : gestion des mails, partage de fichiers, gestion du cycle de l’information... Cela reste depuis deux ans en haut du palmarès et se situe toujours entre 40 et 50 %. L’année dernière les trois mêmes sujets se tenaient déjà autour des 40 %.

L’enquête 2017 rend visiblement en revanche un nouveau bloc, celui des outils et applications à mettre au service de la gouvernance sur l’ensemble des étapes de gestion documentaire : gestion électronique de courrier, gestion électronique de documents, archivage électronique. Les deux derniers sont attendus par 34,7 % des répondants. En réponse aux défis exprimés est attendue la mise en œuvre d’une sorte de plateforme unique de Ged collaborative intégrée au système d’information pour capitaliser les documents et offrir des fonctions collaboratives de gestion documentaire pour tous les métiers des organisations. 

Cette orientation de Ged collaborative a d’autant plus de force qu’elle répond à la demande de limiter l’éparpillement des gisements d’information de type Ged métier, Ged techniques, fonctions de Ged dans des outils métier, et de leurs difficiles évolutions y compris au stade des décommissionnements d’applications. Le risque ressenti est bien de perdre à terme l’accès à certaines informations engageantes.

>Lire aussi : Le records management révise ses data : méthodes et bonnes pratiques

Fin de la confusion entre Ged et SAE

C’est pourquoi sont aussi intégrées les solutions couvrant les aspects fonctionnels de réponse aux obligations d’archivage à valeur probante. Le décret publié le 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de l’article 1379 du Code civil renforce cette prise de position qui se retrouve sur tous les secteurs d’activité, public et privé. Pour rappel, ce décret reconnaît la notion de « copie fiable au même titre qu’un original », prend acte du recours à la digitalisation et encourage la « reproduction par voie électronique » (article 2 du décret nº 2016-1673).  

Visiblement il n’y a plus de confusion entre Ged et SAE (système d'archivage électronique). Le SAE, accessible aux seules personnes autorisées pour en assurer correctement la sécurité, devient un sujet sur lequel se penchent de plus en plus les DSI. 

Oubli de la gestion des données à caractère personnel ?

L'enquête 2017 témoigne donc de la forte progression des réalisations en matière de gouvernance de l’information et replace les prises de décision au plus haut niveau (direction générale, direction métier, DSI en tant que maître d’œuvre). 

Il reste toutefois encore beaucoup à faire, en particulier en ce qui concerne la gestion des données à caractère personnel, c’est d’ailleurs la surprise de l’enquête 2017. Pour le moment le sujet semble encore échapper en grande partie au périmètre de la gouvernance de l’information numérique, non pas qu’il soit géré ailleurs, il semble plutôt oublié pour presque 40 % des répondants. Seulement 24 % ont intégré complètement le sujet, et 37 % de manière partielle. C’est donc à suivre.

Caroline Buscal
Manager SerdaConseil

(1) Enquête élaborée au cours du 1er trimestre 2017 menée auprès de près de 400 organisations, services publics, entreprises privées et associations confondus, sur la base de plus de 120 questions. Téléchargement ici.