Veille collective : les bons outils

Si les outils de veille sont nombreux et si la fiabilité, l’ergonomie et l’adaptabilité en sont les points clés, des enjeux spécifiques à la dimension collective de la veille doivent être étudiés avant tout choix de solution.

La capitalisation et le partage des connaissances permettent d’identifier les informations clés rapidement, de disposer d’une vision claire de l’environnement et donc d’une analyse poussée. « En matière de veille collaborative, il est nécessaire de structurer un processus de remontée terrain efficace et de créer une dynamique interne avec différents niveaux de contributeurs pour qualifier, annoter et analyser les informations », explique Ana Athayde, PDG de l’éditeur Spotter. Le collaboratif, et ce dans une logique d’optimisation et d’efficacité, ne peut se concevoir sans un minimum d’appui technique.

l’offre en ligne

Outre les outils adaptés à une veille classique (moteurs de recherche, flux RSS, réseaux sociaux ou extensions de navigateur), la mise à disposition d’applications collaboratives en ligne est appréciée des veilleurs. Il peut s’agir d’outils d’édition collective de type Google Drive, Slideshare ou Thinkfree, de partage de signets (Del.icio.us, Yoolink, Social-bookmark.me) ou encore de production de contenu (wikis). Ces solutions gratuites peuvent être efficaces, mais impliquent souvent l’emploi fastidieux de différents outils. De plus, soumis au « bon vouloir » de l’éditeur du service, les veilleurs peuvent subir, de façon brutale, ses changements éventuels de « politique » (passage au mode payant, suppression de fonctionnalités ou même du service). Une situation pouvant s’avérer problématique pour une organisation si celle-ci n’a pas régulièrement sauvegardé les flux suivis.

les RSE

Particulièrement intéressants dans le cadre de projets métier spécifiques, les RSE (réseaux sociaux d’entreprise) offrent des fonctions de partage de contenus (numériques et terrain), d’annotation et de commentaires non négligeables. « Les RSE se focalisant sur les besoins de chaque individu avant ceux de l'équipe, ils sont facilement adoptés par les veilleurs », explique Christophe Deschamps, consultant et formateur en veille stratégique et gestion de l’information. Leur interface unique d’accès à l’information web et terrain, la traçabilité ainsi que la coproduction de contenus apportent généralement gain de temps, réduction des marges d’erreur et performance.

plateformes collectives

Parallèlement, de nombreuses plateformes de veille intégrant du collaboratif offrent des fonctionnalités et des prix très variables. Certains outils sont spécialisés dans la surveillance des pages et sites web alors que d’autres aident le veilleur tout au long du processus de veille. Etudier l’offre des éditeurs, selon ces points clés, est indispensable (voir tableaux). Une forte capacité de collecte, une centralisation des flux ou la gestion simultanée de plusieurs projets sont des fonctionnalités importantes. Un outil trop spécialisé - centré, par exemple, sur l’e-réputation ou la remontée de brevets -, ou présentant des limites dans le partage de l’information entre les sites et selon les langues, est à éviter.

La solution choisie doit pouvoir répondre aux besoins de veille spécifiques des différents départements d’une organisation. Elle doit donc être transversale à l’ensemble de ses métiers et fonctions. « Aujourd’hui, la "veille 3.0" est une veille sur mesure pour chacun des collaborateurs », déclare Christophe Jenot, directeur général de Digimind.

Les veilleurs étant au cœur de la cellule de veille, celle-ci doit pouvoir s’adapter à leur langage métier, à leur besoin d’autonomie et disposer d’une ergonomie optimale. Proposer une information synthétique et pré-analysée, permettre aux veilleurs d’intégrer eux-mêmes leurs remontées terrain en qualifiant, annotant et analysant l’information tout en diffusant des alertes sont autant de fonctionnalités non négligeables en matière de veille collaborative.

La capacité de déploiement est également décisive lors du choix d’un outil de veille collaborative. « Chez Digimind, l’architecture en mode Saas et l’autonomie des utilisateurs permet de déployer facilement en termes de nouveaux axes de veille ou de nombre d’utilisateurs », poursuit Christophe Jenot. Si le mode Saas est avantageux pour l’intégration, il implique une vigilance dans le respect des normes de gestion de l’information de l’entreprise et des règles de confidentialité.

Tableau comparatif des principaux éditeurs de veille en fonction des 3 étapes d'un processus de veille collaborative :

- Tableau 1 (Alerti, AMI Software, Centredoc, Iscope, KBCrawl, Knowings)
- Tableau 2 (LexisNexis, Matheo Software, Cwam, SindUp, Spotter, Ixxo-Squido, Trendy Buzz)