En phase de mise en place d’un réseau de lectures publiques avec d’autres petites bibliothèques situées sur la CDC Val de Charente, autour de la commune de Ruffec, la médiathèque avait besoin d’un outil adapté pour gérer les catalogues partagés, mais surtout simple d’utilisation pour les bibliothécaires, les équipes professionnelles de la Canopée, et les usagers. Des critères que réunit la plateforme Syracuse.
Un portail documentaire interactif
Syracuse se veut surtout un outil collaboratif qui permet de communiquer avec d’autres utilisateurs sur un extranet dédié. Plus besoin de jongler entre portail, SIGB et bibliothèque numérique ! Ce portail documentaire interactif full web agrège tous les modules nécessaires à la gestion documentaire et à l’activité des bibliothèques, y compris les comptes lecteurs (prêts, retours, usagers, périodiques, acquisitions, consultation de catalogues, etc.).
Une ouverture sur l’activité culturelle
Nathalie Chanas-Nicot explique “la Canopée étant une médiathèque associée à un théâtre avec beaucoup d’activités culturelles, le portail permet aussi aux usagers d’accéder à toutes les informations concernant ces activités, qu’il soit sur notre médiathèque ou sur les bibliothèques satellite du réseau, mais aussi de réserver des places via un accès direct à la section “théâtre” du site web de la Canopée… Et ce, très facilement ! Nous avons eu de très bons retours depuis le déploiement de cette plateforme. Les usagers sont, en effet, très contents de pouvoir interagir avec la médiathèque". Par ailleurs, les nouvelles fonctionnalités incluses dans le portail permettent de géolocaliser les documents et les collections entre les différentes bibliothèques du réseau et d’en gérer le transit lorsqu’ils sont réservés par les usagers ou les bibliothécaires.
Une solution full-web avec des mises à jour automatisées
Syracuse fonctionne en mode Cloud, mais peut aussi être déployé sur site (sur votre serveur local) ou en mode hybride. Le plateforme a surtout été conçue pour éviter les aléas liés aux opérations de maintenance. Quel que soit le mode de déploiement adopté, le logiciel est mis à jour régulièrement (3 fois par an) et gratuitement, afin que votre structure puisse toujours avoir à sa disposition la dernière version de la solution. Selon Nathalie Chanas-Nicot, cet aspect a permis à la collectivité de s’affranchir de tous les aspects techniques : “Etant donné que nous disposons déjà d’une autre structure, nous n’avons pas eu recours au cloud Syracuse mais nous sommes heureux de bénéficier de ce service pour ne pas se soucier des problématiques informatiques et techniques relatives à la maintenance du logiciel”.
Un accompagnement de qualité pour une prise en main facilitée
Enfin, Nathalie Chanas-Nicot insiste sur la qualité de l’accompagnement et le temps dévoué par les équipes d'Archimed pour comprendre les enjeux de la mise en réseau de la médiathèque intercommunale avec les bibliothèques municipales. Une compréhension essentielle qui a contribué à la réussite de cette migration : “En complément des sessions de formation destinés aux bibliothécaires sur les modules de la plateforme, et nécessaires à leur autonomie, les équipes Archimed sont intervenues à toutes les étapes de la mise en place du portail, des premières prises de contact avec les commerciaux, à la phase de migration finale, en passant par le suivi et la résolution de tous les aspects informatiques techniques. Archimed a surtout su traduire nos besoins et prendre en compte la demande d'avancement progressif dans la mise en réseau. Tout a été mis en place pour donner la capacité à nos équipes de s’emparer de l’outil très rapidement”.
*de la Communauté de Communes Val de Charentes
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