Département de la Drôme, un projet réussi grâce à Syracuse !

Organisée autour de 5 grands sites, la médiathèque départementale de la Drôme compte 77 agents répondant aux besoins de 10 724 inscrits actifs. Équipé jusqu’alors du SIGB Aloès, proposé par Archimed, le réseau de médiathèques a décidé de migrer ses bases de données vers une solution unique du même éditeur : Syracuse. Retour sur un projet d’envergure couronné de succès.

Unique en France de par son organisation, le réseau des médiathèques départementales de la Drôme regroupe sous une direction commune, des pôles transversaux et 5 sites répartis sur l’ensemble du territoire.

Trois pôles assurent les fonctions transversales :

un pôle Observatoire de la lecture publique et Administration ;
un pôle « Médiation » qui gère la formation des bibliothèques, l’offre d’animation culturelle (Saison culturelle des Bibliothèques, prêt d’outils d’animation) et la communication ;
un pôle Informatique et numérique.

La médiathèque départementale Drôme centre, située à Valence, remplit les missions traditionnelles d’une bibliothèque départementale classique. Elle gère et anime un réseau de 35 bibliothèques partenaires.

Les 4 autres médiathèques assument les missions de bibliothèque départementale dans le territoire dans lequel elles sont implantées mais sont aussi « ouvertes au public » (25 heures par semaine) et offrent tous les services d’une médiathèque municipale.

La médiathèque départementale Drôme des collines, à Saint-Vallier (qui gère et anime 32 bibliothèques partenaires et 2130 emprunteurs actifs).
La médiathèque départementale Diois-Vercors, à Die (6 bibliothèques et 2481 actifs)
La médiathèque départementale Drôme provençale, à Nyons (20 bibliothèques et 1917 actifs) ;
La médiathèque Vallée de la Drôme, à Crest (17 bibliothèques et 4196 actifs).

Cette décentralisation traduit la volonté du département de la Drôme d’offrir un service de proximité à tous les publics avec le soutien des territoires dans lesquels ces médiathèques sont implantées.

Ainsi chaque bibliothèque partenaire est proche de sa médiathèque départementale, ce qui limite les trajets de livraison et favorise les échanges. Par ailleurs, comme les caractéristiques du département de la Drôme favorisaient seulement l’implantation de quelques médiathèques de type communautaires ou municipales, le choix d’ouvrir très largement ces médiathèques au public permet aux Drômois de disposer de médiathèques sur l’ensemble du territoire offrant un choix important de documents en accès direct et une offre de services étoffée (programmes d’actions culturelles, postes à destination du publics…etc)

Ces médiathèques étant éloignées géographiquement les unes des autres, il n’est pas pertinent de faire circuler les documents, et la Drôme a construit son réseau en assumant cette organisation.

De ce fait, historiquement, chaque médiathèque disposait d’une base de données qui lui était propre. Afin de pourvoir réutiliser des données ou du travail déjà fourni par d’autres professionnels, des solutions et des synchronisations avaient été mises en place mais cela restait complexe à gérer et à maintenir. Au-delà de l’attente d’un logiciel plus moderne et ergonomique, la médiathèque départementale attendait une solution capable de gérer cette complexité fonctionelle adaptée à son contexte et à son département.

D’Aloès à Syracuse, le choix de la modernité

Avec le lancement de Syracuse, successeur d’Aloès, Archimed a souhaité optimiser sa façon de gérer les bibliothèques et moderniser son approche de la gestion d’un réseau de bibliothèques pour permettre des modes de fonctionnements en réseau innovants, différents et variés.

La spécificité du réseau des médiathèques départementales de la Drôme en est un bon exemple puisque chaque établissement peut utiliser Syracuse dans un contexte restreint : Il est possible de naviguer, de rechercher, de voir, de rebondir seulement sur des notices, des exemplaires, des autorités de « son » établissement » mais il est aussi possible de s’extraire de son contexte pour voir toutes les ressources de tout le réseau et les exploiter. Ce mode de fonctionnement peut s’avérer utile et performant dans certains types de réseau.

Dès 2016, Archimed a pris en compte l’organisation de la médiathèque départementale de la Drôme et son fonctionnement pour pouvoir proposer une solution capable de gérer ce type de réseau. Un aspect décisif auquel Syracuse a parfaitement répondu.

“Aujourd’hui, nous disposons toujours de 6 portails, et chacun d’entre eux présente seulement les documents accessibles sur chaque site, pour chaque territoire. Les médiathèques gèrent leurs catalogues et leurs acquisitions comme elles le souhaitent”, indique Jacques Rieu, responsable du Pôle Informatique et numérique. “Les professionnels fonctionnent en vase clos : ils restent dans leur environnement mais ont accès à toutes les ressources réseau en 2 clics et peuvent capitaliser sur le travail des autres.”

Une migration préparée bien en amont

En 2023, les 5 bases de données Aloès ont finalement été fusionnées sous Syracuse, emportant dans leur sillage les 6 portails documentaires dont disposaient les médiathèques départementales. La commande était de mettre en place une gestion de projet qui permettrait aux médiathèques de « fermer au public » le moins de temps possible et de maintenir le plus longtemps possible une solution complète opérationnelle (SIGB, portail, automate RFID, postes publics).

Chaque médiathèque a fermé seulement 3 jours au public ! L’ancien système est resté opérationnel jusqu’à son dernier jour, puis Aloès a cédé sa place à Syracuse. Un défi relevé avec brio par Archimed et la médiathèque départementale de la Drôme, qui se sont assurés que les scenari de recherche du nouveau portail restent cohérents et que les postes publics soient compatibles avec Syracuse.

Pour ce faire, dès les premières phases du projet, la médiathèque a pu compter sur l’implication des experts Archimed, (et Nedap pour la RFID) venus évaluer la faisabilité de cette migration avant de procéder aux ajustements nécessaires à sa réussite. L’éditeur a également tenu un rôle-clé dans la fusion des catalogues, salué pour sa capacité d’écoute ayant permis d’aboutir à un résultat à la hauteur des demandes. Archimed a également répondu aux attentes de la médiathèque en adaptant ses plans de formation au cahier des charges très précis de cette dernière, garantissant ainsi l’adhésion des agents.

Les prestations fournies par Archimed combinées à une forte implication du pôle informatique et numérique ont permis de réussir cette migration et de fournir un bon accompagnement aux agents des médiathèques Aujourd’hui encore, les utilisateurs peuvent compter sur l’appui de Sylvie Merle, formatrice Syracuse au sein du réseau des médiathèques, pour les accompagner au quotidien.

Des ressources, des fonctionnalités et des avantages

Avec pas moins de 758 121 prêts recensés en 2022, le réseau dispose aujourd’hui d’une offre de ressources particulièrement étoffée. Le numérique, en particulier, occupe une place majeure dans l’activité des établissements du réseau, avec 105 385 accès recensés. Aux 6 664 prêts de livres numériques, s’ajoutent les accès, téléchargements de ressources de presse, de cinéma, de musique aux enfants. Au-delà de réunir ces différents contenus, Syracuse dispose également d’un grand nombre de fonctionnalités particulièrement utiles aux agents : recherche locale ou recherche réseau, gestion des réservations, agendas, gestion des outils d’animation, etc. Mais offre aussi pour les personnels salariés ou bénévoles des bibliothèques partenaires un véritable extranet. Cet outil leur permet de se positionner encore plus comme partenaires et de faire réseau avec tous les participants. En même temps ils gagnent en autonomie.

“Les agents des médiathèques apprécient la nouvelle ergonomie de Syracuse, l’interface, le fait de personnaliser des tableaux de bord, et la fluidité par rapport à Aloès”, fait savoir Jacques Rieu. “Avant, nous avions une administration où nous devions faire 5 fois la même chose. À présent, nous fonctionnons avec une administration centralisée, ce qui offre un gain de productivité évident”, ajoute-t-il.

Une histoire bien partie pour durer

Fort de ce “projet réussi”, comme l’estime Jacques Rieu, la médiathèque départementale de la Drôme compte bien exploiter encore davantage les briques fonctionnelles de Syracuse. Le module de formation, notamment, pourrait prochainement être utilisé pour mieux accompagner les bibliothèques partenaires, de même que le module de veille documentaire. Des améliorations sont encore attendues pour le cloisonnement des aires de recherches, leurs simplifications et l’affichage des résultats notamment sur le portail. Reste que cet important chantier a eu un impact très positif sur les agents et le public.

“Les projets de cette envergure ne peuvent fonctionner et aboutir que si les relations entre le fournisseur et le commanditaire sont de bonnes qualités. Il faut que s’installe une relation exigeante, faite de respect mutuel, de transparence et de responsabilité qui permet d’affronter et de dépasser les difficultés lorsqu’elles se présentent. Ces relations de confiance aident beaucoup dans les projets, et nous avons eu la chance de trouver ce climat avec Archimed”, conclut Jacques Rieu.