Archivage numérique : Adamant passe en vitesse de croisière

Deux ans après son lancement officiel, la plateforme d’archivage numérique Adamant est progressivement prise en main par les services de l’État. Tout en faisant l’objet d’améliorations continues. Au ministère de la Justice, Adamant a permis d’accroître considérablement le volume d’archives numériques.

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Le 29 novembre 2018, la plateforme d’archivage numérique Adamant recevait son premier versement d’archives nativement numériques.

L’Histoire retiendra qu’il s’agissait d’un document provenant du ministère des Affaires sociales relatif au financement et à la coordination d’actions en faveur des migrants portant sur les années 2008 et 2009.

Adamant, un outil d'archivage numérique opérationnel

Deux ans après sa mise en production, Adamant se rapproche progressivement de sa vitesse de croisière. À ce jour, entre 50 et 100 personnes l’utilisent de façon régulière notamment dans les ministères et au sein des Archives nationales.

En 2019, les versements ont concerné les domaines de l’agriculture, de la culture, des affaires sociales, de l’environnement, de la justice et les documents produits par le Premier ministre.

L’année 2020 a vu de nouvelles entrées (éducation nationale, conseil d’État…) représentant environ 2,3 To de données. Auxquelles il faut ajouter un corpus inédit : celui des cahiers citoyens déposés par les Français sur la plateforme numérique du grand débat national.

En 2021, ce sera au tour des cahiers citoyens rédigés manuellement par les Français et numérisés par la Bibliothèque nationale de France.

Si le projet Adamant est désormais un outil opérationnel, il n’en continue pas moins de bénéficier d’améliorations continues :

« Nous avons procédé à plusieurs mises à jour au cours de l’année 2019 afin d’enrichir Adamant de nouvelles fonctionnalités », explique Thomas Van De Walle, directeur de projet Adamant ; « aujourd’hui, nous préparons une mise à jour majeure qui sera opérationnelle d’ici fin 2020. Cette nouvelle version permettra, entre autres, de proposer un site web grand public dédié à la diffusion d’archives nativement numériques et libres de droits. L’outil proposera des fonctions de recherche avancée et de partage ».

Prise en charge d’archives sérielles

Côté archivistes, cette mise à jour permettra la prise en charge d’archives sérielles, c’est-à-dire des archives de même type comme les dossiers d’élaboration de la loi par exemple.

Ces paquets d’archives, préparés en amont, seront bientôt pris en charge par lots de 1 000 ou 5 000 unités. Jusqu’ici, les archivistes procédaient à des prises en charge unitaires.

« C’est un passage à l’échelle. Au quotidien, les versements d’archives numériques sont des processus désormais assez rodés », se réjouit-on aux Archives nationales.

Autre amélioration à venir, la possibilité d’effectuer le versement de la totalité des archives numériques sur Adamant. Car tous les versements d’archives numériques ne sont pas encore effectués dans la plateforme Adamant en raison d’une limitation dans les volumétries autorisées.

« En réalité, nous sommes plus limités par les capacités des réseaux que par les capacités intrinsèques de la plateforme », précise Thomas Van De Walle.

En quelques mois, la limitation a néanmoins évolué, en passant de 2 Go à 10 Go par paquet d’information à verser.

Méthode agile

Dès 2014, les archivistes ont été associés au projet Adamant via des ateliers et des rencontres. Objectif : faciliter la prise en main de l’outil et rester à l’écoute des utilisateurs finaux.

« La méthode agile que nous avons retenue autorise un certain droit à l’erreur et permet de revenir rapidement sur des erreurs de développement », constate Thomas Van De Walle ; « cette méthode de travail donne lieu à des livraisons régulières qui s’enrichissent de nouvelles fonctionnalités. »

C’est ainsi que les remontées du terrain ont fait l’objet de reprises dans les domaines de l’interface, des workflows et des processus. Il est arrivé que les développeurs reprennent un workflow complet en raison de son manque de fluidité.

Des spécialistes de design ont également été mis à contribution pour revoir l’interface d’Adamant et améliorer l’expérience utilisateur.

7 gigaoctets en 2019, 155 gigaoctets en 2020

Du côté des utilisateurs, au ministère de la Justice, la volumétrie d’archives versées dans Adamant a fait un bond considérable en passant de 7 gigaoctets en 2019 à 155 gigaoctets en 2020.

« Le département des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) a téléversé les messageries des membres des cabinets de Jean-Jacques Urvoas et de François Bayrou, gardes des Sceaux, ministres de la Justice, en 2016 et 2017 », précise Aurélien Larné ; « il a également procédé aux entrées de fonds d’archives bureautiques des mêmes cabinets, du secrétariat général du ministère et de différentes directions de l’administration centrale (protection judiciaire de la jeunesse, affaires civiles et du Sceau et affaires criminelles et des grâces) ».

L’appropriation d’Adamant n’a pas posé de problème particulier aux archivistes du ministère de la Justice.

« Dès en amont de la mise en production, des ateliers de tests, puis de formation ont été organisés par les Archives nationales. Les agents du département se sont par ailleurs formés à l’utilisation des outils de génération de paquets d’information à verser (SIP) ainsi qu’à la pratique du standard d’échange de données pour l’archivage (Seda) », explique Aurélien Larné.

Comme d’autres institutions qui utilisent Adamant, le département des archives, de la documentation et du patrimoine du ministère de la Justice n’hésite pas à solliciter de nouvelles fonctionnalités comme la mise en place d’un référentiel de règles de gestion des métadonnées ou encore la possibilité d’enrichir le bordereau d’entrée avec les métadonnées adéquates directement sur la plateforme Adamant.

Prise en charge d’archives audiovisuelles

Pour l’équipe Adamant, le chantier ne s’interrompt jamais. Parmi les pistes de développement à venir, les Archives nationales travaillent avec le Siaf à la création d’un accès sécurisé à distance possiblement au profit des services d’archives départementales.

2021 verra également la prise en charge de volumétries de plus en plus importantes et de plus en plus variées. Ce sera par exemple le cas avec les archives audiovisuelles produites par le ministère de la Justice, notamment les captations réalisées à l’occasion du procès des attentats de janvier 2015 qui se sont déroulés l’automne dernier à Paris.

Adamant, une plateforme pour les archivistes… et pour l’open data

Lancé officiellement en 2015, le projet Adamant (Administration des archives et de leurs métadonnées aux Archives nationales dans le temps) a pour ambition d’industrialiser la conservation et l’accès aux données numériques versées par les administrations centrales et les opérateurs de l’État.

Au-delà des archivistes, Adamant aura également vocation à favoriser la diffusion des données archivées, dans une logique de données ouvertes (open data). « Cette démarche s’inscrit dans la continuité de la décision prise par les Archives nationales en 2017, consistant à offrir la gratuité de réutilisation des données numériques », soulignent les Archives nationales.

Adamant s’inscrit dans le programme interministériel Vitam (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire), porté et financé par les ministères des Affaires étrangères, des Armées et de la Culture.