Le référentiel d'archivage électronique : définition et méthode

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On connaît les classiques référentiels d’archivage, appelés aussi tableaux de gestion, construits la plupart du temps à partir de tableurs Excel. Ils recensent l’exhaustivité des typologies de documents produits par un service ou une activité, et leur associent une durée de conservation et un sort final en fonction de la réglementation et de l’importance du sujet.

On sait l’effort à fournir pour la construction de tels outils. On connaît aussi le casse-tête de la mise à jour de ces fameux tableaux de gestion, pour laquelle les archivistes et les référents métier doivent être constamment vigilants sur l’évolution des pratiques.

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Référentiel d’archivage électronique : définition et fonctionnement

Un référentiel d’archivage électronique est un système qui permet de faire un lien entre le document ou la donnée et ses règles de gestion, à savoir sa durée de conservation et son sort final. C’est un outil structurant, incluant toutes les activités et types de documents. Il s’adapte à tout type de structure et d’organisation de l’activité : administration centrale ou siège et ses services déconcentrés ou filiales.

Dès qu’un document est créé ou importé dans une base de données, un outil système ou un réseau partagé, il est typé, c’est-à-dire qu’on va lui attribuer une typologie documentaire : facture, contrat, relevé de décision, etc. Cette typologie documentaire correspond à une ligne précise du tableau de gestion prérenseigné, qui indique les règles de gestion de ce document.

Les référentiels d’archivage électroniques sont donc basés sur les métadonnées renseignées par les producteurs.

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Construire un référentiel d’archivage électronique partagé et évolutif

Quand on parle de référentiel d’archivage électronique, il s’agit de mettre en œuvre un outil qui va plus loin que le référentiel d’archivage classique et permet d’administrer le référentiel lui-même.

Pour fonctionner, un tel outil doit être doté des fonctionnalités utiles à l’archivage intermédiaire : description des dossiers d’archives courantes, versement d’archives intermédiaires, gestion d’espaces de stockage, communications, traitement du sort final et constitution des archives définitives. Il permet de créer des profils utilisateurs conformes aux responsabilités des acteurs de la chaîne de l’archivage (service versant, archiviste, magasinier) et de les associer fonctionnellement.

• Le référentiel électronique permet la gestion des procédures d’archivage, la traçabilité de l’information et la connaissance des ressources archivistiques. Il s’appuie sur des référentiels nationaux, qui contextualisent les informations selon les missions du service, ainsi que sur des thésaurus documentaires.
• Le référentiel électronique est un outil à architecture centralisée, c’est-à-dire qu’il doit être administré au niveau le plus haut, qui peut assurer la maîtrise d’ouvrage du SI et de son évolution, l’administration des référentiels, la diffusion des outils méthodologiques (manuels de procédures, charte d’utilisation du SI), l’assistance, la formation et l’animation du club utilisateurs.

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Gérer le cycle de vie de façon automatisée

On peut aller encore plus loin. Nous décrivons jusqu’ici la mise en place d’un référentiel dont l’application n’influe pas directement sur le document. Mais pour des documents numériques, le référentiel d’archivage peut être capable de gérer leur cycle de vie de façon automatisée.

Dans un tel outil, chaque versement, et donc l’ensemble du « submission information package » (SIP), est rattaché à une branche du plan de classement. Les règles de gestion sont ensuite rattachées à l’intérieur du SIP à chaque ensemble documentaire. Des règles de gestion spécifiques sont ensuite attribuées aux SI connectés au référentiel pour faciliter l’entrée par flux automatisés.

La construction de tels outils de gestion se fait en deux temps, et demande peu de moyens humains :

• structuration du plan de classement sur des informations déjà existantes : analyses des activités dans le cadre de la loi, site internet, bases historiques, anciens systèmes d’information. Ce plan de classement est le squelette de tout référentiel d’archivage ;
• construction fonctionnelle de l’outil de référentiel numérique.

L’administration du référentiel peut être réalisée par une seule personne. Cet administrateur est en lien régulier avec l’ensemble des pilotes et des archivistes locaux. Moins d’un ETP suffit à maintenir une base alimentée par 150 personnes environ au niveau de la collecte.

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Marie Jenner
[Consultante AMOA Serda Conseil]