Anact : plateforme de veille collaborative et RSE en mode Saas

Afin de valoriser et d'optimiser la diffusion de sa veille collaborative, la mission veille et management de l'information de l'Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail est en phase de déploiement de la plateforme de RSE Jamespotpro. Projet mené, hors aspects techniques, indépendamment de la DSI.

« En phase de déploiement à titre expérimental depuis cinq semaines, nous sommes en train d'installer le RSE la Place – acronyme de plateforme collaborative et d'échange - dans les habitudes des collaborateurs », explique la responsable de la mission veille et management de l'information à l' Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact). Sur les 80 salariés - 330 collaborateurs au total en comptant les asssociations régionales -, c'est un panel de 60 personnes qui utilisent le RSE basé sur la solution Jamespotpro.

Centre de documentation il y a encore deux ans, le service dirigé par Maud Annic, a évolué vers des prérogatives d'ingénierie documentaire. Il lui fallait donc se doter des technologies adéquates, à commencer par un outil de veille performant. Le choix s'est porté sur KBCrawl en mode Saas, « car notre schéma directeur informatique nous demande de privilégier les offres locatives, meilleur marché », explique la responsable veille et management de l'information. Mais l'appel d'offres qu'elle a conçu se distingue par son originalité ou plutôt sa clairvoyance puisque Maud Annic y précise « que toute réponse qui stipulerait un mode innovant de collecte et de diffusion du produit de cette veille serait avantagée ».

indépendamment de la DSI

La société de conseil Solaci, en la personne d'Eric Debonne, propose alors l'association de KBCrawl et de la solution de réseau social d'entreprise Jamespotpro, elle aussi en mode Saas. Le coût moindre n'est pas la seule raison de ce choix, Maud Annic se déclarant « partisane du Saas, car il nous permet de gérer nos applications indépendamment d'une DSI tout en assouplissant nos relations avec elle ». Un simple bouton de publication permet de rapatrier les contenus de l'application documentaire ActDoc sur la Place et le module Social Ready d'intégrer ses notices aux groupes de veille. Des modules du RSE permettent également de publier des documents à valeur ajoutée servant aux équipes projet. La responsable souligne l'importance d'une recherche efficace au sein d'un tel outil : « Nous avons ajouté à l'indexation plein texte une indexation à base de tags par autocomplétion, préfigurant une gestion documentaire par les utilisateurs qui publient ».

La compétence des documentalistes reste indispensable avec le meilleur des RSE. On est bel et bien face à un projet autonome mené par les gestionnaires de l'information indépendamment du service informatique. « Pas tout à fait, nuance Maud Annic, l'implémentation de ce package s'est tout de même réalisée en collaboration avec la DSI et, si aujourd'hui il n'y a pas de lien évident entre notre gestion documentaire et le RSE, nous allons prochainement lancer un projet ECM. La question de l'intégration du futur système de gestion de contenu dans la Place est donc soulevée. Ce système doit nous permettre de gérer des documents qui présentent une forte contrainte réglementaire comme les appels d'offres dématérialisés par exemple ».

Voir le dossier complet : Le RSE catalyse la gestion de contenu d'Archimag n° 252

(1) Service disponible à partir d'Anact.fr, Actdoc est une base documentaire qui propose un accès gratuit à plus de 30 000 références d'ouvrages, rapports, actes de colloques, articles, audiovisuels, etc., concernant les conditions de travail.

à www.actdoc.anact.fr